Hoe ziet het Full Service Proces eruit?
Wanneer je de salarisadministratie hebt uitbesteed aan Humanwave dan betekent dit een verloning met meer inzicht en meer controle.
In het Full Service Salarisverwerkings proces werk je optimaal samen met onze Salaris Experts.
De mutaties, concept loonstroken en definitieve bestanden worden niet meer uitgewisseld via de e-mail maar zijn eenvoudig op één plek terug te vinden in Humanwave. Zo heb je 24/7 inzicht in alle HR en salarisgegevens.
In deze helpfile leggen wij stap voor stap uit hoe het Full Service Salarisverwerkings Proces eruit ziet.
Stap 1: Voorbereiden loonperiode - Inventariseren
Een goede voorbereiding is het halve werk en daarom raden wij je van harte aan om goed notie te nemen van onderstaande:
TABBLAD NOG TE DOEN
1a. Om ervoor te zorgen dat je niets vergeet, adviseren wij je eerst alle openstaande verzoeken in het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Verzoeken’ goed te keuren, te bewerken of af te wijzen.
In dit tabblad zie je onder andere de verlof verzoeken, overwerk en flex plannen terug.
Het kan zijn dat collega’s deze verzoeken moeten goedkeuren. Wijs ze - tijdig - op het nemen van actie.
1b. In het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Contracten’ zie je in één oogopslag van de huidige maand de mensen die in dienst zijn gekomen, uit dienst gaan en de contractverleningen. Is van de mensen die genoemd alles op orde voor de te verlonen periode? Neen, onderneem - tijdig - de juiste acties voor een correcte loonstrook.
1c. Zijn er medewerkers ziek geweest en moet er een inhouding plaatsvinden, dan kan je deze inhouding realiseren bij het ‘Nog te doen’ > 'Ziek deze maand'
1d. Verwerk je de declaraties binnen Humanwave en betaal je deze maandelijks uit met het salaris?
Via het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Declaraties’ kan je de declaraties goedkeuren, bewerken of afwijzen.
Het kan zijn dat collega’s declaraties moeten goedkeuren. Wijs ze - tijdig - op het nemen van actie.
1e. Neem ook de de tabbladen Profielwijzigingen en actie documenten door om te zien wie wanneer nog actie moet ondernemen en de actie(s) impact hebben op de aanstaande verloningen.
TABBLAD PLANNING
1f. Wanneer je werkt met de tijdsregistratie, of de planning afhandelt tegen contracturen, dan dien je eerst alle nog niet afgehandelde weken af te handelen. Jij of een collega doet dit door naar het tabblad ‘Planning’ te gaan en te kiezen voor ‘Afhandelen’. Controleer via het rapport Afhandelen uren of alle weken netjes zijn afgehandeld. De laatste kolom ‘Verschil’ in het rapport moet altijd 00.00 zijn tenzij er een verklaring is.
HR WIJZIGINGEN
1g. Wanneer je HR gerelateerde wijzigingen hebt, zoals bijvoorbeeld een FTE wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden dan kun je deze onder Stap 2. in orde maken of aanpassen via de het tabblad 'HR Agent' of 'Arbeidsrelatie'
GEEN MUTATIES DEZE MAAND
1f. Je hebt GEEN mutaties deze loonperiode, er zijn geen veranderingen ten opzichte van de vorige maand? Lees dan snel verder.
Stap 2 Klaarzetten loonperiode - Muteren
De volgende belangrijke stap is naar het tabblad ‘Nog te doen’ >‘Salaris’ te gaan.
Selecteer het bedrijf en periode waarvoor je de mutaties voor de maand/loonperiode wilt invoeren en klik op de groene button ‘Rapporteer de salarismutaties <periode> - <jaar>’.
Om je niets te laten vergeten en alle mutaties in één keer goed aan te leveren hoef je slechts de stappen van contracten naar mutaties stuk voor stuk te doorlopen en te versturen.
Belangrijk:
Wanneer je HR gerelateerde wijzigingen heeft, zoals bijvoorbeeld een FTE wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden, dan kan je deze verwerken in het tabblad 'HR Agent' of invoeren in de arbeidsrelatie van de desbetreffende medewerker of invoeren in de juiste maand/loonperiode in ‘Nog te doen > Salaris’ bij de wijzigingen.
Wanneer je geen mutaties hebt deze maand/loonperiode dan gaat je direct naar de laatste tab . Je vult de betalingsdatum in en klikt op verstuur.
Onze Salaris Experts kunnen aan het werk zodra je in de laatste tab de betalingsdatum van de maand/loonperiode hebt ingevuld en op verstuur hebt geklikt.
