Betaald ouderschapsverlof verwerken in Humanwave

Betaald ouderschapsverlof verwerken in Humanwave

Wet betaald ouderschapsverlof in het kort
Vanaf 2 augustus 2022 kunnen werknemers betaald ouderschapsverlof opnemen. De werknemer heeft recht op 9 x het aantal werkuren per week aan betaald ouderschapsverlof voor kinderen jonger dan 1 jaar. Wanneer de werknemer dit betaalde ouderschapsverlof opneemt, dan ontvangt de medewerker voor deze uren een uitkering vanuit het UWV ter hoogte van 70% van het SV dagloon. 

Aandachtspunten vooraf
  1. Aanvragen bij het UWV; dit gaat altijd achteraf nadat de uren zijn opgenomen en over hele werkweken. Er zijn 3 uitbetalingsmomenten om de uitkering betaald ouderschapsverlof aan te vragen (WAZO). De eerste aanvraag staat gelijk aan de eerste uitbetaling. plan deze aanvraag momenten dus goed in. 
  2. De werknemer bouwt over het betaalde ouderschapsverlof verlof op. 
Meer over de WBO? Lees hier verder
Deze helpfile zal verder ingaan op hoe je het betaald ouderschapsverlof kunt verwerken voor het salaris in Humanwave.

Wil je weten hoe je betaald ouderschapsverlof kan toevoegen in de planning van een medewerker? Klik dan hier.

Hoe verwerk ik de uitkering betaald ouderschapsverlof met het salaris?
Deze werkwijze gaat er vanuit dat de uitkering van het UWV wordt betaald via de werkgever aan de werknemer en dat de werkgever de uitkering maandelijks vergoed. Zo behoud je overzicht op de loonstroken.
Het verwerken van het betaald ouderschapsverlof wordt gedaan a.d.h.v. de volgende 3 stappen:

1. De Inhouding en uitkering aanmaken als salariscomponenten
2. De vergoeding van het betaald ouderschapsverlof berekenen
3. De inhouding en uitkering toevoegen in de arbeidsrelatie

Deze stappen zullen hieronder worden uitgelegd.

Stap 1 - De inhouding en uitkering aanmaken als salariscomponenten
Het inhouden en uitbetalen ouderschapsverlof gebeurt via een apart salariscomponent. Zo behoud je overzicht in je loonjournaalposten. 

Salariscomponenten voor de inhouding en uitkering ouderschapsverlof
Heb je voor het eerst te maken met betaald ouderschapsverlof? Dan kun je in onze helpfile teruglezen hoe je deze componenten inricht: "Hoe richt ik salariscomponenten in voor het betaald ouderschapsverlof"

Staan deze componenten al in jouw organisatie, dan kun je door naar stap 2. 

Stap 2 - De vergoeding van het betaald ouderschapsverlof berekenen
Het bedrag van de uitkering ouderschapsverlof zul je moeten berekenen. Ga hierbij de volgende gegevens na:

1. Wat is de peildatum voor de aanvraag van het betaald ouderschapsverlof?
  1. Dit is 1 maand vooraf dat het betaald ouderschapsverlof in gaat (rekendatum UWV).
2. Is de medewerker langer dan een jaar in dienst, rekening houdend met de peildatum?
  1. Ja? Reken dan met 261 dagen voor het UWV.
  2. Nee? Reken na hoeveel gewerkte dagen dit zijn geweest vanaf zijn in-dienst-datum. Hierbij reken je van je alle doordeweekse dagen mee, ook wanneer de medewerker parttime in dienst is geweest.
3. Wat is het SV-loon geweest over deze periode?
  1. Hiervoor kun je het rapport "Loonstaat" gebruiken.
  2. Selecteer de medewerker; en geef de periode aan (of wel een jaar terug vanaf de peildatum, of de periode dat de medewerker in dienst is geweest).
  3. Vink optellen aan.
  4. Het SV loon vind je in kolom 8 van de loonstaat. 
Wanneer je deze gegevens weet, kun je het SV-dagloon berekenen. 

