De verlofopbouw van een medewerker klopt niet

Het is een van de zaken die enorm belangrijk is voor de medewerker: het verlofsaldo. Ze weten altijd precies waar ze recht op hebben, en zodra deze niet klopt dan zul je het altijd te horen krijgen. In deze helpfile zullen verschillende controles worden besproken welke invloed kunnen hebben op de verlofopbouw?

Wanneer je er achter komt dat de verlofopbouw niet klopt zijn er drie scenario's mogelijk:

1. De verlofopbouw is nul

2. De verlofopbouw is lager dan waar de medewerker recht op heeft

3. De verlofopbouw is hoger dan waar de medewerker recht op heeft

Controleer de arbeidsrelatie
Wanneer de verlofopbouw van de medewerker inderdaad te laag of te hoog is, controleer daarna als eerste de arbeidsrelatie. Dit is namelijk waar de verlofopbouw wordt bepaald. De verlofafspraak en salarisafspraak zijn componenten waarmee de verlofopbouw wordt berekend. Namelijk: ( verlofrecht * fte ) over de geldende contractperiode.
Controleer de instellingen aan de hand van de scenario's:

De verlofopbouw is nul

Wanneer de verlofopbouw onterecht op 0 staat, ga dan de volgende zaken af in de arbeidsrelatie:

1. Staat er een verlofafspraak in de arbeidsrelatie?
   Zonder verlofafspraak weet het systeem niet waar de medewerker recht op heeft. Ontbreekt de verlofafspraak, voeg deze dan toe via 'afspraak toevoegen' en kies voor 'verlof'. 
   
   
2. Is het fte in de salarisafspraak juist gedefinieerd? 
   Wanneer de salarisafspraak ontbreekt of de uren (en fte) op 0 staan wordt er geen verlof berekend. Zorg ervoor dat de salarisafspraak altijd aanwezig is in de arbeidsrelatie met het juiste aantal uren en fte. Lees hier hoe je het fte wijzigt.

Gaat het om een oproepkracht die verlof opbouwt op basis van gewerkte uren? 

Oproepkrachten die verlof opbouwen op basis van gewerkte uren krijgen na afhandeling van de uren pas uren toegeschreven aan hun verlofsaldo. Maak je gebruik van de salarismodule in Humanwave dan worden de verlofuren toegekend zodra de uren zijn uitbetaald. Maak je enkel gebruik van de HR-module, en dus geen salaris. Dan wordt het verlofsaldo bijgewerkt zodra de uren zijn afgehandeld. Lees hier verder. 

De verlofopbouw is lager dan waar de medewerker recht op heeft
Wanneer de verlofopbouw lager is dan waar de medewerker recht op heeft, ga dan de volgende zaken af in de arbeidsrelatie. 

1. Staat de verlofafspraak juist ingesteld? 
   De verlofafspraak kan namelijk op verschillende manieren worden ingesteld. In de basis staat hier altijd het voltijds verlofrecht van de medewerker, ook wanneer de medewerker parttime werkt. Lees hier wat er mogelijk is. 

1. Staat het fte in de salarisafspraak juist gedefinieerd?
   Is de medewerker meer gaan werken? Controleer dan of het fte juist in de arbeidsrelatie staat. Wanneer deze lager is, dan zal ook de verlofopbouw lager zijn. Voeg de juiste salarisafspraken toe over de juiste periode. Lees hier hoe je het fte wijzigt.

1. Zijn de salarisafspraken (en contracten) opvolgend en aanwezig over de hele periode van het contract?
   Wanneer er bijvoorbeeld een maand mist in de contractperiode - of slechts één dag, denk aan 29 februari - kan de verlofopbouw al afwijken. Er wordt over de periode zonder salarisafspraak namelijk geen verlof berekend. 

1. Zijn er tijdelijke uitbreidingen?
   Wanneer een medewerker tijdelijk minder uren werkt, bijvoorbeeld omdat hij of zij onbetaald ouderschapsverlof heeft gehad, of een andere vorm van onbetaald verlof, dan heeft deze medewerker hierover geen recht op verlofopbouw. Controleer of de tijdelijke uitbreiding op de juiste datum ingaat en afloopt. 
   

Gaat het om een oproepkracht die verlof opbouwt op basis van gewerkte uren? 

Oproepkrachten die verlof opbouwen op basis van gewerkte uren krijgen na afhandeling van de uren pas uren toegeschreven aan hun verlofsaldo. Maak je gebruik van de salarismodule in Humanwave dan worden de verlofuren toegekend zodra de uren zijn uitbetaald. Maak je enkel gebruik van de HR-module, en dus geen salaris. Dan wordt het verlofsaldo bijgewerkt zodra de uren zijn afgehandeld. Lees hier verder. 

