Waar kan ik declaraties goedkeuren? - Humanwave

Waar kan ik declaraties goedkeuren?

Grip op wat er gedeclareerd wordt is belangrijk. In Humanwave kunnen de medewerkers altijd en overal een declaratie insturen. Maar hoe handel je deze nu correct af? Ook met de alleen HR module kun je de declaraties via Humanwave uitbetalen. De volgende onderdelen zullen in deze helpfile besproken worden:
  1. Declaratie goedkeuren 
  2. Declaraties bewerken (heralloceren) en direct goedkeuren
Declaraties goedkeuren | Nog te doen
Wanneer een medewerker een declaratie instuurt, wordt er een notificatie gestuurd naar de toegewezen gebruiker die de declaratie moet goedkeuren. Alle openstaande declaraties worden verzameld onder "Nog te doen". 
Ga via Start naar 'Nog te doen'. Klik hier door naar 'Declaraties'. 

Je kunt hier vervolgens de declaraties aanvinken en vervolgens goedkeuren (via de knop "geselecteerde items goedkeuren") of afkeuren (via de knop "geselecteerde items afkeuren"). 












De volgende filters kun je inzetten om de lijst overzichtelijker te maken. 
  1. Selecteer een medewerker: Hier selecteer je van welke medewerker je de declaraties wilt zien. Dit kan je selecteren als je een bepaalde declaratie van een medewerker zoekt of wanneer je per medewerker de declaraties af wilt handelen.
  2. Toon alle types: Hier kan je selecteren welk type declaratie je wilt zien. Dit is handig wanneer je de declaraties per type af wilt handelen.
  3. Toon alles: Wanneer je alles toont, worden alle declaraties van alle medewerkers zichtbaar. Wanneer je deze uitvinkt, kan je de maand-filter gebruiken om de lijst met declaraties te filteren.
  4. 'Maand jaartal': Hier kan je de maand selecteren waarin de declaraties zijn ingediend. Zo kan je per maand het aantal declaraties zien.
Nadat de declaraties zijn goedgekeurd worden deze klaar gezet om uit te betalen, onder "Salaris" in het linkermenu.
Je kunt de declaraties ook goedkeuren via het linkermenu en het tabblad "Declaraties". 

Declaraties bewerken en direct goedkeuren
Wanneer de medewerker een onjuiste declaratie heeft ingediend, bijvoorbeeld op het verkeerde type, of met het verkeerde totaal omdat er twee cijfers zijn omgedraaid, kun je deze bewerken voordat je deze goedkeurt. Ook kun je de declaratie heralloceren voor de goedkeuring. 

Stap 1
Ga naar de openstaande declaraties. 
  1. Dit kan zowel onder "Nog te doen" > 'Declaraties'
  2. Of door direct naar "Declaraties" in het linkermenu te gaan. 
Stap 2
Klik op het vinkje achter de declaratie die je wilt bewerken. 

Stap 3
In het scherm welke opent, kun je vervolgens de declaratie bewerken. Je kunt het volgende aanpassen: 
  1. Het type declaratie, de medewerker heeft 'kilometers' gedeclareerd maar dit had 'openbaar vervoer' moeten zijn;
  2. De datum van indienen;
  3. Het totaal bedrag, de medewerker heeft 39,50 euro gedeclareerd, maar op de bon staat 38,50 euro;
  4. Het grootboek, standaard word dit type op grootboek XXXX geboekt, enkel wil je deze declaratie op grootboek XXXY (Zorg ervoor dat deze grootboeken zijn aangemaakt onder Instellingen > Grootboeken). 
Nadat de declaratie helemaal goedstaat, kun je deze of direct goedkeuren of bewaren en op een later moment goedkeuren.

Lees verder over declaraties:
  1. Hoe kan ik declaraties heralloceren?
  2. Hoe kan ik het bonnen overzicht van declaraties downloaden?
  3. Hoe betaal ik declaraties uit (zonder salaris-module)
  4. Hoe betaal ik declaraties uit (met salaris-module)

    • Related Articles

    • Hoe betaal ik een declaratie uit (met salaris module)?

      Nadat declaraties zijn goedgekeurd door de daarvoor aangewezen persoon kunnen deze worden uitbetaald. De goedgekeurde declaraties worden dan getoond in het menu 'Salaris' onder 'Nog te doen'. Stap 1 Ga via Start naar 'Salaris'. Het scherm opent op de ...

    • Hoe betaal ik declaraties uit (zonder salaris module)?

      Nadat declaraties zijn goedgekeurd zijn door de daarvoor verantwoordelijke medewerker kunnen deze worden uitbetaald. De goedgekeurde declaraties worden dan getoond onder de kop 'Afhandelen' in het menu 'Declaraties'. Stap 1 Ga via Start naar je ...

    • Hoe kan ik meerdere verzoeken in één keer goed- of afkeuren?

      Medewerkers voeren dagelijks verschillende verzoeken in. Wanneer je organisatie groter is zal je op een dag meer verzoeken te verwerken krijgen en kost dit je meer tijd. Om het afhandelen van de verzoeken vlot te laten verlopen, kan je meerdere ...

    • Hoe kan ik instellen wie in de organisatie wat kan goedkeuren?

      Voor het optimaal inzetten van je organisatie is een juiste goedkeuringsflow belangrijk. Wie is er verantwoordelijk voor het goedkeuren van welke aanvragen?  Er zijn drie mogelijke instellingen voor de goedkeuringsflow voor verlofaanvragen of het ...

    • Hoe kan ik verlof goed- of afkeuren?

      Afhankelijk van de instellingen kun je verlof goed- en afkeuren. Als HR-verantwoordelijke met de rol van Supervisor of HR manager kun je altijd verlof goedkeuren wanneer de manager dit bijvoorbeeld nog niet heeft gedaan. De manager van de medewerker ...