De vaststellingsovereenkomst (VSO)

Ontslag | Wat komt er bij kijken en wat kost het je?

Wanneer je besluit om met een medewerker niet verder te gaan, zijn er voor een correcte beëindiging en afronding van de samenwerking een aantal zaken van belang waar je rekening mee moet houden. Natuurlijk kun je ervoor kiezen om direct advies in te winnen bij een externe partij of zelfs helemaal uit te besteden aan een jurist zodat je er weinig tot geen omkijken meer naar hebt. Wil je deze kosten voorkomen of meer weten over ontslag dan raden wij je aan om de helpfile aandachtig door te nemen. Het kan je zomaar veel geld besparen. Vul daarom de gegevens bij de ontslag uiterst zorgvuldig in.

Je mag een medewerker alleen ontslaan als je daar een goede reden voor hebt en je moet je daarbij aan het ontslagrecht houden. 
Op de website van de Rijksoverheid kun je hier meer informatie over terugvinden. 

Wat is ontslag?
Zodra de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd is er sprake van ontslag. De proeftijd maakt hier ook onderdeel van uit. Voordat je tot ontslag overgaat moet je goed weten wanneer wat van toepassing is, welke afspraken daar bij horen en wat nog meer van belang is.
Aan de hand van de onderstaande 6 punten gaan we je alles vertellen en uitleggen:
  1. Wat is het verschil tussen een transitievergoeding, een beëindigingsvergoeding en een vaststellingsovereenkomst? 
  2. Wat wordt er in een vaststellingsovereenkomst afgesproken? 
  3. Hoeveel tijd heeft een medewerker om te reageren op de aangeboden vaststellingsovereenkomst?
  4. Hoe wordt de hoogte van de beëindigingsvergoeding in vaststellingsovereenkomst berekend?
  5. Waar moet je letten?
  6. Heb ik als werkgever nog extra kosten behalve de kosten van de vaststellingsovereenkomst?
1. Wat is het verschil tussen een transitievergoeding een beëindigingsvergoeding en een vaststellingsovereenkomst?
Een transitievergoeding is een wettelijke vergoeding waar medewerkers in bepaalde situaties recht op hebben en die conform een wettelijk vastgestelde berekening wordt bepaald. Zie ook onze helpfile

Een beëindigingsvergoeding is een vergoeding die je met een medewerker afspreekt als je met deze medewerker afspreekt dat zijn of haar dienstverband (eerder) eindigt. Dit leg je dan vast in een vaststellingsovereenkomst (VSO). 

Een vaststellingsovereenkomst (VSO) is dus een overeenkomst tussen werknemer en werkgever waarin men afspraken maakt over het eindigen van een arbeidsovereenkomst.

Wanneer moet je wat betalen?
Als je een tijdelijk contract niet verlengt, je een medewerker ontslaat in de proeftijd, je een medewerker verplicht minder te gaan werken en deze gaat akkoord, of deze gaat na twee jaar ziek uit dienst, dan heeft de medewerker recht op een transitievergoeding en hoef je verder geen actie te ondernemen behalve dan de transitievergoeding uit te betalen.

Als een medewerker zelf opzegt, als een medewerker een contractverlening met gelijke voorwaarden als in eerdere contract niet accepteert, met pensioen gaat of wil zelf minder werken, dan hoef je niets betalen.
 
Dan houden we nog een situatie over:
Als je afscheid wilt nemen van een medewerker met een vast contract of een tijdelijk contract eerder wilt opzeggen, dan heb je 3 mogelijkheden:
  1. Een gang naar het UWV als er sprake is van bedrijfseconomische redenen of als de medewerker langer dan 2 jaar ziek is. 
    Bij bedrijfseconomische redenen gaat het om:
    - Er is werkvermindering;
    - Er zijn organisatorische en/of technologische veranderingen, zoals automatisering of een (gedeeltelijke) bedrijfsbeëindiging;
    - een bedrijfsverhuizing;
    - het vervallen van een loonkostensubsidie.
    Hierbij moet je heel goed (schriftelijk) kunnen onderbouwen naar het UWV dat je alles er aan hebt gedaan deze mensen te herplaatsen. Het UWV bepaald dan eventueel een vergoeding. 
  2. Een gang naar de kantonrechter als sprake is van aan-de-medewerker-gerelateerde redenen, bijvoorbeeld onvoldoende functioneren of verwijtbaar handelen door de werknemer, of een verstoorde arbeidsverhouding. Hierbij moet je weer (schriftelijk) kunnen onderbouwen dat je er als werkgever alles aan gedaan hebt om deze redenen weg te nemen. De kantonrechter bepaald dan vergoeding.
  3. Een vaststellingsovereenkomst maken (er onderling uitkomen).
Bij punt 1 en 2 zijn de uitkomsten en kosten onzeker. Het UWV of de kantonrechter kan vinden dat je de reden niet goed genoeg kan onderbouwen en het verzoek afwijzen. Daarnaast heb je geen invloed op de hoogte van de beëindigingsvergoeding en de juridische kosten.