Hieronder volgen een aantal rekenvoorbeelden:
  1. Voorbeeld 1 - Fulltime medewerker | langer dan een jaar in dienst | standaard aantal uren per week
  2. Voorbeeld 2 - Fulltime medewerker | langer dan een jaar in dienst | afwisselend aantal uren per week
  3. Voorbeeld 3 - Fulltime medewerker | korter dan een jaar in dienst | afwisselend aantal uren per week
  4. Voorbeeld 4 - Parttime medewerker | langer dan een jaar in dienst
  5. Voorbeeld 5 - Parttime medewerker | korter dan een jaar in dienst

Voorbeeld 1 - Fulltime medewerker | langer dan een jaar in dienst | standaard aantal uren per week
De medewerker neemt over een langere periode in 2022 standaard 8 uur per week. Hij is voltijd in dienst en heeft een salaris van 2800 euro bruto per maand.
  1. De peildatum voor het UWV is dan 31-07-2022.
  2. De medewerker is langer dan een jaar in dienst (261 dagen)
  3. Het SV loon bereken je over augustus 2021 tot en met juli 2022 uit de loonstaat : 36.288 euro. 
Bereken de hoogte van de vergoeding
  1. Bereken het SV-dagloon: SV-loon / dagen voor UWV = 36.288 / 261 = 139,03 euro.
    1. Er geldt een maximumdagloon is 258,54 euro (2023).
    2. Valt het dagloon hierboven? Reken dan verder met het maximumdagloon.
  2. Neem 70% van het SV dag-loon: 139,03 *0,7 = 97,32 euro. 
  3. Vermenigvuldig deze het het FTE dat de medewerker opneemt aan ouderschapsverlof: 8 uur / 40 uur per week = 0,2
  4. Vermenigvuldig dit totaal met het gemiddeld aantal SV-dagen per maand: 97,32 * 0,2 FTE * 21,66667 = 421,72 euro
De vergoeding bedraagt 421,72 euro per maand. Dit bedrag vul je in bij de volgende stap. 

Voorbeeld 2 - Fulltime medewerker | langer dan een jaar in dienst | afwisselend aantal uren per week
In augustus neemt een fulltime medewerker afwisselend aantal uren ouderschapsverlof op: in week 1, 8 uur; week 2, 16 uur; week 3, 8 uur. Totaal 32 uur. 
We gaan van dezelfde peildata en salarisgegevens uit als de medewerker hierboven. 
  1. Bereken het SV-dagloon: SV-loon / dagen voor UWV = 36.288 / 261 = 139,03 euro.
    1. Er geldt een maximumdagloon is 258,54 euro (2023).
    2. Valt het dagloon hierboven? Reken dan verder met het maximumdagloon.
  2. Deel het SV-dagloon door het aantal werkuren per dag. (8 bij een 40-urige werkweek; 7,6 bij 38 en 7,2 bij 36): 139,03 / 8 = 17,39 euro 
  3. Neem hier 70% van voor de hoogte van de uitkering: 17,39 * 0,7 = 12,17 euro per uur. 
  4. Vermenigvuldig dit totaal met het totaal opgenomen betaald ouderschapsverlof uren: 32 * 12,17 = 389,43 euro. 
De vergoeding bedraagt 389,43 euro voor de maand augustus. Dit bedrag vul je in bij de volgende stap. 

Voorbeeld 3 - Fulltime medewerker | korter dan een jaar in dienst | afwisselend aantal uren per week
In oktober neemt een fulltime medewerker, die korter dan een jaar in dienst is, een aantal uur betaald ouderschapsverlof op, in totaal 40 uur. De medewerker heeft een salaris van 2400 euro bruto per maand.
  1. De peildatum voor het UWV is dan 30-09-2022. 
  2. De medewerker is korter dan een jaar in dienst, vanaf 01-06-2022
    Bereken het aantal SV-dagen; dit zijn alle maandagen tot en met vrijdagen vanaf de datum in dienst tot en met de peildatum: 17 weken * 5 + 3 dagen = 88 dagen. 
  3. Het SV loon bereken je over juni 2021 tot en september 2022 uit de loonstaat : 9.600 euro.
Bereken de hoogte van de vergoeding
  1. Bereken het SV-dagloon: SV-loon / dagen voor UWV = 9600 / 88 = 109,09 euro.
    1. Er geldt een maximumdagloon is 258,54 euro (2023).
    2. Valt het dagloon hierboven? Reken dan verder met het maximumdagloon.
  2. Deel het SV-dagloon door het aantal werkuren per dag. (8 bij een 40-urige werkweek; 7,6 bij 38 en 7,2 bij 36): 109,03 / 8 = 13,63 euro 
  3. Neem hier 70% van voor de hoogte van de uitkering: 13,63 * 0,7 = 9,55 euro per uur. 
  4. Vermenigvuldig dit totaal met het totaal opgenomen betaald ouderschapsverlof uren: 40 * 9,55 = 381,81 euro. 
De vergoeding bedraagt 381,81 euro voor de maand oktober. Dit bedrag vul je in bij de volgende stap. 

