Als werkgever ben je verplicht om een personeelsdossier bij te houden voor elke medewerker. Het aantal documenten dat je moet beheren kan echter flink oplopen. Daarnaast heb je te maken met zaken als bewaartermijnen, de AVG-wet en er kunnen plotseling gegevens worden opgevraagd voor een inspectie. Hoe beheer je al deze bestanden op een goede manier zodat je overzicht behoud en benodigde bestanden weer snel terug kunt vinden?
Welke gegevens leg je vast in het personeelsdossier?
In het personeelsdossier houd je allereerst de administratieve en fiscale gegevens bij. Daarnaast leg je ook gegevens vast rondom het functioneren van de medewerker. Deze gegevens kun je gebruiken bij het monitoren van de ontwikkeling van de medewerker, of eventueel inzetten bij een ontslagprocedure als dat nodig is.
Let op, het ontbreken van de juiste documenten kan bij een controle door de Belastingdienst of het UWV flinke boetes opleveren. Daarom moet je de volgende gegevens verplicht vastleggen:
- Persoonsgegevens
- Het arbeidscontract, en eventuele aanvullingen daarop, zoals salarisaanpassing
- De opgaaf van gegevens voor de loonheffingen (loonbelastingverklaring)
- De kopie van het identiteitsbewijs of paspoort
- Verlof- en ziektestaten
- Leerwerkovereenkomsten op grond van de beroepsbegeleidende leerweg (BBL)
- De loonstroken
- Indien van toepassing: werkvergunning buitenlandse medewerkers
- Indien van toepassing: een doelgroepverklaring
- Indien van toepassing: Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Wat leg je nog meer vast in het personeelsdossier?
- Sollicitatiebrief en CV
- Functiebeschrijvingen en functieprofiel
- Verslagen van functionerings- / beoordelingsgesprekken
- Documentatie over de pensioenregeling
- Bruikleenovereenkomsten / gebruikersovereenkomsten
- Brieven met bonusdoelstellingen en de toekenning daarvan
- Getekend personeelshandboek
- Kopieën van diploma’s
- Getuigschriften
- Uitzend- en of detacheringsovereenkomsten
- Zwangerschapsverklaring
- UWV correspondentie (langdurige arbeidsongeschiktheid)
Let op, het is niet toegestaan om medische gegevens te bewaren in het personeelsdossier. Ook gegevens rondom godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras en seksuele geaardheid mogen niet vastgelegd worden.
Handig beheren en bewaren
Bij het opslaan van de documenten op de computer of online is het belangrijk dat je de bestanden ook weer gemakkelijk kunt terugvinden én dat je weet wat er in je bestand zit. Als je meerdere personeelsdossiers beheert dan gaat het soms wel om honderden bestanden! Vind dan maar eens dat ene contract terug, als de helft van je bestanden Scan 1, Scan 2 en Scan 3 heet. Als je de documenten geen logische namen hebt gegeven dan moet je eerst alle bestanden openen voor je hebt gevonden waar je naar zocht. Dit is erg tijdrovend en onnodig als je vanaf de start je bestanden een naam geeft waarin je in één oogopslag kan zien wat het is.
Hieronder zie je een aantal voorbeelden:
- Template: Jaar_maand_Voornaam Achternaam_Wat is het
Bijvoorbeeld: 2019_12_Piet Jansen_1e contract bepaalde tijd (6 maanden)
Wanneer je het op deze manier opslaat zie je dat het bestand in december in 2019 is aangemaakt. Dat het om de werknemer Piet Jansen gaat en dat dit het 1e contract is voor 6 maanden. Je ziet zo ook meteen dat zijn contract waarschijnlijk op 31 mei afloopt.
Als het contract van Piet wordt verlengd, dan kun je het personeelsdossier uitbreiden met een van de volgende bestanden:
- 2020_06_Piet Jansen_2e contract bepaalde tijd (1 jaar)
- 2021_06_Piet Jansen_Onbepaalde tijd
Hieronder nog een paar voorbeelden van de verplichte documenten die je moet bewaren:
- 2019_12_Piet Jansen_Paspoort Voorkant (en achterkant)
- 2019_12_Piet Jansen_Loonbelastingverklaring formulier (ja)
- 2021_06_Piet Jansen_Onbepaalde tijd
- 2019_12_Piet Jansen_Doelgroepverklaring oudere werknemer
- 2019_12_Piet Jansen_BBL Overeenkomst
- 2019_12_Piet Jansen_Loonstrook
Daarnaast zijn de volgende zaken ook belangrijk om te registreren:
- 2019_12_Piet Jansen_Sollicitatiebrief
- 2019_12_Piet Jansen_CV
- 2019_12_Piet Jansen_Gebruiksovereenkomst laptop
- 2019_12_Piet Jansen_Functieomschrijving
- 2019_12_Piet Jansen_Addendum Contract (geldig tot xx-xx-20xx)
- 2019_12_Piet Jansen_Diploma’s
- 2019_12_Petra Jansen_Zwangerschapsverklaring
Als er een auto van de zaak bijkomt in het personeelsdossier, dan kun je dit als volgt vastleggen:
- 2020_07_Piet Jansen_Rijbewijs
- 2020_07_Piet Jansen_Lease contract
- 2020_07_Piet Jansen_Voorwaarden privé gebruik
Soms zijn de bestanden niet aan de medewerker te koppelen, maar zijn deze op werkgeversniveau zoals:
- 2020_2021_CAO_Houtbewerking
- 2020_Humanwave_Personeelshandboek
AVG-wetgeving
In het kader van de AVG-wet moeten documenten in het personeelsdossier goed beveiligd zijn, zodat ze niet kwijtraken of ingezien kunnen worden door onbevoegden. Je kunt het dossier lokaal op een bedrijfscomputer opslaan maar ook online. Ongeacht voor welke manier je kiest, de privacy en veiligheid moeten gewaarborgd zijn. Wanneer je de personeelsdossiers online in Humanwave bewaard dan weet je zeker dat ze goed beveiligd zijn. Daarnaast kan de medewerker via Humanwave ook gemakkelijk zelf het volledige dossier inzien. Het is wettelijk vastgelegd dat een medewerker hier recht op heeft.
Bewaarplicht
Voor de gegevens uit het personeelsdossier gelden verschillende bewaartermijnen. Gegevens die direct al niet meer nodig zijn na de beëindiging van het arbeidscontract moeten meteen vernietigd worden. Dit zijn documenten zoals beoordelingsverslagen en vakantiedagen. Voor andere gegevens gelden de volgende bewaartermijnen, vanaf de datum dat de medewerker niet meer in dienst is:
- Minimaal 7 jaar: gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn
- Minmaal 5 jaar: loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs
- Minimaal 2 jaar: alle overige informatie