Wanneer een medewerker uit dienst gaat, is het belangrijk om professioneel en correct afscheid te nemen van de vertrekkende medewerker. Dit hoort immers bij goed werkgeverschap. Bij het vertrek van een medewerker dienen nu eenmaal een aantal zaken geregeld te worden.
Hoe zorg je er nu voor dat er niets mis gaat in de salarisadministratie?
Ons advies is om voor vertrekkende medewerkers ook het IMCAV model te gebruiken. Hieronder staan de 5 stappen van het IMCAV model uitgelegd bij uitdienstreding van de medewerker: Inventariseren, Muteren, Controleren, Afhandelen en Verantwoorden.
De 5 IMCAV stappen bij uitdienst gaan van medewerkers:
Inventariseren
Per wanneer is de medewerker uit dienst? Dit moet je als eerste goed helder hebben.
Let op: dit kan een andere datum zijn dan de laatste werkdag van de werknemer.
Dan moet het vakantiegeld worden uitbetaald.
Controleer het vakantiegeld tegoed met behulp van de laatste loonstrook van de medewerker. Betaal je het vakantiegeld de maand na uitdiensttreding uit? Check dan of de instelling omtrent het uitbetalen van opgebouwde reserveringen goed staat.
Moet er verlof worden uitbetaald?
Neemt de medewerker nog een aantal dagen op, of wordt het restant uitbetaald. Ga goed na wat er is afgesproken over de laatste werkdag.
Zijn er nog andere zaken die verrekend moeten worden?
Denk aan af- of verrekening van pensioen, reiskosten, bonus, winstdeling, gratificatie, onkosten, lunch, (studie)schuld, loonbeslagen etc. Maak ten slotte afspraken over de indiening en uitbetaling van declaraties.
Muteren
Na de inventarisatie doe je het volgende:
- Zet bij de vertrekkende medewerker in de arbeidsrelatie de werkelijke uitdienstdatum. Zorg dat je hier geen fouten in maakt!
- Controleer of je alle extra uren, meeruren, overuren etc. hebt ingevoerd en afgehandeld. Zet deze uren ook door in het 'Nog te doen' scherm. Dit is een belangrijke stap indien verlof wordt opgebouwd op basis van de gewerkte uren. De opbouw wordt namelijk pas berekend zodra de uren zijn doorgezet in het 'Nog te doen' scherm.
- Controleer het resterende verlofsaldo. Dit kan vervolgens klaar worden gezet om uitbetaald te worden of kan door de medewerker nog opgenomen worden wanneer dit mogelijk is. Het kan ook zijn dat de medewerker al te veel verlof heeft opgenomen. In dit geval dient dit verrekend te worden met het salaris/vakantiegeld.
- Moet het verlof worden uitbetaald? Heeft de medewerker te veel verlof opgenomen (een negatief saldo)? Kies dan voor 'Verlof kopen' in stap 5 van de helpfile.
- Verrekeningen van de laatste declaraties, gemaakte (over)uren, plus/min uren, reiskosten, bonus, lunch, schulden etc. Gebruik binnen Humanwave het 'Nog te doen' tabblad in het menu om te controleren of alle verzoeken zijn goedgekeurd. Controleer daarna het 'Nog te doen' scherm in het salaris tabblad om te controleren of de mutaties zijn doorgezet om afgehandeld te worden.
- Gaat de medewerker tussentijds weg (in de loop van een maand) dan is het belangrijk om alle gemaakte uren in de laatste maand te controleren en af te handelen. Controleer ook of de salarisafspraken/verrekeningen naar rato worden berekend.
Controleren
De volgende stap is om extra goed te controleren of je compleet bent door de mutaties nog een keer te checken. Dit doe je door de laatste concept loonstrook uiterst zorgvuldig te controleren.
Afhandelen
Wanneer uit de controle blijkt dat alles in orde is, kan je de loonstrook definitief maken met de rest van de loonstroken en kan de betaling gaan plaatsvinden.
Verantwoorden
Bij de verantwoording naar de medewerker toe kan je de laatste twee loonstroken (eindafrekening en uitbetalingen reserveringen wanneer je dit een maand later uitbetaald) persoonlijk mailen naar het privé e-mail adres van de werknemer. Zo laat je extra goed zien dat alles netjes is afgehandeld.
Ook belangrijk is de jaaropgave voor de medewerker. Deze kan je verschaffen bij het uit dienst gaan van de medewerker wanneer deze niet meer in dienst zal komen en zodra er definitief is afgerekend (lees: er zullen geen loonstroken en betalingen volgen). Het is ook mogelijk om dit in het nieuwe jaar te doen. Als het maar niet vergeten wordt.