Hoe ziet het Full Service Proces eruit? - Humanwave

Hoe ziet het Full Service Proces eruit?

Wanneer je je salarisadministratie hebt uitbesteed aan Humanwave dan betekent dit een verloning met meer inzicht en controle. In het Full Service Proces zal je optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en definitieve bestanden worden niet meer uitgewisseld via de e-mail maar zijn eenvoudig op één plek terug te vinden. Zo is er 24/7 inzicht in alle HR- en salarisgegevens.

Het Full Service Proces wordt in 5 stappen doorlopen aan de hand van ons IMCAV model.
  1. Inventariseren - Voorbereiden van de loonperiode
  2. Muteren - Klaarzetten van de loonperiode
  3. Controleren
  4. Afhandelen - De loonperiode wordt definitief gemaakt
  5. Verantwoorden - Naar juiste instanties


Stap 1: Inventariseren - Voorbereiden van de loonperiode
Een goede voorbereiding is het halve werk en daarom raden wij je van harte aan om goed notie te nemen van de schermen onder "Nog te doen".

1A. Verzoeken goedkeuren
Om ervoor te zorgen dat je niets vergeet, adviseren wij je eerst alle openstaande verzoeken in het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Verzoeken’ goed te keuren, te bewerken of af te wijzen. 
In dit tabblad zie je verzoeken van verlof, overwerk en flex-plannen terug. Het kan ook zijn dat collega’s deze verzoeken moeten goedkeuren. Wijs ze op het nemen van actie.





1B. Declaraties doorzetten
Controleer of alle declaraties die via het salaris uitbetaald moeten worden zijn doorgezet. 
Via het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Declaraties’ kun je de declaraties goedkeuren, bewerken of afwijzen. Het kan ook zijn dat collega’s declaraties moeten goedkeuren. Wijs ze op het nemen van actie.



1C. Ziekmeldingen 
Zijn er medewerkers ziek geweest en moet er een inhouding plaatsvinden, dan kan je deze inhouding realiseren in het tabblad ‘Nog te doen’ >  ‘Ziek deze maand’.




1D. Afhandelen uren
Wanneer je werkt met de tijdregistratie, of de planning afhandelt tegen contracturen, dan dien je eerst alle nog niet afgehandelde weken af te handelen. Jij of een collega doet dit door naar het tabblad ‘Planning’ te gaan en te kiezen voor ‘Afhandelen’. Controleer via het rapport 'Afhandelen uren' of alle weken netjes zijn afgehandeld. De laatste kolom ‘Verschil’ in het rapport moet altijd 00.00 zijn tenzij er een verklaring is.

1E. Wijzigingen rondom de arbeidsrelatie
Wanneer je HR-gerelateerde wijzigingen hebt, zoals een fte wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden dan kan je deze onder Stap 2 in orde maken of aanpassen in de arbeidsrelatie van de medewerker(s).

1F. Geen mutaties 
Je hebt GEEN mutaties deze loonperiode; er zijn geen veranderingen ten opzichte van de vorige maand? Lees dan snel verder.

Stap 2: Muteren - Klaarzetten van de loonperiode
De volgende belangrijke stap is door naar het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Salaris’ te gaan.
Selecteer het bedrijf en periode waarvoor je de mutaties voor de maand/loonperiode wilt invoeren en klik op de groene button ‘Rapporteer de salarismutaties <periode> - <jaar>’.



Om je niets te laten vergeten en alle mutaties in één keer goed aan te leveren hoef je slechts de stappen van 'contracten' naar 'mutaties' stuk voor stuk te doorlopen en te versturen.

Lees hier wat je in de verschillende schermen kunt doorgeven:
  1. Contracten
  2. Planning
  3. Declaraties
  4. Wijzigingen
  5. Mutaties
  6. Overzicht
Belangrijk: 
Wanneer je HR-gerelateerde wijzigingen hebt, zoals een fte wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden, dan kan je deze invoeren in de arbeidsrelatie van de desbetreffende medewerker of invoeren in de juiste maand/loonperiode in ‘Nog te doen > Salaris’ onder de 'Wijzigingen'.

Wanneer je geen mutaties hebt deze maand/loonperiode dan gaat je direct naar de laatste tab. Je vult de betalingsdatum in en klikt op 'Verstuur'.
Onze Salaris Experts kunnen aan het werk zodra je in de laatste tab de betalingsdatum van de maand/loonperiode hebt ingevuld en op verstuur hebt geklikt.

