Alles wat je niet met enige regelmaat doet, kost extra tijd. Zo ook de uitbetaling van het vakantiegeld. Het zou ook zomaar zo kunnen zijn dat je voor dit jaar hebt besloten om de uitbetaling van het vakantiegeld te verspreiden over meerdere maanden of dat je gewoon je geheugen even wilt opfrissen, omdat de kennis een beetje is weggezakt. Wij hebben een stappenplan opgesteld om in de vakantiegeld periode(s), het vakantiegeld zonder fouten uit te betalen.
1. Begin op tijd en gebruik ons IMCAV model
Plan één dezer dagen een moment in om de juiste controles uit te voeren voor de uitbetaling van het vakantiegeld. Dit komt de voorbereiding ten goede want je zal straks ook te maken krijgen met je reguliere mutaties en controles. Wij raden je van harte aan om de vakantiegeld IMCAV hierbij te hanteren. 2. Vakantiegeld helpfiles
Lees aandachtig de volgende helpfiles door:
- Tip: De allerbeste vragen over vakantiegeld
- Wat is bijzonder tarief en hoe bepaal ik dit?
3. Controleer de bijzonder tarieven
Controleer heel zorgvuldig of de bijzonder tarief percentages bij de medewerkers correct zijn ingesteld. Gebruik hiervoor het rapport ‘Bijzonder tarieven’ in de organisatie. Het bijzonder tarief percentage wordt gebaseerd op het jaarloon van het afgelopen jaar. Dit zijn ook de gegevens die bekend zijn bij de Belastingdienst en de gegevens waar de Belastingdienst de voorheffing op baseert.
Doe deze controle om teleurstellingen bij medewerkers te voorkomen, zij krijgen namelijk in het eerste kwartaal van het volgende jaar een aanslag inkomstenbelasting indien de loonheffing niet correct is ingehouden in 2024. Deze controle is met name belangrijk bij medewerkers met een flex contract en medewerkers nieuw in dienst.
Ligt het huidige salaris van een medewerker rond de grens tussen 2 percentages in de tabel bijzonder tarief
(zie ook hier) en gaat deze medewerker mogelijk meer verdienen of meer werken? Dan raden wij je aan om het hoogste percentage in te stellen. De medewerker kan via de opgave inkomstenbelasting altijd dit geld terugvragen maar wordt dan niet verrast met een naheffing in april volgend jaar.
Als je goed naar de tabel voor bijzondere tarieven kijkt, is het verschil in inkomen tussen 5,54% betalen en 41,13% bijzonder tarief betalen maar 1.832 euro op jaarbasis. Heeft de werknemer vorig jaar €22.700 verdiend, dan heeft hij/zij een bijzonder tarief van 5,54%. Echter, de medewerker zit dan dicht tegen de grens. Wanneer hij/zij meer gaat verdienen of vakantiedagen laat uitbetalen, dan gaat hij/zij snel over die grens heen. We raden je dan aan om het percentage te verhogen naar 41,13%. De medewerker kan via de opgave inkomstenbelasting altijd dit geld terugvragen, maar wordt niet verrast met een naheffing in april van het volgende jaar.
Het bijzonder tarief van een medewerker wijzigen
Wanneer je het bijzonder tarief van de medewerker wilt aanpassen, omdat je hebt geconstateerd dat de medewerker een ander jaarloon ontvangt, dan kun je dit doen met behulp van
deze helpfile4. Controleer het opgebouwde vakantiegeld
Aan de hand van het rapport ‘Reserveringen’ kun je het opgebouwde vakantiegeld controleren. Is de opbouw van het vakantiegeld consistent? Controleer bij een afwijking in een bepaalde maand of je deze kunt verklaren, bijvoorbeeld door een fte- of salariswijziging.
5. Maak alvast concept loonstroken aan
Wanneer je het fijn vindt, maak alvast concept loonstroken aan waarbij je je alleen focust op het vakantiegeld. Volg de stappen van het IMCAV-model hierboven en dan verloon je het vakantiegeld in één keer goed.
De meeste banken hanteren een betaallimiet dat per transactie overgemaakt kan worden, vaak is dit limiet standaard ingesteld op €50.000 of €100.000 euro. Het kan zo zijn dat het betaalbedrag door het uitbetalen van het vakantiegeld dit limiet overschrijdt. Hierdoor kan het voorkomen dat het betaalbestand voor de salarissen niet geaccepteerd wordt bij de bank.
Door op tijd te informeren wat het betaallimiet is en of je deze (tijdelijk) kunt verhogen, voorkom je dit probleem bij het uitbetalen van de salarissen. Als het niet mogelijk is om het betaalbestand te splitsen, dan kun je het betaalbestand splitsen. In de helpfile '
Hoe kan ik een betaalbestand voor uitbetaling splitsen?' lees je hoe je dit doet.
Maak jij gebruik van onze Full-service Salarisverwerking? Dan kunnen onze salaris experts dit voor jou doen. Je kunt hiervoor het betaallimiet aangeven bij het aanleveren van de mutaties.