Hoe ziet het Full Service Proces eruit?
Wanneer je je salarisadministratie hebt uitbesteed aan Humanwave dan betekent dit een verloning met meer inzicht en controle. In het Full Service Proces zal je optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en definitieve bestanden worden niet meer uitgewisseld via de e-mail maar zijn eenvoudig op één plek terug te vinden. Zo is er 24/7 inzicht in alle HR- en salarisgegevens.
Het Full Service Proces wordt in 5 stappen doorlopen aan de hand van ons IMCAV model.
- Inventariseren - Voorbereiden van de loonperiode
- Muteren - Klaarzetten van de loonperiode
- Controleren
- Afhandelen - De loonperiode wordt definitief gemaakt
- Verantwoorden - Naar juiste instanties zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst
Stap 1: Inventariseren - Voorbereiden van de loonperiode
Een goede voorbereiding is het halve werk en daarom raden wij je van harte aan om goed notie te nemen van de schermen onder "Nog te doen".
1A. Verzoeken goedkeuren
Om ervoor te zorgen dat je niets vergeet, adviseren wij je eerst alle openstaande verzoeken in het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Verzoeken’ goed te keuren, te bewerken of af te wijzen.
Om ervoor te zorgen dat je niets vergeet, adviseren wij je eerst alle openstaande verzoeken in het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Verzoeken’ goed te keuren, te bewerken of af te wijzen.
In dit tabblad zie je verzoeken van verlof, overwerk en flex plannen terug. Het kan ook zijn dat collega’s deze verzoeken moeten goedkeuren. Wijs ze tijdig op het nemen van actie.
1B. Declaraties doorzetten
Controleer of alle declaraties die via het salaris uitbetaald moeten worden zijn doorgezet.
Controleer of alle declaraties die via het salaris uitbetaald moeten worden zijn doorgezet.
Via het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Declaraties’ kun je de declaraties goedkeuren, bewerken of afwijzen. Het kan ook zijn dat collega’s declaraties moeten goedkeuren. Wijs ze op het nemen van actie.
1C. Ziekmeldingen
Zijn er medewerkers ziek geweest en moet er een inhouding plaatsvinden, dan kan je deze inhouding realiseren in het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Ziek deze maand’.
Zijn er medewerkers ziek geweest en moet er een inhouding plaatsvinden, dan kan je deze inhouding realiseren in het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Ziek deze maand’.
1D. Afhandelen uren
Wanneer je werkt met de tijdregistratie, of de planning afhandelt tegen contracturen, dan dien je eerst alle nog niet afgehandelde weken af te handelen. Jij of een collega doet dit door naar het tabblad ‘Planning’ te gaan en te kiezen voor het kopje ‘Afhandelen’. Controleer via het rapport 'Afhandelen uren' of alle weken netjes zijn afgehandeld. De laatste kolom ‘Verschil’ in het rapport moet altijd 00.00 zijn tenzij er een verklaring voor is. Je hebt de mogelijkheid om ervoor te kiezen alleen de verschillen in dit rapport te tonen, en als er geen zijn, ben je klaar om verder te gaan!
Wanneer je werkt met de tijdregistratie, of de planning afhandelt tegen contracturen, dan dien je eerst alle nog niet afgehandelde weken af te handelen. Jij of een collega doet dit door naar het tabblad ‘Planning’ te gaan en te kiezen voor het kopje ‘Afhandelen’. Controleer via het rapport 'Afhandelen uren' of alle weken netjes zijn afgehandeld. De laatste kolom ‘Verschil’ in het rapport moet altijd 00.00 zijn tenzij er een verklaring voor is. Je hebt de mogelijkheid om ervoor te kiezen alleen de verschillen in dit rapport te tonen, en als er geen zijn, ben je klaar om verder te gaan!
1E. Wijzigingen rondom de arbeidsrelatie
Wanneer je HR-gerelateerde wijzigingen hebt, zoals een fte wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden dan kan je deze onder Stap 2 in orde maken of aanpassen in de arbeidsrelatie van de medewerker(s).
Wanneer je HR-gerelateerde wijzigingen hebt, zoals een fte wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden dan kan je deze onder Stap 2 in orde maken of aanpassen in de arbeidsrelatie van de medewerker(s).
1F. Geen mutaties
Je hebt GEEN mutaties deze loonperiode; er zijn geen veranderingen ten opzichte van de vorige maand? Lees dan snel verder.
Je hebt GEEN mutaties deze loonperiode; er zijn geen veranderingen ten opzichte van de vorige maand? Lees dan snel verder.
Stap 2: Muteren - Klaarzetten van de loonperiode
De volgende belangrijke stap is door naar het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Salaris’ te gaan.
Selecteer de organisatie en loonperiode waarvoor je de mutaties voor de maand/loonperiode wilt invoeren en klik op de groene button ‘Rapporteer de salarismutaties <periode> - <jaar>’.
Om je niets te laten vergeten en alle mutaties in één keer goed aan te leveren hoef je slechts de stappen van 'contracten' naar 'vinkje' stuk voor stuk te doorlopen. In de laatste stap 'het vinkje' kun je de loonperiode versturen naar de Salaris Experts.
Lees hier wat je in de verschillende schermen kunt zien of wijzigen:
- Contracten
- Planning
- Verlof en verzuim
- Declaraties
- Wijzigingen
- Mutaties
- Overzicht
Belangrijk:
Wanneer je HR-gerelateerde wijzigingen hebt, zoals een fte wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden, dan kun je deze invoeren in de arbeidsrelatie van de desbetreffende medewerker of invoeren in de juiste maand/loonperiode in ‘Nog te doen > Salaris’ onder de 'Wijzigingen'.
