Nooit meer iets vergeten met herinneringen

Nooit meer iets vergeten met herinneringen

Laat Humanwave voor je werken. Met de herinneringen geef je precies aan welke herinneringen je wilt ontvangen voor bijvoorbeeld, verjaardagen, aflopende contracten en documenten. Je ontvangt zowel in Humanwave als een e-mail een notificatie (afhankelijk van de persoonlijke voorkeuren). In deze helpfile hebben we alles rondom de herinneringen in Humanwave op een rijtje gezet. 

Welke herinneringen staan al in Humanwave?
Wanneer je start met Humanwave staan de volgende herinneringen met notificaties al standaard in Humanwave. 
 Type
 Ontvanger
 Wanneer
 Verjaardag
 Manager
 Op de dag zelf
 Contract eindigt
 HR Manager
 1 maand van te voren
 1 week van te voren

 HR Manager 
 1 week van te voren
 1 dag van te voren
 Document [ Identificatie / Overeenkomst ] verloopt
 HR Manager
 1 maand van te voren
 Certificaat verloopt
 HR Manager
 1 maand van te voren
 Poortwachter notificaties 
 HR Manager
 Vanaf datum ziekmelding: In week 2, 6, 8, 14, 20, 26, 32, 38, 42, 44, 50, 52, 56, 62, 68, 74, 80, 86, 91, 97.
Bij 2 jaar ziek.

Hoe stel ik een herinnering in?

Wanneer je de herinneringen wilt uitbreiden, kun je zelf mogelijkheden toevoegen. Ga naar de algemene instellingen van de organisatie en klik door naar het tabblad 'Herinneringen'.
Er staan standaard een aantal herinneringen ingeladen wanneer je start met Humanwave. Deze kun je uitbreiden of verrijken met acties.  

Klik op het plusteken om een herinnering toe te voegen:



Ook is het mogelijk om aan deze herinneringsmail een actie toe te voegen. Elke herinnering heeft een 'actie'-veld. Hierin kun je aangeven wat er gedaan moet worden bij welke herinnering. Bijvoorbeeld wat er allemaal gedaan moet worden wanneer een contract afloopt, zoals het inplannen van een beoordelingsgesprek.

Wil je een herinnering naar twee of meerdere gebruikers sturen, bijvoorbeeld de manager en de HR manager? Maak de herinnering dan twee keer aan.

Welke type herinneringen zijn er? 
Je kunt herinneringen instellen rondom verschillende data van de medewerker. In de onderstaande tabel zie je welke type herinneringen er zijn en op welke datum in het systeem de herinnering afgaat. 

 Type herinnering:
 Datum in Humanwave
 Verjaardag
 Aangegeven geboortedatum in persoonsgegevens van de medewerker.
 Pensioen
 Wanneer een medewerker de pensioengerechtigde  leeftijd bereikt: 66 jaar en 4 maanden (2021).
 In dienst
 Dit is de ingangsdatum van het eerste contract van een medewerker.
 Contract eindigt
 Dit is de einddatum van het contract.
 Proeftijd eindigt
 Dit is de aangegeven datum bij het veld einde proeftijd in het contract van de medewerker. 
 Document verloopt
 De vervaldatum die aan een document is gehangen. 
 Openstaande ziekmelding
 Hier staan standaard herinneringen voor de Wet Verbetering Poortwachter. De datum gaan op de eerste dag van de ziekmelding.
 Zwangerschapsverlof
 De ingangsdatum van het zwangerschapsverlof
Ouderschapsverlof 
 De ingangsdatum van het ouderschapsverlof 
 Bedrijfsmiddel in gebruik geven 
 De datum dat het bedrijfsmiddel wordt toegewezen aan een medewerker
 Bedrijfsmiddel inleveren 
 De einddatum van de toewijzing van het bedrijfsmiddel aan een medewerker
 Certificaat verloopt
 De vervaldatum die aan een opleiding of cursus is gehangen. 

Wie kunnen er allemaal een notificatie van een herinnering ontvangen?
  1. HR Manager: De gebruiker met de rol Supervisor of HR Manager in de organisatie. 
  2. Manager: De manager van de medewerker bij wie er een herinnering wordt gesignaleerd.
  3. Geselecteerde medewerker: Een geselecteerde medewerker ontvangt de notificaties van de herinnering.
  4. Alle medewerkers: Dit zijn alle interne medewerkers van de organisatie (exclusief ZZP'ers en gedetacheerden).
  5. Iedereen: Dit zijn alle betrokkenen van de organisatie, dus inclusief externe medewerkers zoals ZZP'ers, gedetacheerden en uitzendkrachten.
Op zoek naar voorbeelden hoe je bepaalde herinneringen kunt instellen? Lees dan in de onderstaande helpfiles verder:
  1. Nooit meer een jubileum vergeten: Herinnering instellen bij jubilaris
  2. Alle acties bij langdurige ziekte: Wet Verbetering Poortwachter | Acties
  3. Het dossier onderhouden na uitdiensttreding: Bewaartermijnen AVG



    • Related Articles

    • Wet Verbetering Poortwachter | Acties

      Wanneer een medewerker langdurig ziek is wil je niet achter de feiten aan lopen. In Humanwave staan de standaard notificaties op de momenten waarop je actie moet ondernemen wanneer er een openstaande ziekmelding is. Maar welke actie moet er wanneer ...
    • Herinneringen instellen bij jubilarissen

      Wanneer mensen voor een lange tijd bij je in dienst zijn, is het vaak gebruikelijk om hier aandacht aan te schenken. Binnen Humanwave is er een rapport 'Jubileumlijst' beschikbaar waarop aan de hand van het aantal hele dienstjaren de jubilarissen ...
    • Moet ik de reiskosten aanpassen wanneer mijn medewerker meer of minder gaat werken?

      Wanneer je medewerker een dag meer of minder gaat werken en je de maandelijkse reiskosten hebt gebaseerd op het aantal werkdagen in de week, dan moet je de reiskostenvergoeding handmatig aanpassen. Dit geld voor alle onkostenvergoedingen die ...
    • Hoe wijzig ik het fte van een medewerker indien de medewerker meer of minder gaat werken?

      Het fte van een medewerker kan je in het contract wijzigen wanneer een medewerker gaat de medewerker meer of minder uren per week gaat werken. Hier hoef je niet direct een nieuw contract voor aan te maken. Wijzigt het fte wel tegelijkertijd met de ...
    • Beginnen met Humanwave - De eerste stappen

      Deze handleiding is opgebouwd uit verschillende stappen. Wanneer je deze stappen hebt doorlopen, is de organisatie volledig ingericht.  Bij de verschillende stappen kun je op de titel doorklikken naar de bijbehorende helpfiles.  Stap 1 : De eerste ...