Bij elke organisatie is de lunch anders geregeld. Een van onderstaande situaties kan van toepassing zijn binnen jullie bedrijf:
- Iedereen zorgt voor zijn eigen lunch en je verstrekt melk, soep, thee en koffie.
- Een personeelslid of de personeelsvereniging verzorgt de lunch en houdt de boekhouding zelf (buiten je administratie) bij en je draagt niets bij behalve eventueel melk, soep, thee en koffie.
- Een cateringbedrijf verzorgt de lunch en biedt het tegen kostprijs aan aan het personeel.
- Medewerkers moeten mee-eten met je cliënten (bijvoorbeeld pedagogisch medewerkers in een kinderdagverblijf).
- Een medewerker luncht met externe bedrijfsrelaties en je vergoed dit.
- Een cateringbedrijf verzorgt de lunch en je betaalt een gedeelte van de kosten.
- Je verzorgt de lunch als bedrijf.
In het eerste vijf situaties hoef je nergens op te letten. Je zit fiscaal veilig. In situatie 6 en 7 moet je opletten! De fiscus stelt dat je per lunch per medewerker 3,55 euro (2023) als waarde moet bijtellen.
Doe je niets, dan kan de rekening per medewerker zomaar, naast de gemaakte lunchkosten, extra oplopen met 565 euro op jaarbasis. De werkelijke kosten kunnen veel lager (of hoger) liggen, echter de fiscus rekent met dit standaard bedrag. Het maakt niet uit of de medewerker, werknemer, directeur grootaandeelhouder of stagiair is.
Je kan deze naheffing op verschillende manieren voorkomen.
- Door een bijtelling voor de medewerker, hij betaald de belasting over de genoten lunches.
In dit geval betaal je als werkgever de lunches en de extra sociale lasten. In dit scenario liggen de kosten voornamelijk bij de onderneming. - Door een netto inhouding. In dat geval betaalt de medewerker een gedeelte of de gehele lunch aan je terug. In dit scenario liggen de kosten meer tot volledig bij de medewerkers.
Hoe reken je de bijtelling of inhouding uit?
-
Scenario 1
Je laat de medewerkers aanvinken als ze meelunchen en houdt in op het salaris: het aantal lunches * 3,55 (2023) euro.
Dit is fout gevoelig, je moet de lijsten bij je administratie bewaren, per maand moet het aantal lunches worden ingevoerd in de loonadministratie.
- Scenario 2
Je gebruikt de belastingdienstformule: ( ( 214 * 3,55 * ( het gemiddeld aantal dagen per week dat iemand werkt / 5 ) ) / 12 ) (let op, deel dit door 13 voor medewerkers die per 4 weken verloond worden).
- Voorbeeld: iemand die fulltime werkt: ( 214 * 3,55 * 5 / 5 ) / 12 = 63,31
- Voorbeeld: iemand die drie dagen per week werkt: ( 214 * 3,55 * 3 / 5 ) / 12 = 37,99
Het voordeel van deze formule is dat je verder geen rekening met afwezigheid vanwege ziekte, feestdagen of vakantie hoeft te houden, tenzij de medewerker met zwangerschapsverlof of langdurig afwezig is. Je kan scenario 1 het beste gebruiken als mensen erg wisselend meelunchen (je werkt met veel oproepkrachten). Werken je medewerkers regelmatig, dan raden wij je scenario 2 aan.
- In scenario 1 maak je of een netto inhouding (genaamd inhouding lunch) of een loon in natura (bijtelling lunch) met een bedrag van 3,55 euro aan. Bij het muteren per periode hoef je alleen het aantal lunches toe te voegen om tot het juiste bedrag te komen;
- In scenario 2 maak je of een netto inhouding (genaamd inhouding lunch) of een loon in natura (bijtelling lunch) met een bedrag van 12,66 euro ( = ( 214 * 3,55 * ( 1 / 5 ) ) / 12 ) aan. Bij het koppelen aan de medewerker hoef je alleen maar het aantal dagen dat de medewerker gemiddeld per week mee-eet in te vullen.