Waar moet ik opletten als een oud-medewerker weer terug in dienst komt? - Humanwave

Waar moet ik op letten als een oud-medewerker weer terug in dienst komt?

Het heractiveren van een oud medewerkerprofiel is alleen praktisch wanneer de onderbreking tussen twee contracten heel kort is.

Denk hierbij aan situaties waarin:
  1. De medewerker slechts enkele dagen of weken (minder dan 4 weken) uit dienst is geweest;
  2. Het vorige contract net is afgelopen en bijna direct wordt opgevolgd;
  3. De arbeidsvoorwaarden vrijwel ongewijzigd blijven.

In deze gevallen:
  1. Blijven de meeste gegevens gelijk;
  2. Is de kans op fouten in de loonadministratie klein;
  3. Sluit het nieuwe contract duidelijk aan op het vorige.

Wanneer is een nieuw profiel beter?
Is de onderbreking langer, dan is heractiveren meestal niet verstandig.

Bij een langere onderbreking is er vaak sprake van:
  1. Nieuwe contractafspraken;
  2. Andere uren, functie of beloning;
  3. Aangepaste belasting- of pensioeninstellingen.

De wet ziet een langere onderbreking meestal als een nieuw dienstverband, ook als je technisch hetzelfde profiel gebruikt (ketenregeling, art. 7:668a Burgerlijk Wetboek).

Ons advies
Gebruik heractiveren alleen bij een zeer korte onderbreking (enkele dagen tot max. 4 weken is ons advies).
In alle andere gevallen is een nieuw medewerkerprofiel overzichtelijker en veiliger voor je HR- en salarisadministratie.

Is er sprake van een korte onderbreking dan kun je onderstaande stappen volgen.
Is dit niet het geval maak een nieuwe medewerker aan met behulp van deze helpfile.

Stap 1
Ga naar het profiel van de medewerker die weer in dienst komt. 

Omdat dit profiel bij het beëindigen of het aflopen van het contract inactief is geworden, is deze niet zichtbaar tussen de actieve medewerkers. 
Zet daarom het filter linksboven op 'Alle'.



In de lijst die nu getoond wordt, zal de oud-medewerker terug te vinden zijn. 

Stap 2
Ga naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker en druk rechtsboven op de button 'Contract toevoegen'. 
Kies voor 'een nieuw contract voor deze werknemer'.
Vink in het volgende scherm 'Opvolger huidig contract' uit; er is immers een tussenperiode geweest.
Pas het Nummer inkomstenverhouding aan naar 2.


Doorloop de rest van de schermen en vul de informatie in waar nodig. 
Nadat je dit hebt bewaard, wordt het nieuwe contract aangemaakt. 

Stap 3
Onder de instellingen belasting moet het jaarloon voor het bijzonder tarief en de pensioenen nog worden bepaald.
Deze worden niet automatisch geladen. 

Het jaarloon bereken je door het bruto maandsalaris te vermenigvuldigen met 12,96.
Dit is het jaarloon inclusief het vakantiegeld.
Wanneer er andere reserveringen, zoals gratificatie of eindejaarsuitkering ook in jullie organisatie van toepassing zijn, tel je deze op bij het jaarloon. 

Aan de hand van het ingegeven jaarloon onder instellingen belasting, zal het bijzonder tarief automatisch worden geladen.

Stap 4
Wanneer de medewerker van vaste uren naar oproepkracht gaat, of van oproepkracht naar vaste uren, dan dien je dit ook aan te passen in het tabblad 'Arbeidsrelatie'.
In deze helpfile vind je waar je dit kunt wijzigen. 
Je kunt hier de 'instellingen belasting voor de oproepkracht aanpassen met het potloodje.
Dit gebeurt dan over de gehele periode.



Let op: Als er wijzigingen moeten plaatsvinden zoals bijvoorbeeld het uitzetten van de loonheffing vanaf een bepaalde datum.
Sluit dan de periode eerst af.
Maak daarna een nieuwe periode aan met het plusteken.

Overige zaken:
Wanneer de medewerker een vaste planning krijgt, zal deze opnieuw aangemaakt moeten worden onder het kopje 'Planning' in de arbeidsrelatie.

Daarnaast zal de medewerker opnieuw uitgenodigd moeten worden voor toegang.
Omdat het profiel op inactief heeft gestaan (na het einde van het vorige contract), kan de medewerker niets inzien.
Via het tandwiel onder zijn profielfoto, kun je de inloggegevens intrekken.
Daarna verschijnt de button om deze medewerker opnieuw uit te nodigen voor toegang. 

Wanneer de medewerker weer toegang heeft tot zijn profiel kan hij of zij ook zaken inzien van zijn eerdere arbeidsperiode.
Het hele dossier is dus weer geopend. 

Meer over arbeidsovereenkomsten lees je op onze website.