Voorbeeld 4 - Parttime medewerker | langer dan een jaar in dienst
De medewerker neemt in augustus 2022 8 uur per week. Hij is parttime in dienst ( 20 uur; 0,5 FTE ) en heeft een salaris van 1800 euro bruto per maand. In augustus gaat het in totaal om 5 dagen van 8 uur (=40 uur). 
  1. De peildatum voor het UWV is dan 31-07-2022.
  2. De medewerker is langer dan een jaar in dienst (261 dagen)
    1. Omdat het UWV in alle gevallen rekent met 261 dagen, komt het dagloon van een parttimer lager uit. 
    2. Om dit te corrigeren betaalt het UWV het betaald ouderschapsverlof enkel uit wanneer er volledige werkweken aan ouderschapsverlof is opgenomen. 
    3. Dus wanneer een deze medewerker 20 uur aan betaald ouderschapsverlof heeft opgenomen, krijgt deze 5x het dagloon uitbetaald. 
    4. Op deze manier corrigeert het UWV de parttime factor. Hieronder zullen we terugrekenen naar het uurloon om deze recht te trekken.
  3. Het SV loon bereken je over augustus 2021 tot en met juli 2022 uit de loonstaat : 23.328 euro. 
Bereken de hoogte van de vergoeding
  1. Bereken het SV-dagloon: SV-loon / dagen voor UWV = 23.128 / 261 = 88,61 euro.
    1. Er geldt een maximumdagloon is 258,54 euro (2023).
    2. Valt het dagloon hierboven? Reken dan verder met het maximumdagloon.
  2. Reken het dagloon parttime om naar het dagloon fulltime: Dagloon parttime / FTE = 88,61 euro / 0,5 = 177,23 euro 
  3. Reken dit dagloon om naar het SV-uurloon, door te delen door het fulltime aantal werkuren per dag ( 8 bij 40-urige werkweek; 7,6 bij 38 en 7,2 bij 36): 177,23 euro / 8 = 22,15 euro 
  4. Bereken 70% van het uurloon voor de uitkering van het UWV: 22,15 * 0,7 = 15,51 euro per uur 
  5. Vermenigvuldig dit totaal met het totaal opgenomen uren aan betaald ouderschapsverlof: 40 * 15,51 = 620,29 euro
De vergoeding bedraagt 620,29 euro voor de maand augustus. Dit bedrag vul je in bij de volgende stap. 

Voorbeeld 5 - Parttime medewerker | korter dan een jaar in dienst
In oktober neemt een parttime met 0,6 FTE medewerker die korter dan een jaar in dienst is totaal 24 uur aan ouderschapsverlof op. Hij heeft een salaris van 2200 euro bruto per maand. 
  1. De peildatum voor het UWV is dan 31-09-2022.
  2. De medewerker is korter dan een jaar in dienst, vanaf 06-07-2022
    Bereken het aantal SV-dagen; dit zijn alle maandagen tot en met vrijdagen vanaf de datum in dienst tot en met de peildatum: 12 weken * 5 + 3 dagen = 63 dagen. 
  3. Het SV loon bereken je over augustus 2021 tot en met juli 2022 uit de loonstaat : 6282,71 euro. 
Bereken de hoogte van de vergoeding
  1. Bereken het SV-dagloon: SV-loon / dagen voor UWV = 6.282,71 / 63 = 99,77 euro.
    1. Er geldt een maximumdagloon is 258,54 euro (2023).
    2. Valt het dagloon hierboven? Reken dan verder met het maximumdagloon.
  2. Reken het dagloon parttime om naar het dagloon fulltime: SV-dagloon / FTE = 99,77 euro / 0,6 = 166,28 euro 
  3. Reken dit dagloon om naar het SV-uurloon, door te delen door het fulltime aantal werkuren per dag ( 8 bij 40-urige werkweek; 7,6 bij 38 en 7,2 bij 36): 166,28 euro / 8 = 20,79 euro 
  4. Bereken 70% van het uurloon voor de uitkering van het UWV: 20,79 * 0,7 = 14,55 euro per uur 
  5. Vermenigvuldig dit totaal met het totaal opgenomen uren aan betaald ouderschapsverlof: 24 * 14,55 = 349,20 euro
De vergoeding bedraagt 349,20 euro voor de maand augustus. Dit bedrag vul je in bij de volgende stap. 