Let op! Deze helpfile gaat verder in op punt 3: een vaststellingsovereenkomst. 
Een vaststellingsovereenkomst (VSO) wordt dus afgesproken wanneer de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd met wederzijds goedvinden. Een onderdeel van de VSO kan een beëindigingsvergoeding zijn. 

2. Wat wordt er in een vaststellingsovereenkomst afgesproken?
In een VSO wordt afgesproken onder welke voorwaarden werkgever en werknemer met wederzijds goedvinden uit elkaar gaan. Samen met de werknemer worden alle afspraken over de beëindiging schriftelijk vastgelegd. De VSO is het bewijs van alle afspraken die gezamenlijk zijn gemaakt.

In de VSO worden afspraken gemaakt over:
  1. De reden van beëindiging. Het is vaak van belang voor de medewerker dat hij/zij een WW-uitkering kan aanvragen. Daarom moeten de volgende punten in de VSO naar voren komen:
    1. De werkgever heeft het initiatief tot het einde van het dienstverband genomen;
    2. De medewerker treft geen verwijt en heeft zich in eerste instantie tegen de beëindiging verzet;
    3. Er zijn geen dringende redenen voor de beëindiging van het dienstverband;
    4. De reden zelf. Meestal gaat het om “een verschil van inzicht hoe de functie te vervullen” of om economische of organisatorische gronden. Van belang is ook aan te geven dat er geen andere passende functie beschikbaar is.
  2. De officiële uitdienstdatum (einddatum) van de arbeidsovereenkomst. De officiële uitdienstdatum en laatste werkdag hoeven niet overeen te komen. Het kan zijn dat je als werkgever wilt dat de werknemer eerder stopt met werken. In dat geval volgt er een vrijstelling van werkzaamheden. De officiële uitdienstdatum en laatste werkdag kunnen daarom verschillen.
  3. De hoogte van de beëindigingsvergoeding. Deze staat niet van tevoren vast en is een onderdeel waar onderhandeld over wordt. 
  4. Afronding van huidige werkzaamheden. Wordt de medewerker vrijgesteld van werk vanaf een bepaalde datum, wat is de laatste dag dat de medewerker aanwezig is, en wat gebeurt er met het verlofsaldo?
  5. Hoe de overdracht van de werkzaamheden plaatsvindt, indien nodig.
  6. Geheimhouding van vertrouwelijke informatie en eventuele sancties die hierop staan. Vaak staan in de arbeidsovereenkomst een concurrentiebeding en/of een relatiebeding. Je kunt eventueel aangeven dat deze niet meer geldig zijn of gedeeltelijk niet meer geldig zijn.
  7. Getuigenis en referentie. Als de medewerker daarom verzoekt, moet de werkgever een getuigschrift afgeven. Eventueel kan de werkgever aangeven aan potentiële nieuwe werkgevers referenties af te zullen geven. 
  8. Finale kwijting. Daarbij spreken werknemer en werkgever af dat zij niets meer van elkaar kunnen claimen buiten hetgeen in de vaststellingsovereenkomst staat.
  9. De toevoeging dat de medewerker nog twee weken de tijd heeft om op de VSO terug te komen. Is dit niet opgenomen, dan heeft de medewerker drie weken de tijd om terug te komen op de VSO. Als de medewerker dit doet, dan is de arbeidsovereenkomst niet geëindigd.
In de VSO moet bij bepaling van de einddatum van de arbeidsovereenkomst de opzegtermijn in acht worden genomen.
De wettelijke opzegtermijn is als volgt:
  1. Arbeidsduur 0-5 jaar: wettelijk opzegtermijn = 1 maand;
  2. Arbeidsduur 5-10 jaar: wettelijk opzegtermijn = 2 maanden;
  3. Arbeidsduur 10-15 jaar: wettelijk opzegtermijn = 3 maanden;
  4. Arbeidsduur 15 jaar en langer: wettelijk opzegtermijn = 4 maanden.
Het kan zijn dat in de arbeidsovereenkomst een andere opzegtermijn is opgenomen. Check dit.
Voorbeeld: als bij een medewerker met 15 jaar dienst ervaring een opzegtermijn van 1 maand wordt gehanteerd, dan krijgt de medewerker de eerste 3 maanden geen uitkering. Daarom is de opzegtermijn van belang.

