Er is sprake van frequent verzuim wanneer een medewerker regelmatig wegens ziekte of gezondheidsklachten niet komt werken.
In dit geval verstaan we onder regelmatig dat iemand zich drie keer of vaker binnen een periode van 12 maanden ziek meldt.
Frequent verzuim wordt door werkgevers vaak niet tijdig herkend of aangepakt, terwijl dit juist kan leiden tot langduriger uitval.
Dit kan voortkomen uit een gebrek aan kennis van wet- en regelgeving, maar ook doordat het gesprek met de medewerker uitblijft.
Naast de impact op de continuïteit van het werk, ontstaat er extra druk op collega’s. Tegelijkertijd kan de werknemer in kwestie zich schuldig of onbegrepen voelen, zonder zich bewust te zijn van de bredere gevolgen van zijn of haar ziekmeldingen.
Deze situatie kan leiden tot afnemende betrokkenheid en verminderde prestaties, wat uiteindelijk de kwaliteit van het werk beïnvloedt.
De medewerker ervaart mogelijk minder werkplezier en meldt zich opnieuw, of zelfs sneller, ziek.
Een vicieuze cirkel dus. Maar hoe doorbreek je die?
Het gesprek
Frequent verzuim gaat niet om de aard van de klachten, maar om het gedrag wat hierbij wordt vertoond. Het is dus deels beïnvloedbaar.
De meest effectieve en voor de hand liggende aanpak is het aangaan van een open gesprek.
Dit gesprek vindt idealiter plaats zodra de werknemer zich weer hersteld heeft gemeld. Op dat moment is er ruimte voor reflectie, zonder dat de werknemer extra druk ervaart. Bovendien kun je dan beter inspelen op onderliggende factoren die het verzuim mogelijk beïnvloeden.
Tijdens een frequent verzuimgesprek bespreek je onder andere de positie van de medewerker binnen het team of de organisatie, de invulling van de functie, de werkervaring en de algemene werkbeleving.
Ga samen na of de werknemer nog op de juiste plek zit. En als dat niet zo is: wat is er nodig om dat te veranderen?
Soms blijkt dat de oplossing gezocht wordt in een richting die niet aansluit bij de werkelijke oorzaak.
Psychische klachten
Frequent verzuim kan een belangrijk signaal zijn van psychische klachten.
Deze klachten kunnen voortkomen uit privéomstandigheden, maar ook hun oorsprong hebben op de werkvloer.
Denk bijvoorbeeld aan een hoge werkdruk die leidt tot stress, een gebrek aan autonomie of mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling, of het ontbreken van een passende waardering of beloning. Al deze factoren kunnen bijdragen aan mentale overbelasting.
Als HR-verantwoordelijke kun je hierin een waardevolle, ondersteunende rol spelen. Door tijdens het gesprek zorgvuldig te onderzoeken of deze factoren een rol spelen, kun je samen met de werknemer zoeken naar passende oplossingen.
Het aanbieden van ondersteuning in de vorm van een coach, een vertrouwenspersoon of een andere vorm van interventie kan hierbij een belangrijke stap zijn in het voorkomen van verdere uitval.
Functioneren
Frequent verzuim valt onder het functioneren van een medewerker en moet ook op die manier worden benaderd.
Dit betekent niet per definitie dat iemand onvoldoende functioneert, maar frequent verzuim kan, onder bepaalde omstandigheden, een grond vormen voor ontslag.
Dat is het geval wanneer de werkgever aannemelijk kan maken dat het verzuim onaanvaardbare gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering.
Let op: omdat tijdens ziekte een opzegverbod geldt, moet een frequent verzuimgesprek altijd worden gevoerd ná de herstelmelding. Dit voorkomt juridische risico’s en biedt ruimte voor een open gesprek over de onderliggende oorzaken en mogelijke oplossingen.
Dossiervorming
Welk gesprek je ook voert met een medewerker – of het nu positief is of minder prettig – leg de gemaakte afspraken altijd vast en houd een goed dossier bij.
Let op: dat je geen medische gegevens noteert, omwille van de privacywetgeving.
Maak gebruik van handige templates of gespreksverslagen waarin afspraken direct kunnen worden vastgelegd.
Zorg er ook voor dat de medewerker het verslag controleert en akkoord geeft. Zo creëer je duidelijkheid voor beide partijen en kun je altijd terugvallen op wat er besproken en afgesproken is.
De werknemer kan de werkgever hier natuurlijk óók aan houden.
Uiteindelijk is dit een samenwerking, met als gezamenlijk doel: het werkplezier vergroten en verzuim zoveel mogelijk voorkomen.
Verzuim expertise
Zie je op tegen het voeren van een frequent verzuimgesprek met een medewerker?
Onze verzuimexpert Inanda Rovers staat voor je klaar om je hierbij te ondersteunen.
Wil je meer informatie of vrijblijvend gebruikmaken van haar expertise? Stuur dan gerust een e-mail naar
verzuim@humanwave.nl.
Met haar jarenlange kennis en ervaring helpt zij je graag op weg.