Stap 3 Onze Salaris Experts gaan aan het werk - Controleren
De Salaris Experts van Humanwave zijn nu aan zet en gaan met de maand/loonperiode aan de slag. Je moet rekening houden met een verwerkingstijd van 7 werkdagen door onze Salaris Experts. Je kunt daarom het beste de salaris mutaties wanneer je de 25ste betaald, de 15de van de maand de salarismutaties aanleveren.
De Salaris Experts gaan de maand eerst grondig analyseren, checks plegen, diverse controles uitoefenen en mogelijk wijzigingen/mutaties doorvoeren. Na deze acties te hebben gedaan maken wij de concept loonstroken aan. Via een e-mail informeren wij je dat de concept loonstroken en de vergelijking met vorige maand klaar staan ter controle. Je hoeft slechts op de link in de e-mail te klikken.
Je kunt de concept loonstroken ook terug vinden onder ‘Nog te doen > Salaris’ onder het symbool van de duim.
Stap 4 Wij zijn er bijna ..... - Afhandelen
Nadat je op de link hebt geklikt, kan je de concept loonstroken controleren.
Er kunnen zich nu 2 situaties voordoen:
1. Een Afwijzing: de concept loonstroken zijn nog niet akkoord. Zodra je op ‘Afwijzen’ klikt, wordt er een nieuw mutatie formulier aangemaakt. Geef hierin aan welke wijzigingen nog moeten worden doorgevoerd en verstuur het formulier.
En nu?
Onze Salaris Experts maken nieuwe concept loonstroken en je ontvangt een nieuw rapport ‘vergelijk salarisperioden’.
2. De Goedkeuring: de concept loonstroken zijn in orde. Wanneer je op ‘Goedkeuren’ klikt, wordt er een melding verstuurd naar onze Salaris Experts. Zodra de definitieve bestanden gereed zijn, ontvang je opnieuw een e-mail.
Je kan in beide gevallen een aanvullende reactie meesturen. Let op dat je eerst de reactie invult voordat je afwijst of goedkeurt.
Naast de concept loonstroken en het rapport ‘Vergelijk salarisperioden’ bieden wij je nog meer belangrijke stuur informatie aan van de loonperiode. Je ziet wat de verwachte netto betaling zal zijn, de extra’s van deze maand en de totale loonkosten
Stap 5 De loonperiode wordt definitief gemaakt - Verantwoorden
Je hebt de concept loonstroken goedgekeurd.
De Salaris Expert maakt je maand/loonperiode definitief. Nadat de bestanden definitief zijn gemaakt ontvang je nog een e-mail met een link. Je hoeft slechts op de link in de e-mail te klikken. Je vind de loonstroken, loonaangifte, journaalpost en betaalbestanden (medewerkers en belastingdienst) ook op één plek terug onder ‘Nog te doen > Salaris’ onder het symbool van de duim.
Wanneer je iedere maand de stappen zorgvuldig doorloopt dan kan er niets fout gaan. Wij staan met veel plezier voor je klaar!
Related Articles
Beste advies wat wij je kunnen geven (Humanwave HR + Full Service)
De HR- en Salarisadministratie kenmerkt zich door veranderingen en mutaties die niet dagelijks plaatsvinden. Routine krijgen in zaken die niet veel voorkomen is daarom best lastig. Hoe zorg je er dan voor dat je 100% weet wat je doet in Humanwave en ...Besteed je salarisadministratie uit aan onze Experts!
Steeds meer Humanwave gebruikers kiezen ervoor om ook de salarisverwerking bij Humanwave uit te besteden. Dat doen ze niet voor niets. Het biedt immers zoveel gemak en zekerheid om de salarisverwerking foutloos door de experts van Humanwave te laten ...Beste advies wat wij je kunnen geven (Humanwave HR + Salaris module)
De HR- en Salarisadministratie kenmerkt zich door veranderingen en mutaties die niet dagelijks plaatsvinden. Routine krijgen in zaken die niet veel voorkomen is daarom best lastig. Hoe zorg je er dan voor dat je 100% weet wat je doet in Humanwave en ...Het IMCAV model voor Humanwave Salaris
Humanwave heeft een model ontwikkeld waarin zowel tekstueel als schematisch wordt weergegeven wat de stappen zijn voor een juiste verloning. In deze helpfile worden de stappen van dit model uitgelegd voor gebruikers van Humanwave Plus. Jullie ...Hoe zit het Full Service proces in elkaar?
Het proces van het digitale formulier ziet er als volgt uit: Jouw werkzaamheden Je maakt het formulier aan; Je word begeleid in het controleren: Zijn de gegevens rondom contractverleningen, nieuwe medewerkers en medewerkers die uit dienst gaan ...