Stap 3 - De uitkering en Inhouding betaald ouderschapsverlof toevoegen
Nu we de vergoeding hebben berekend, kunnen we dit doorvoeren in het profiel van de medewerker. 

Uitkering toevoegen
  1. Ga naar de arbeidsrelatie van de medewerker bij wie je de betaald ouderschapsverlof wilt toevoegen.
  2. Klik op de knop 'Afspraak toevoegen'
  3. Selecteer het component 'uitkering ouderschapsverlof'; welke in stap 1 is aangemaakt.
    Geef de geldige periode aan; dit kan over een langere periode gaan.
    Pas de omschrijving eventueel aan, deze wordt op de loonstrook weergeven.
    Voer bij bedrag: het berekende bedrag in.
    Laat eventueel een notitie achter, bijvoorbeeld om welke dagen / week het gaat.
  4. Klik op Bewaar. 
Inhouding toevoegen
  1. Klik op de knop 'Afspraak toevoegen'
  2. Selecteer het component 'inhouding ouderschapsverlof'; welke in stap 1 is aangemaakt.
    Geef de geldige periode aan; dit kan over een langere periode gaan.
    Pas de omschrijving eventueel aan, deze wordt op de loonstrook weergeven.
    Voer het aantal uur in en 100%.
  3. Klik op Bewaar.
De vergoeding en inhouding staat nu juist ingesteld. 

Hoe ziet dit eruit op de loonstrook?
Op de loonstrook zie je 2 regels terug: de inhouding en de uitkering. 




    • Related Articles

    • Hoe stel ik betaald ouderschapsverlof in bij een medewerker?

      Op 2 augustus 2022 is de Wet Betaald Ouderschapsverlof (WBO) ingegaan, waardoor er negen weken van het ouderschapsverlof nu betaald kunnen worden opgenomen. Hiervoor kan een uitkering aangevraagd worden via het UWV. De negen weken betaald ...

    • Hoe richt ik salariscomponenten in voor het betaald ouderschapsverlof

      In deze helpfile wordt beschreven hoe je de salariscomponenten voor het betaalde ouderschapsverlof kunt inrichten. Het voordeel van losse componenten is namelijk dat je deze apart kunt definiëren in de loonjournaalpost en netjes ziet terugkomen op de ...

    • Hoe stel ik (onbetaald) ouderschapsverlof in bij een medewerker?

      In de eerste acht jaar na de geboorte van het kind hebben beide ouders recht op ouderschapsverlof om meer tijd met hun jonge kinderen door te brengen. Het gaat om totaal 26 keer de wekelijkse arbeidsduur (26 weken). Deze weken bestaan uit een deel ...

    • De Wet Betaald Ouderschapsverlof (WBO)

      De Wet betaald ouderschapsverlof zorgt ervoor dat werknemers doorbetaald krijgen tijdens een deel van hun ouderschapsverlof. Op dit moment is het ouderschapsverlof nog onbetaald. De wetswijziging volgt op een Europese richtlijn die voorschrijft dat ...

    • Hoe kan ik een functie toevoegen aan de organisatie?

      Als werkgever wil je duidelijk hebben welke functies er binnen jouw organisatie vervuld worden. In Humanwave heb je de mogelijkheid om deze functies toe te voegen, zodat je deze kunt instellen bij de medewerkers. In deze helpfile leggen wij uit hoe ...