Het komt vaak voor dat er in de maand die moet worden verloond al zaken of salarismutaties zijn die jou opvallen of de aandacht van onze Salaris Experts nodig hebben op het moment van salarisverwerking. Deze zaken of salarismutaties kun je gedurende de maand al noteren in het daarvoor bestemde veld “notities” en vervolgens op bewaren te klikken!
Misschien moet je wel 3 of 4 keer een notitie maken om volledig te zijn voor deze maand. Doe dit zo vaak als nodig is! Het grote voordeel is dat je niets vergeet en dat je direct alles op een plek inzichtelijk hebt.
Zijn er salarismutaties die gedeeld moeten worden via (een) Excel bestand(en)? Deze kunnen allemaal worden opgeslagen onder de documenten in de organisatie. Laat ons weten in de notities dat ze zijn geüpload en we zullen ervoor zorgen dat ze worden verwerkt voor de salarisverwerking!
Heb je helemaal geen salaris mutaties deze maand/loonperiode, dan ga je direct naar het laatste tabblad 'het vinkje'. Je vult de betalingsdatum in en klikt daarna op 'Verstuur'.
Onze Salaris Experts kunnen pas aan het werk zodra je in het laatste tabje de betalingsdatum van de maand/loonperiode hebt ingevuld en op verstuur hebt geklikt.
Stap 3: Controleren
3A. Onze Salaris Experts gaan aan het werk
Wij zijn nu aan zet en gaan met de maand/loonperiode aan de slag. Je moet rekening houden met een verwerkingstijd van minimaal 3 werkdagen door onze Salaris Experts.
Wij zullen diverse checks plegen, controles uitoefenen en mogelijk wijzigingen/mutaties doorvoeren. Na deze acties te hebben gedaan, maken wij de concept loonstroken aan. Via een e-mail informeren wij je dat de concept loonstroken en de vergelijking met vorige maand ter controle klaar staan. Je hoeft slechts op de link in de e-mail te klikken.
Je kunt de concept loonstroken ook terug vinden onder ‘Nog te doen > Salaris’ onder het symbool van de duim.
3B. Controleren van de conceptstroken
Nadat je op de link hebt geklikt, kun je de concept loonstroken controleren.
Er kunnen zich nu 2 situaties voordoen:
- Een Afwijzing: de concept loonstroken zijn nog niet akkoord. Zodra je op ‘Afwijzen’ klikt, wordt er een nieuw mutatie formulier aangemaakt. Geef hierin aan welke wijzigingen nog moeten worden doorgevoerd en verstuur daarna het formulier.
En nu? Onze Salaris Experts maken nieuwe concept loonstroken en je ontvangt een nieuw rapport ‘vergelijk salarisperioden’. - De Goedkeuring: de concept loonstroken zijn in orde. Wanneer je op ‘Goedkeuren’ klikt, wordt er een melding verstuurd naar onze Salaris Experts. Zodra de definitieve bestanden gereed zijn, ontvang je opnieuw een e-mail.
Je kan in beide gevallen een aanvullende reactie meesturen. Let op dat je eerst de reactie invult voordat je afwijst of goedkeurt.
Stap 4: Afhandelen - De loonperiode wordt definitief gemaakt
Je hebt de concept loonstroken goedgekeurd.
De Salaris Expert maakt de maand/loonperiode definitief. Nadat de bestanden definitief zijn gemaakt, ontvang je nog een e-mail met een link. Je hoeft slechts op de link in de e-mail te klikken. Je vindt de loonstroken, loonaangifte, journaalpost en betaalbestanden (medewerkers en belastingdienst) ook op één plek terug onder ‘Nog te doen > Salaris’ onder het symbool van de duim.
Stap 5: Verantwoorden
Onze Salaris Experts sturen de loonaangifte door naar de belastingdienst.
Wanneer je iedere maand de stappen zorgvuldig doorloopt dan kan er niets fout gaan. Wij staan met veel plezier voor je klaar.
Related Articles
Beste advies wat wij je kunnen geven (Humanwave HR + Full Service)
De HR- en Salarisadministratie kenmerkt zich door veranderingen en mutaties die niet dagelijks plaatsvinden. Routine krijgen in zaken die niet veel voorkomen is daarom best lastig. Hoe zorg je er dan voor dat je 100% weet wat je doet in Humanwave en ...Hoe zit het Full Service proces in elkaar?
Het proces van het digitale formulier ziet er als volgt uit: Jouw werkzaamheden Je maakt het formulier aan; Je word begeleid in het controleren: Zijn de gegevens rondom contractverleningen, nieuwe medewerkers en medewerkers die uit dienst gaan ...Bitcare Integratie | De salarisverwerking
In deze workflow wordt de integratie rondom de salarisverwerking tussen Humanwave en Bitcare uitgelegd. Belangrijk is dat je je bewust bent van het volgende: Alle HR / personeel-gerelateerde zaken komen uit Humanwave, denk bijvoorbeeld aan nieuwe ...Beste advies wat wij je kunnen geven (Humanwave HR + Salaris module)
De HR- en Salarisadministratie kenmerkt zich door veranderingen en mutaties die niet dagelijks plaatsvinden. Routine krijgen in zaken die niet veel voorkomen is daarom best lastig. Hoe zorg je er dan voor dat je 100% weet wat je doet in Humanwave en ...Tips & Tricks | Optimaal met Humanwave werken
Ben je nog onbekend met Humanwave, maar mag jij het binnen jouw organisatie gaan regelen? Of zijn jullie pas net begonnen met Humanwave? Dan ben je waarschijnlijk opzoek naar een paar handvaten. In deze helpfile hebben wij allerlei tips en tricks ...