Verlof

1. Kunnen medewerkers al een verlofaanvraag indienen voor 2025? 

Ja, dit kan zeker. Medewerkers kunnen hun verlofaanvragen indienen voor 2025. Deze zullen dan zichtbaar worden in de planning, maar worden nog niet berekend in het beschikbare verlof voor dat jaar.

Dit gebeurt namelijk wanneer het verlofjaar geopend wordt op 1 januari 2025, tegelijk met het toekennen van het nieuwe verlofsaldo. Het systeem werkt dan automatisch het saldo bij met de reeds aangevraagde verlofverzoeken.

2. Wanneer wordt het verlof voor 2025 beschikbaar?

Het verlofsaldo van 2025 wordt op 1 januari 2025 automatisch toegekend aan de medewerkers met een verlofopbouw op basis van het contract.

3. Wanneer zie ik het verlofsaldo 2025 bij de medewerker waarbij de verlofopbouw op basis van gewerkte uren staat?

Sinds dit jaar wordt de verlofopbouw voor medewerkers met een verlofafspraak op basis van gewerkte uren op 1 januari 2025 direct berekend. Voorheen moesten medewerkers met een verlofafspraak op basis van gewerkte uren wachten tot het loonjaar geopend werd, voordat hun verlofopbouw berekend kon worden.

4. Hoe wordt het verlof en ATV in Humanwave berekend?

Het verlof en ATV van medewerkers wordt in Humanwave per kalenderjaar berekend. Bij de berekening van de verlof- en ATV-opbouw wordt er rekening gehouden met de voltijd rechten voor het verlof en ATV, het FTE van de medewerker en de actieve contractperiode. In deze helpfile lees je hoe de berekening van het verlof en ATV in elkaar zit.

De verlofopname in Humanwave is gebaseerd op de planning, die onder het verlof staat. Wanneer de planning bij een medewerker onjuist of incompleet is, dan heeft dat invloed op de verlofuren. 

5. In welk rapport kan ik het verlofsaldo van de medewerkers controleren?

Wanneer je in de organisatie naar Rapporten gaat, zie je in de sectie Management het rapport ‘Verlofsaldi’. Met dit rapport krijg je een overzicht van de verlofsaldi van alle medewerkers in de organisatie, onderverdeeld in de opbouw, opname en openstaande saldo per medewerker. Klopt het saldo niet? Kijk dan bij vraag 6 wat je kunt doen.

6. Het verlofsaldo van een medewerker is in 2024 niet juist. Wat kan ik doen?

Bij het verlof worden zowel de opbouw als de opname van verlofuren automatisch berekend door Humanwave. Om te controleren of het verlofsaldo van de medewerker 100% in orde is in 2024, volg je de volgende stappen:

Stap 1: Controleer de verlofopbouw in 2024

De verlofopbouw op basis van het contract of gewerkte uren is van 3 factoren afhankelijk: Het verlofrecht, het FTE en de actieve contractperiode. 

Controleer als eerste in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’ of er bij de verlofafspraak het juiste verlofrecht wordt getoond. Vervolgens controleer je bij de salarisafspraken in 2024 of het juiste datum traject en FTE staan ingevuld. Als je een afspraak wilt corrigeren, dan kun je dit doen door op het potloodje te klikken naast de afspraak. Kies voor ‘Huidige afspraak aanpassen’ wanneer de data verkeerd staan. Vul vervolgens de juiste data in en klik op ‘Bewaar’. Let heel goed op want het corrigeren van de afspraak kan ook verdere gevolgen hebben voor de duur van de afspraak en het salaris. Je bent bezig met het doorvoeren van een verandering met terugwerkende kracht die consequenties kan hebben voor volgende periodes. Dit kan zowel voor- als nadelig zijn voor de medewerker.

Stap 2: Controleer de opgenomen verlofuren in 2024

Na de controle van de verlofopbouw, is het vervolgens belangrijk dat voor de opgenomen verloven de juiste verlofuren zijn ingehouden. Dit kun je controleren door in het tabblad ‘Verlof’ naar het kopje ‘Jaar’ van de medewerker te gaan en bij Verlof op ‘Toon meer’ te klikken. Kijk hier of bij alle verlofaanvragen ook het juiste aantal verlofuren is berekend. Wanneer je bijvoorbeeld bij een aanvraag 0 uren ziet staan, betekent dit dat er geen verlofuren worden berekend. Wanneer dit niet goed is, dan zal je dit gaan corrigeren.

