Hoe kan ik reiskosten salderen?

Hoe kan ik reiskosten salderen?

Het kan zo zijn dat jouw organisatie het woon-werkverkeer van medewerkers vergoedt tot X aantal kilometers per enkele reis, en voor andere zakelijke kilometers een hoger bedrag vergoed dan de fiscaal vrijgestelde €0,25 per kilometer. Hierdoor worden de medewerkers die verder van het werk wonen benadeeld. Omdat zij niet volledig vergoed worden voor woon-werkverkeer, maar wel belasting betalen over de andere zakelijke kilometers. 

Voorbeeld:
De woon-werk reiskosten worden vergoed tot 50 kilometer per enkele reis. Voor andere zakelijke ritten wordt een hogere vergoeding van €0,27 per kilometer gehanteerd.
Een medewerker woont op 80 kilometer afstand van het werk. Deze krijgt maar 100 kilometer per dag vergoed volgens de arbeidsvoorwaarden, terwijl er 160 kilometer per dag wordt gereden. Dat is dus elke dag 60 kilometer die niet vergoed wordt.
Per maand rijdt deze medewerker 2000 kilometer aan andere zakelijke ritten met zijn/haar eigen auto. Hiervan is €0,02 belast (0,27-0,25), Dit is €40 per maand waarover belasting betaald moet worden.

Je kunt deze medewerkers compenseren door de reiskosten te salderen. Hierdoor kun je het belaste deel van de zakelijke kilometers toch onbelast vergoeden.
Hiervoor moet berekend worden hoeveel de medewerker per dag maximaal mag ontvangen aan reiskostenvergoeding.
De maximale vergoeding voor onbelaste kilometers per dag kun je als volgt berekenen:

Woon-werk KM enkele reis * €0,25

Voorbeeld: 
De medewerker uit bovenstaande situatie mag per dag maximaal €40 (160 * 0,25) aan reiskostenvergoeding ontvangen. Echter ontvangt de medewerker €25 (100 * 0,25). Het verschil, €15,00 per dag, mag gebruikt worden om het belaste deel van de zakelijke kilometers (€0,02) onbelast te vergoeden. 
Stel dat de medewerker uit de bovenstaande situatie 20 keer per maand naar kantoor komt. Dan mag er op per maand €300 (20 * 15) extra aan reiskosten onbelast vergoed worden. Het belaste deel van €40 mag dus onbelast vergoed worden.

Hoe pas ik dit toe in Humanwave?
Als de zakelijke kilometers (of een deel hiervan) gesaldeerd moeten worden, kun je dit als volgt in Humanwave zetten.
Let op: Het declareren van reiskosten wordt hier niet uitgelegd, dit kun je vinden in deze helpfile.

Stap 1
De medewerker declareert de zakelijke kilometers tegen €0,25, zoals deze dit normaal ook doet. Het overstijgende deel wordt in stap 2 als nieuwe afspraak toegevoegd.

Stap 2
Ga naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker en klik op 'Afspraak toevoegen'
Selecteer hier 'Netto-vergoeding'

Stap 3
Vul de Datum in
Vul bij 'Aantal' het aantal kilometers in en bij 'Bedrag' het belaste deel van de reiskostenvergoeding in
Vul bij de omschrijving 'Saldering reiskosten' in (dit wordt op de loonstrook weergeven)Klik op 'bewaar' om op te slaan

De saldering is nu toegevoegd.

Wil je meer weten over reiskosten?

  1. Moet ik de reiskosten aanpassen wanneer mijn medewerker meer of minder gaat werken?
  2. Inrichten reiskostenvergoeding voor de WKRHoe kan ik brutoloon uitruilen tegen fiscale ruimte woon-werk


    • Related Articles

    • Hoe kan ik brutoloon uitruilen tegen fiscale ruimte woon-werk?

      Veel bedrijven kennen een regeling voor het vergoeden van het woon-werkverkeer. Sommige bedrijven vergoeden minder per kilometer dan het maximaal onbelaste tarief of er wordt maar tot X aantal kilometer enkele reis vergoed. Hierdoor ontstaat fiscale ...

    • Hoe voer ik een salariswijziging door in de huidige of een toekomstige periode?

      Een salariswijziging voor de te verlonen maand of in de toekomst voer je als volgt door: Stap 1 Je gaat naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker. Stap 2 Op de tab afspraken ga je op het potlood achter salaris staan. Stap 3 Kies voor ...

    • Hoe groot is de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR)?

      Jaarlijks wordt de grootte van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) bepaald. In de basis wordt de fiscale waarde van de vrije ruimte bepaald als percentage van de totale loonsom voor loonbelasting in één jaar. De vrije ruimte kun je ...

    • Hoe pas ik de standaardinstellingen voor reiskosten aan?

      Wanneer een medewerker of stagiair recht heeft op een kilometervergoeding, wil je dat het systeem rekent met het juiste bedrag per kilometer. Hoewel CAO's vaak richtlijnen geven voor maandelijkse vergoedingen, kan het voorkomen dat je de ...

    • Inrichten onkostendeclaratie - kilometers voor de WKR

      Wanneer je het component 'Onkostendeclaratie - Kilometers' aanpast, zijn de volgende velden van belang: Debet onbelast: De grootboekrekening die gebruikt wordt om het onbelaste gedeelte op te boeken Debet belast: De grootboekrekening die gebruikt ...