3. Hoeveel tijd heeft een medewerker om te reageren op de aangeboden vaststellingsovereenkomst?
Er is geen maximumtermijn voor de medewerker om te reageren. Echter (tenzij de nood hoog is), wordt er een reactietijd van een of twee weken afgesproken. Als de onderhandelingen bezig zijn, is de reactietijd vaak enkele dagen. Nadat de vaststellingsovereenkomst ondertekend is, heeft de medewerker nog twee (en indien de termijn niet is opgenomen in de VSO drie) weken om hierop terug te komen.
Spreek onderling een reactiedatum af. Spreek deze datum af om te voorkomen dat de onderhandelingen te lang duren en de einddata kan verschuiven, waardoor de medewerker (maanden) langer in dienst is. Een eventuele bonus om snel tot een akkoord te komen kan hierbij helpen. Bied dit alleen aan als je zeker weet dat de medewerker waarschijnlijk veel bedenktijd zal vragen.

4. Hoe wordt de hoogte van de beëindigingsvergoeding binnen de vaststellingsovereenkomst berekend?
Hier is geen eenduidig antwoord op te geven.
De beëindigingsvergoeding is afhankelijk van: 
  1. de daadwerkelijke reden van ontslag; 
  2. de financiële situatie van de werkgever;
  3. de situatie van de medewerker;
    denk aan: de leeftijd, aantal jaren in dienst, of deze de enige kostwinner is en of de medewerker weer makkelijk aan de slag komt?
  4. het bedrag wat voor beide partijen acceptabel is, waarbij je als werkgever de extra kosten voor loondoorbetaling en de onzekerheid van andere ontslagroutes zeker moet meenemen.
Het bedrag kan niets zijn (€ 0), het kan gelijk zijn aan de transitievergoeding of een heel ander bedrag (zie sheet in bijlage van deze file). Ben je al op de hoogte van onze Humanwave Onslagtool? Hier kun je zelf de ontslagvergoeding berekenen om zo alvast een indicatie te krijgen van deze hoogte: Bereken de ontslagvergoeding
Het gaat erom dat je voor beide partijen tot een aanvaardbare vergoeding komt. Het kan zijn dat bij twee vergelijkbare medewerkers je op totaal verschillende uitkomsten komt.

Waarover te onderhandelen en wat zijn de kosten:
  1. Als de medewerker zelf opzegt, maar eventueel wel een WW-uitkering wil aanvragen, dan is de beëindigingsvergoeding binnen VSO nul (€ 0).
  2. Als je als werkgever afscheid neemt, dan moet je minimaal uitgaan van een bedrag gelijk aan de transitievergoeding. Dit is het minimum wat de werknemer zal aanhouden. De financiële situatie van de organisatie moet dit wel toestaan.
  3. Maar er is ook zeker een kans dat de medewerker meer wil ontvangen dan de transitievergoeding. Dan is het een kwestie van onderhandelen.
    Bij beëindiging op basis van bedrijfseconomische redenen is het vaak aan een werknemer wel goed uit te leggen waarom een bedrag gelijk aan de transitievergoeding redelijk is. Als je als werkgever niet een goed (genoeg) dossier hebt om een ontbinding bij de kantonrechter / UWV te krijgen, dan zal je waarschijnlijk meer moeten betalen om wel zeker te zijn dat het dienstverband met deze medewerker eindigt. 
De vroegere kantonrechtersformule is niet meer van toepassing sinds 2015 (door de intreding van de wettelijke transitievergoeding) en wordt ook eigenlijk niet meer gebruikt bij het onderhandelen over de beëindigingsvergoeding. In 99% van de gevallen bij langdurige arbeidscontracten ben je goedkoper uit.

Hoe zitten de onderhandelingen in elkaar voor de hoogte van de beëindigingsvergoeding, waarmee kun je spelen?
Het beste kun je de eerst de transitievergoeding bepalen. Dan heb je een uitgangs-/vertrekpunt. Hier kun je nog een extra post in opnemen ter vergoeding en dit aanbieden. Het makkelijkste geval is als de medewerker direct akkoord gaat met je aanbod. Je stelt de VSO op, laat hem controleren door een arbeidsjurist en ondertekent deze. Wij kunnen je ondersteunen met een goede arbeidsjurist.

Als de de medewerker niet akkoord gaat wordt het onderhandelen. Het kan zijn dat het om een klein verschil in vergoeding gaat, dan komt het snel rond. Het kan zijn dat de medewerker zijn/haar rechtsbijstand of de vakbond inschakelt, wacht dan het tegenbod af.