Stap 3: Controleren  

3A. Onze Salaris Experts gaan aan het werk
Wij zijn nu aan zet en gaan met de maand/loonperiode aan de slag. Je moet rekening houden met een verwerkingstijd van 3 dagen door onze Salaris Experts.
Wij zullen diverse checks plegen, controles uitoefenen en mogelijk wijzigingen/mutaties doorvoeren. Na deze acties te hebben gedaan maken wij de concept loonstroken aan. Via een e-mail informeren wij je dat de concept loonstroken en de vergelijking met vorige maand ter controle klaar staan. Je hoeft slechts op de link in de e-mail te klikken. 


Je kunt de concept loonstroken ook terug vinden onder ‘Nog te doen > Salaris’ onder het symbool van de duim. 

3B. Controleren van de conceptstroken
Nadat je op de link hebt geklikt, kun je de concept loonstroken controleren. 

Er kunnen zich nu 2 situaties voordoen:

  1. Een Afwijzing: de concept loonstroken zijn nog niet akkoord. Zodra je op ‘Afwijzen’ klikt, wordt er een nieuw mutatie formulier aangemaakt. Geef hierin aan welke wijzigingen nog moeten worden doorgevoerd en verstuur het formulier.
    En nu? Onze Salaris Experts maken nieuwe concept loonstroken en je ontvangt een nieuw rapport ‘vergelijk salarisperioden’.
  2. De Goedkeuring: de concept loonstroken zijn in orde. Wanneer je op ‘Goedkeuren’ klikt, wordt er een melding verstuurd naar onze Salaris Experts. Zodra de definitieve bestanden gereed zijn, ontvang je opnieuw een e-mail. 
Je kan in beide gevallen een aanvullende reactie meesturen. Let op dat je eerst de reactie invult voordat je afwijst of goedkeurt.


Naast de concept loonstroken en het rapport ‘Vergelijk salarisperioden’ bieden wij je nog meer belangrijke stuur informatie aan van de loonperiode. Je ziet wat de verwachte netto betaling zal zijn, de extra’s van deze maand en de totale loonkosten


Stap 4: Afhandelen - De loonperiode wordt definitief gemaakt
Je hebt de concept loonstroken goedgekeurd. 

De Salaris Expert maakt de maand/loonperiode definitief. Nadat de bestanden definitief zijn gemaakt ontvang je nog een e-mail met een link. Je hoeft slechts op de link in de e-mail te klikken. Je vindt de loonstroken, loonaangifte, journaalpost en betaalbestanden (medewerkers en belastingdienst) ook op één plek terug onder ‘Nog te doen > Salaris’ onder het symbool van de duim.

Stap 5: Verantwoorden
Onze Salaris Experts sturen de loonaangifte door naar de belastingdienst.
Wanneer je iedere maand de stappen zorgvuldig doorloopt dan kan er niets fout gaan. Wij staan met veel plezier voor je klaar. 

    • Related Articles

    • Hoe zit het Full Service proces in elkaar?

      Het proces van het digitale formulier ziet er als volgt uit: Jouw werkzaamheden Je maakt het formulier aan; Je word begeleid in het controleren: Zijn de gegevens rondom contractverleningen, nieuwe medewerkers en medewerkers die uit dienst gaan ...

    • Bitcare Integratie | De salarisverwerking

      In deze workflow wordt de integratie rondom de salarisverwerking tussen Humanwave en Bitcare uitgelegd. Belangrijk is dat je je bewust bent van het volgende: Alle HR / personeel-gerelateerde zaken komen uit Humanwave, denk bijvoorbeeld aan nieuwe ...

    • Hoe ziet het dashboard van de medewerker app eruit?

      Wanneer je de app van Humanwave opstart, komt je direct op je dashboard terecht. Hier kan je verschillende zaken snel en goed regelen. In dit artikel staat uitgelegd wat je precies ziet op je dashboard. Het menu Het menu wordt onderaan het scherm ...

    • Stappen voor het inrichten van het salaris

      Humanwave ondersteunt de meeste salarisberekeningen en het salaris is in een beperkt aantal stappen in te richten. Bij het inrichten kun je het beste vanuit de output (de journaalpost) beginnen. Voordat je begint met het inrichten van salaris kun je ...

    • Hoe werkt het gehele proces van het goedkeuren van documenten?

      In het dossier van de medewerkers kun je documenten uploaden, notities en sjablonen maken. Bij sommige type documenten kan er worden aangegeven dat het document eerst goedgekeurd moet worden. Goedkeuren van documenten doe je wanneer je graag wilt dat ...