Dit kun je doen door op de dag(en) waarop het verlof plaatsvindt een planning toe te voegen. 

Hoe kan ik een planning toevoegen?

Je kunt op twee verschillende manieren een planning toevoegen in Humanwave:

1. In het tabblad 'Arbeidsrelatie' onder het kopje ‘Planning’ kun je een vast rooster toevoegen bij de medewerker wanneer deze ontbreekt. Het systeem berekent vervolgens de aanvraag automatisch met de zojuist geplande uren. 

2. Bij oproepkrachten kun je een flex plan (flexibele uren) toevoegen op de dagen waar er geen verlof wordt berekend in het tabblad 'Arbeidsrelatie'. Vervolgens dien je het verlof opnieuw te laten herberekenen. Onderaan deze helpfile lees je hoe je de verlofopname kunt herberekenen in de planning van de medewerker.

Stap 3: Controleer de bijzondere gebeurtenissen in 2024

Als laatste wil je controleren of er medewerkers zijn die in 2024 een bijzondere gebeurtenis hebben gehad die invloed heeft op het salaris en/of verlofsaldo. Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van onbetaald ouderschapsverlof. Tijdens dit verlof heeft de medewerker namelijk geen recht op verlofopbouw. 

Over welke verloven heb je als medewerker nog meer geen recht op verlofopbouw?

Er wordt geen verlof opgebouwd in de volgende 2 situaties:

• Onbetaald verlof

• Onbetaald ouderschapsverlof

CAO afspraken kunnen hiervan afwijken. Kijk daarom goed wat er is vastgelegd rondom de verlofopbouw in de CAO en wat er in de arbeidsovereenkomst is afgesproken met de medewerkers.

Plus/min uren

7. Wat gebeurt er met het plus/min uren saldo tijdens de jaarovergang?

Het plus/min uren saldo wordt 1:1 overgezet naar 2025. Gelden er bij jouw organisatie andere afspraken? Dan zal je het plus/min uren saldo handmatig moeten corrigeren bij de medewerkers. Dit kun je doen met een correctie plus/min uren. Hoe je dit doet, lees je in deze helpfile. 

8. Mijn medewerker heeft plus- of minuren over aan het einde van het jaar, mag dit 1:1 worden meegenomen naar volgend jaar?

Dat ligt aan de CAO of bedrijfsspecifieke afspraken die er zijn gemaakt. Volgens de CAO Kinderopvang is het bijvoorbeeld zo geregeld dat bij een contract volgens de jaarurensystematiek de minuren voor de rekening van de werkgever zijn. De minuren kun je met een correctie plus/min uren laten vervallen, zodat de medewerker met een leeg saldo begint in het volgende jaar.

Ook voor de plusuren kunnen afspraken zijn vastgelegd in de CAO. Zo staat er in de CAO Kinderopvang dat de werkgever en medewerker samen afspraken moeten maken over de compensatie van de plusuren. Wanneer de medewerker geen keuze maakt, stelt de werkgever na afloop van het kalenderjaar vast wanneer de extra gewerkte uren in de vorm van doorbetaald verlof worden genoten.

Kijk dus in de CAO en/of bedrijfsspecifieke afspraken welke afspraken over de minuren aan het einde van het jaar zijn vastgelegd. Heb je advies nodig? Laat het ons per mail weten.

9. Hoe kan ik plus/min uren corrigeren?

Hier hebben wij een handige helpfile voor: https://help.humanwave.nl/portal/nl/kb/articles/hoe-kan-ik-het-plus-min-saldo-corrigeren

Mocht je er met behulp van de helpfile niet uitkomen, laat het ons weten.

10. Hoe worden de correcties in 2025 zichtbaar?

De correcties worden automatisch verwerkt, hierdoor wordt ook het saldo voor 2025 automatisch bijgewerkt.

Staat jouw vraag hier niet tussen? 

Check dan onze kennisbank of jouw vraag hier al is beantwoord.