Ligt het tegenbod dicht tegen jouw bod? Tel dan je knopen en eventuele extra kosten en ga hierop in.
Liggen de bedragen verder uit elkaar en zijn jullie het hierover oneens, dan zijn er naast de vergoeding extra punten waarover je kunt onderhandelen om op deze manier de medewerker tegemoet te komen:
  1. Verlenging van opzegtermijn, dus een extra maand salaris;
  2. Een (omscholings-) cursus aanbieden;
  3. Een eventuele storting in een pensioen;
  4. Eventuele vergoeding van de juridische kosten (met een maximum).
De medewerker zal een hogere vergoeding eisen als de kans om weer aan het werk te komen kleiner is of als de medewerker door het ontslag in financiële problemen komt. De medewerker moet dit tegenbod wel onderbouwen.
Wees je er van bewust dat als jouw financiële nood hoog is dat onredelijk rekken voor de medewerker geen zin heeft. De medewerker loopt dan de kans helemaal niets te krijgen.
Ook moet je er vanuit gaan dat je bij het opstellen van de vaststellingsovereenkomst dat je dit traject aan gaat om er gezamenlijk uit te komen. 
Wel is het verstandig om als het daadwerkelijk onderhandelen wordt zelf een arbeidsjurist in te schakelen, zij hebben meer ervaring.

Om toch wat vergelijkingen met het verleden te maken is er een voorbeeld van bedragen opgenomen waarbij de oude kantonrechterformule tegen de transitievergoeding wordt afgezet.
Je ziet dat zeker bij oudere werknemers het verschil groot is. 
Leeftijd
Maanden in dienst
Salaris per maand
Transitievergoeding
Kantonrechterformule (factor 1)
57 
150 = 12,5 jaar 
4.775,00
21.487,50
97.983,00
57 
510 = 42,5 jaar 
4.775,00
73.057,5
201.123,00
37 
150 = 12,5 jaar 
4.775,00
21.487,50
36.099,00
30 
30 = 2,5 jaar 
3.000,00
2.700,00
3.240,00

5. Waar moet je letten?
  1. Als je er niet onderling uitkomt wat betreft de beëindiging van het dienstverband, dan zal je, afhankelijk van de reden voor beëindiging, naar het UWV of de kantonrechter moeten om een einde van het dienstverband voor elkaar te krijgen. Je zult dan een dossier van de medewerker moeten hebben.
  2. Als de medewerker zwanger of ziek is, mag je deze niet ontslaan.
  3. Laat een vaststellingsovereenkomst nakijken door een arbeidsjurist en stel deze grondig op.
  4. Is de medewerker in dienst gekomen uit een overgenomen en eventueel eerder overgenomen bedrijf, dan moeten deze dienstjaren ook worden meegenomen.
6. Heb ik als werkgever nog extra kosten behalve de kosten van de vaststellingsovereenkomst?
Je moet over de vaststellingsovereenkomst nog ZFW premie betalen. Dit is 6,7% met een maximum van 319,54 euro per betaling (getallen 2020).
De werknemer moet via de groene tabel verloond worden en betaald tussen de 37,35 en 49,5% belasting over de vergoeding.










    • Related Articles

    • Hoe hoog is de transitievergoeding?

      In deze helpfile zullen er een aantal zaken rondom de transitievergoeding worden besproken.  Waar heeft de medewerker recht op? Wanneer moet een transitievergoeding worden betaald? Wanneer hoeft geen transitievergoeding worden betaald? Wat is het ...
    • Ontslag | Wanneer mag je een medewerker ontslaan?

      Weet jij wanneer je een medewerker mag ontslaan? Als werkgever dien je je te houden aan het ontslagrecht.  Er moet een redelijke grond zijn voor het ontslag. Wanneer er reden is tot ontslag, zijn er vier verschillende routes die je kunt belopen. In ...
    • Offboarden | Ontslag met wederzijds goedvinden

      Deze helpfile is gebaseerd op ontslag met wederzijds goedvinden. Dat wil zeggen ontslag waarbij een tijdelijk contract wordt eerder ontboden, of een vast contract wordt ontboden, en de werkgever en werknemer samen in onderhandelingen gaan over de ...
    • Offboarden | Medewerker neemt ontslag

      Aankondiging De medewerker komt met het nieuws dat hij of zij iets anders heeft gevonden, en stopt bij jullie organisatie. Het offboarden wordt ingang gezet. Er wordt een exitgesprek ingepland, om alles goed te laten afronden, en wanneer het tijd is, ...
    • Wat is te vinden in het profiel van de medewerker?

      In het profiel van de medewerker wordt weergegeven wat de medewerker doet, wie de persoon is en welke aanpassingen en aanvragen er de afgelopen tijd voor de medewerker gedaan zijn. Het profiel is in vier tabbladen onderverdeeld, die elk zijn eigen ...