De verlofopbouw is hoger dan waar de medewerker recht op heeft
Wanneer de verlofopbouw hoger is dan waar de medewerker recht op heeft, ga dan de volgende zaken af in de arbeidsrelatie. 

1. Staat het fte in de salarisafspraak juist gedefinieerd?
   Is de medewerker meer gaan werken? Controleer dan of het fte juist in de arbeidsrelatie staat. Wanneer deze hoger is, dan zal ook de verlofopbouw hoger zijn. Voeg de juiste salarisafspraken toe over de juiste periode. Lees hier hoe je het fte wijzigt.

1. Zijn de salarisafspraken (en contracten) opvolgend en aanwezig over de hele periode van het contract?
   Wanneer er bijvoorbeeld een salarisafspraak over een periode dubbel staat, kan de verlofopbouw afwijken. Dit wordt dan dubbel berekend over deze periode. Pas de salarisafspraken zo aan dat deze elkaar opvolgen. 

1. Zijn er tijdelijke uitbreidingen?
   Wanneer een medewerker tijdelijk meer uren werkt, dan heeft deze medewerker over hierover recht op verlofopbouw. Controleer of de tijdelijke uitbreiding op de juiste datum ingaat en afloopt. 

1. Zijn alle vorige contracten afgesloten?
   Wanneer er twee 'huidige' of actieve contracten in de arbeidsrelatie staan, kan de verlofopbouw over die periode dubbel worden berekend. Sluit 1 contract af. Staat er onterecht een dubbel contract in welke verwijderd moet worden? Neem dan contact op met onze service desk.

Herberekenen
Heb je alle bovenstaande controles doorlopen en klopt de verlofopbouw nog steeds niet? Probeer dan het verlof eens te laten herberekenen. Let op, dit helpt alleen wanneer alle bovenstaande acties doorlopen zijn. Wanneer er een verlofafspraak onjuist in Humanwave staat, heeft herberekenen geen zin. 

1. Ga naar Start.
2. Klik door naar 'Verlof'.
   
3. Ga naar het kopje 'Verlofsaldo'. 
   

Hier vind je een overzicht van alle medewerkers met de verlofsaldi. Rechts bovenin vind je de knop 'Bereken opbouw'. Wanneer je deze aanklikt wordt de verlofopbouw van alle zichtbare medewerkers herberekend. Staat de medewerker niet tussen de eerste 20, scroll dan eerst naar beneden en kies voor 'Toon meer' tot dat de medewerker van wie je het verlof wilt herberekenen er tussen staat. 

• Related Articles

• Hoe wordt de verlof- en atv-opbouw berekend?

  Het verlof van medewerkers wordt in Humanwave per kalenderjaar berekend. Wanneer het contract van een medewerker niet over een volledig kalenderjaar loopt, wordt de verlofopbouw berekend op basis van het aantal werkzame maanden binnen het betreffende ...

• Hoe kan ik de verlofopbouw herberekenen?

  Het kan voorkomen dat er gedurende het jaar een aanpassing moet worden gemaakt in de verlofafspraken van een organisatie. Stel dat het verlof voor de organisatie moet worden omgezet van 200 uur per jaar op basis van voltijd naar 210 uur per jaar op ...

• Waarom wordt het verlof niet van het verlofsaldo afgetrokken?

  Een verlofaanvraag moet eerst goedgekeurd worden voordat het verlof van het verlofsaldo wordt afgetrokken. Is het verlof goedgekeurd maar zijn er geen uren van het saldo afgehaald? Kijk dan naar de planning. De verlofopname in Humanwave wordt ...

• Rapportage: Verlofopbouw over gewerkte uren

  In het rapport "Verlofopbouw over gewerkte uren" kun je terugvinden wat de verlofopbouw van een medewerker per maand is, en hoeveel extra uren de medewerker heeft gemaakt in die maand. Handig wanneer je flexibele krachten hebt, bijv. min-max'ers die ...

• Hoe stel ik het beginsaldo van verlof in bij een medewerker?

  In Humanwave wordt de opbouw van het verlof berekend d.m.v. 'Opbouw volgens de organisatie' of 'volgens individuele afspraken'. De medewerker heeft vaak nog verlofsaldo open staan van de afgelopen periodes dat nog niet in de berekening is meegenomen. ...