Instructie voor het afsluiten van het loonjaar 2021

Instructie voor het afsluiten van het loonjaar

Wij hebben deze handige instructie gemaakt om het loonjaar 2023 af te sluiten aan de hand van 6 stappen. Wanneer je deze stappen zorgvuldig volgt, kan er niets fout gaan en kan je daarna moeiteloos het loonjaar 2024 openen en gaan verlonen.

Belangrijk: Het afsluiten van het loonjaar moet bedrijf voor bedrijf plaatsvinden wanneer er meerdere bedrijven in 1 organisatie verwerkt zijn. Wees hier super zorgvuldig op.

Deze helpfile is opgedeeld in de volgende stappen: 
  1. Controle vooraf;
  2. Controle van de jaarstukken;
    1. Stap 1: De loonjournaalposten
    2. Stap 2: Loonaangiften vs loonjournaalposten
    3. Stap 3: Verzamelloonstaat vs verzameljournaalpost
    4. Stap 4: Verzamelpremieloonstaat vs verzameljournaalpost
  3. Jaaropgaven;
    1. Stap 5: Jaaropgaven genereren voor de medewerkers;
    2. Stap 6: Jaaropgaven definitief maken en versturen.

Controle vooraf
Je kan de jaarafsluiting pas doen na de verloning van december 2023. Controleer dus eerst of december 2023 verloond is en of de loonaangifte van december 2023 verstuurd is. Ga hiervoor naar het Salaris menu en vervolgens naar het tabblad 'Loonaangifte'. Hier kan je zien of de aangifte voor periode 12 aanwezig is en of de status al op goedgekeurd staat.

Als dit het geval is, kan je beginnen met de jaarafsluiting.

Controle van de jaarstukken
Heel belangrijk! Het afsluiten van het loonjaar moet voor ieder afzonderlijk bedrijf gedaan worden. Staan er binnen een organisatie meerdere BV's dan moet er per BV afgesloten worden.

Tip van Humanwave: Werk met twee beeldschermen wanneer dit mogelijk is. Kan dit niet, dan raden we je aan om meerdere tabbladen te openen en vanuit hier te werken. 

Stap 1: Loonjournaalposten
Ga op organisatie niveau naar 'Rapporten' en open 'Journaalposten' onder het kopje 'Financieel'


Controleer hier, nogmaals, of er meerdere bedrijven zijn waar de jaarafsluiting voor gedaan dient te worden. Als dit het geval is, volg de komende stappen dan voor elk bedrijf afzonderlijk.
  1. Selecteer het juiste bedrijf
  2. Type journaalpost: Salaris
  3. Periode: januari 2023 tot december 2023
  4. Groeperen op: 'Berekening'
  5. Kies 'Verversen';
Of sla de totaaljournaalpost direct op onder de Documenten, door op het blauwe exporteer icoontje te klikken. 



Controleer of de journaalpost in balans is door de twee dik gedrukte bedragen onderin met elkaar te vergelijken. Deze moeten gelijk zijn:



Wanneer er een verschil tussen beide bedragen zit, kijk dan per maand welke maand niet in balans is. Wanneer bekend is in welke maand de discrepantie zit, kan je contact met ons  opnemen (via help@humanwave.nl ) zodat we kunnen kijken hoe dit opgelost kan worden. 

Zijn de bedragen gelijk? Dan kan je doorgaan met de volgende stappen. 

Let op: Laat de totaaljournaalposten open staan voor de vergelijking met andere rapportages.

Stap 2: Loonaangifte vs Loonjournaalposten
Open het rapport 'Loonaangiften' onder het kopje 'Salaris'



Selecteer het jaar 2023 en juiste bedrijf en klik op 'Verversen'

Loonaangiften:


Controleer vervolgens alle premies vanuit de loonaangiften overeenkomen met de loonjournaalpost. 

Loonjournaalpost:


Per premie mag er een maximaal verschil van 12 euro zijn (Waarbij de loonaangifte lager is dan de loonjournaalpost, omdat er in het voordeel van de werkgever afgerond mag worden). 
Let op: Hierbij is een uitzondering, namelijk de WW-AWF premie. Deze is namelijk opgesplitst in hoge en lage WW. Daarom mag deze 24 euro afwijken.  

WBSO subsidie?
Let op: bij de controle van de ingehouden loonbelasting (regel 3) pak je de regel zonder de afdracht WBSO (regel 4). Indien er WBSO is toegepast, controleer met behulp van de WBSO beschikkingen of het totaal aan WBSO subsidie is toegepast.


Stap 3: Premieloonstaat vs Loonjournaalposten
Na de controle tussen de loonaangiften en de loonjournaalpost, kan je controleren of de loonjournaalpost en premies ook aan elkaar gelijk zijn. Dit doe je als volgt:
Open het rapport 'Premieloonstaat'


Stel de filters vervolgens in als in onderstaande afbeelding staat aangegeven en klik op 'Verversen'. 
Premieloonstaat:


Controleer vervolgens of alle premies overeenkomen met de loonjournaalpost

Loonjournaalpost:


De premies moeten één op één overeenkomen met elkaar. 
Sinds 1 januari 2020 met de invoering van de WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans) worden in de premieloonstaat 4 typen WW/AWF onderscheiden: WW-laag, WW-hoog, WW-uitkering en WW-herzien. De som van deze drie moet overeenkomen met de WW-AWF werkgeverspremie op de loonjournaalpost. 
  1. Exporteer met het blauwe icoontje het rapport zodat deze in de organisatie documenten komt te staan.
  2. Exporteer met het groene X-icoontje om het rapport te exporteren naar Excel.
Wanneer je de melding krijgt dat het rapport niet kan worden gegenereerd, kan je op het blauwe icoontje klikken zodat het rapport dan bij de organisatie documenten komt te staan. 

