Er is sprake van frequent verzuim als iemand regelmatig niet komt werken omdat hij of zij ziek is of gebreken heeft.
Regelmatig betekent in dit geval dat iemand zich in 12 maanden tijd 3x ziek meldt.
Frequent verzuim wordt lang niet altijd onderkend en aangepakt door de werkgever en kan dan ook langdurig verzuim tot gevolg hebben.
Het kan zijn dat kennis omtrent wet- en regelgeving ontbreekt maar ook dat het gesprek niet wordt gevoerd.
Naast het feit dat de continuïteit van het werk in het gedrang komt, worden collega’s belast met extra werk en kan de zieke werknemer zich schuldig en onbegrepen voelen.
Daarbij is hij/zij zich vaak niet bewust van de gevolgen van de ziekmelding.
De betrokkenheid kan afnemen waardoor de prestaties van de werknemer verminderen wat op zijn beurt de kwaliteit van zijn/haar werk kan beïnvloeden.
De werknemer ervaart minder tevredenheid en meldt zich mogelijk weer of nog sneller ziek.
Een vicieuze cirkel dus maar hoe doorbreek je die?
Het gesprek
Frequent verzuim gaat niet om de aard van de klachten maar om het gedrag wat hierbij wordt vertoond en is dus deels beïnvloedbaar.
De beste en meest voor de hand liggende aanpak is het in gesprek gaan met elkaar.
Dit gesprek wordt gevoerd op het moment dat een werknemer zich weer hersteld heeft gemeld.
Op deze manier voorkom je dat de werknemer druk ervaart en kun je ook meer inspelen op zaken die het verzuim in de hand werken.
Tijdens het frequent verzuim gesprek wordt iemands positie binnen het bedrijf, de ervaring en invulling van zijn functie en zijn algehele werkbeleving besproken.
Bekijk samen of iemand nog wel op zijn plek zit en als dat niet het geval is wat er voor nodig is om dit wel te zijn.
Misschien wordt de oplossing wel in de verkeerde hoek gezocht.
Psychische klachten
Frequent verzuim kan een signaal zijn voor psychische klachten.
Deze klachten ontstaan soms uit privé omstandigheden maar kunnen ook hun oorsprong op het werk vinden.
Denk aan een hoge werkdruk waardoor een werknemer stress ervaart.
Het gebrek aan autonomie of persoonlijke ontwikkeling, het niet krijgen van een passende beloning, al deze factoren kunnen stress op de werkvloer in de hand werken.
Als HR verantwoordelijke kun je hierin een ondersteunende rol spelen door tijdens het gesprek navraag te doen of deze factoren impact hebben op de werknemer.
Het aanbieden van een coach of een ander soort interventie kan dan uitkomst bieden.
Functioneren
Frequent verzuim kun je scharen onder functioneren en moet ook op deze manier worden aangevlogen.
Het wil niet zeggen dat iemand niet goed functioneert maar het kan wel een grond zijn voor ontslag indien de werkgever het aannemelijk kan maken dat het verzuim onaanvaardbare gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering.
Omdat er tijdens ziekte een opzegverbod geldt, moet het frequent verzuimgesprek na de herstelmelding worden gevoerd.
Dossiervorming
Welk gesprek je ook voert met je werknemer of het nou een positief of minder positief gesprek is, leg de afspraken vast en leg een dossier aan.
Let er wel op dat je geen medische gegevens noteert!
Er bestaan handige templates die gebruikt kunnen worden tijdens het gesprek en waarin afspraken direct kunnen worden vastgelegd.
Zorg ook dat de werknemer zijn/haar akkoord geeft voor het verslag zodat je altijd kunt terugvallen op de gemaakte afspraken.
De werknemer kan de werkgever hier natuurlijk ook aan houden.
Het is een samenwerking die voor ogen heeft het werkplezier te verhogen en verzuim te voorkomen.
Verzuim expertise
Zie je er tegen op om een frequent verzuim gesprek met een werknemer aan te gaan dan kan onze verzuimexpert Inanda Rovers je daarbij helpen.
Of wil je meer weten of haar hulp willen inschakelen mail dan vrijblijvend naar
verzuim@humanwave.nl.
Inanda staat graag voor je klaar met haar jarenlange kennis en ervaring.