Stap 4: Loonstaat vs Loonjournaalposten
Open het rapport 'Loonstaat'


Zet de filters in dit rapport hetzelfde als je gedaan heeft bij het rapport Premieloonstaat en klik op 'Verversen':

Loonstaat:



Vergelijk in dit rapport de ingehouden loonheffing met de ingehouden loonheffing dat weergegeven wordt in het rapport 'Journaalposten'

Loonjournaalpost:


Houd het rapport 'Loonstaat' open, deze heb je nodig voor voor de controles van de jaaropgaven.

Alles ok?
Indien de vergelijking van de journaalpost met bovengenoemde drie rapporten GEEN verschillen oplevert dan is het loonjaar 2023 consistent. 
Levert de bovenstaande vergelijking wel verschillen op: ga dan na in welke maand dit verschil zich bevind. Wanneer bekend is in welke maand de discrepantie zit, kan je contact met ons via help@humanwave.nl opnemen zodat we kunnen kijken hoe dit opgelost kan worden.

Je kan nu doorgaan met het genereren van de jaaropgaven.

Stap 5: Jaaropgaven genereren voor de medewerkers
Ga naar het menu 'Rapporten' en kies voor het rapport 'Jaaropgaaf voor medewerker'.


Kies na het openen van het rapport voor het type 'Controle' en klik vervolgens op 'Genereer rapport'. Het rapport zal in de organisatie documenten verschijnen wanneer deze klaar is. 



Controleer steekproefsgewijs enkele medewerkers. Vergelijk onderstaande zaken uit de jaaropgaaf met de gegevens in de premieloonstaat:
  1. Loon voor loonheffing
  2. Ingehouden loonheffing
  3. Verrekende arbeidskorting
Als deze gegevens overeenkomen, kunnen de jaaropgaven definitief gedraaid worden. Kies hiervoor voor het type 'Definitief' ipv 'Controle'.



Controleer bij een enkele medewerker of de jaaropgaaf in de documentatie van de medewerker staat. Ga hiervoor naar een medewerker en klik in het linkermenu op 'Documenten'. Hier moet de jaaropgaaf vervolgens zichtbaar worden in de lijst met documenten. 

Stap 6: Jaaropgaven definitief maken en versturen
De jaaropgaven moeten door het bedrijf nog worden gestuurd naar de medewerkers die afgelopen jaar uit dienst zijn gegaan mochten deze niet direct bij uitdiensttreding meegegeven zijn. Om een overzicht te krijgen welke medewerkers allemaal uit dienst zijn getreden, kan je het rapport 'Medewerkers uit dienst' draaien. De mensen die de jaaropgaaf nog moeten krijgen kan je vervolgens de jaaropgaaf mailen.

Het zit erop, het loonjaar 2023 is afgesloten en de jaaropgaven zijn netjes verstuurd. 

Loonjaar 2024
Je kan nu verder gaan met de acties om te kunnen verlonen in 2024. 

    • Related Articles

    • Hoe het loonjaar 2025 openen?

      Boven in het scherm vind je een banner met de tekst 'Open loonjaar'. Wanneer je op de banner klikt, krijg je rechts een pop-up te zien. Hier krijg je per bedrijf een aantal controles te zien voordat je het loonjaar 2025 kunt openen. Belangrijk: het ...

    • Wat doen om het loonjaar 2025 te openen?

      Voordat je het loonjaar opent, is een goede voorbereiding belangrijk. In deze helpfile lees je de belangrijke stappen waaraan je moet denken bij het openen van het nieuwe loonjaar. 1. Het loonjaar 2024 is volledig afgesloten Wees er zeker van dat het ...

    • Hoe maak ik de jaaropgaven aan voor medewerkers?

      Je bent verplicht elke medewerker na afloop van het loonjaar van een jaaropgave te voorzien. Wij adviseren je om de jaaropgaven te genereren wanneer alle verloningen gedaan zijn voor het desbetreffende loonjaar en alle loonaangiften verstuurd zijn ...

    • Openen nieuw loonjaar | wat gebeurt er en wat moet je controleren?

      Tijdens het openen van het nieuwe loonjaar bereiden wij de salarisadministratie voor op het loonjaar van het volgende jaar en vinden de volgende acties plaats: 1. Het bijzonder tarief percentage wordt bepaald op basis van wat de medewerker in het ...

    • Het aanleveren van de salaris jaarstukken voor de accountant/boekhouder

      Voor het samenstellen van het jaarwerk heeft de accountant/boekhouder diverse jaarstukken en gegevens nodig die uit de salarisadministratie moeten komen. Alle stukken die worden gevraagd kun je heel eenvoudig uit Humanwave halen. Deze kun je ...