Medewerkersprofiel verrijken | Wat kan ik hier allemaal kwijt?

Heb je alleen de basisgegevens van de medewerker ingevuld, of wil je de medewerker nog verder verrijken? In deze helpfile nemen we alle schermen van het medewerkersprofiel door zodat je precies weet waar je je wat kwijt kan. 

Ga via Start naar Mensen, en klik op de naam of profielfoto van de medewerker waar je gegevens wilt aanvullen. Je zit nu in het medewerkersprofiel. 

Net als op andere plekken, vind je links het menutabbladen en boven in de verschillende kopjes binnen het gekozen tabblad. 

Profiel 

1. Vandaag: Hier vind je een overzicht van de komende planning, activiteiten en aanvragen.
   
2. Over: Hier vind je een overzicht van de zakelijke gegevens van de medewerker. Denk aan afdeling en functie, maar ook aan bedrijfsmiddelen die de medewerker in bezit heeft. Daarnaast worden ook de zakelijke relaties, zoals de manager als de ondersteunende medewerkers getoond. Ken hier ook rollen aan de medewerker toe. 
   
3. Persoonlijk: Hier vind je de persoonlijke gegevens van de medewerker in verschillende blokken, zoals adres, bankrekeningnummers, maar ook allergieën. Via het link symbool kun je vanuit hier door klikken naar de contracten, maar ook naar de loonstroken of interne notities. Alle informatie is zo op een plek verzameld. 
   

Tip van Humanwave: In het blok "Contact" onder Persoonlijk kun je verschillende typen telefoonnummers opslaan, waaronder ICE (In Case of Emergency). Het veld waar je het telefoonnummer kunt invullen is niet gebonden aan 10 cijfers, dus je kunt hier ook in kwijt wie de contactpersoon is in geval van nood. 

Tip van Humanwave: Het veld Label in het blok "Persoonlijke informatie" is een vrij veld. Hier kun je eventueel kwalificaties van een medewerker kwijt. Bijvoorbeeld dat de medewerker BHV'er is. Wanneer je in de medewerkers lijst zoekt naar BHV komt deze medewerker dan ook naar voren. 

1. Logboek: In het logboek worden wijzigingen van de persoonlijke gegevens vastgelegd maar ook wordt er gelogd wie er het kopje Persoonlijk heeft bekeken. 
   

Planning

De planning opent standaard onder het kopje Jaar. Hier heb je direct een overzicht over de stand van zaken rondom verlof; opbouw, opgenomen uren en beschikbaar saldo. Maar ook ziekte uren, open verzoeken, en plus-min saldo staan hier weergeven. 

Het verlofsaldo welke hier staat is berekend over de geldige contractperiode in het huidige jaar. 

1. Dag / Week / Maand: Zoom in op de planning van de medewerker. 
   
2. Afhandelen: Staan er meer of minder uren op de planning dan op het contract en moeten deze verrekend worden met het uitbetalen of bijv. verlof? Dan kun je dit hier per week verrekenen. Lees hier meer over uren afhandeling. 
   
3. Agenda integratie: Koppel Humanwave aan jouw persoonlijke agenda. Met de agenda integratie wordt verlof vanuit Humanwave 1 op 1 doorgezet naar jouw persoonlijke agenda. Lees hier hoe je de koppeling instelt. Let op: deze kop is alleen zichtbaar in je eigen profiel onder planning.

Hoe zet ik de verlofsaldo's van mijn medewerkers juist?

Ga naar de jaarplanning van de medewerker. Als eerste regel onder het jaaroverzicht vind je hier "resterend saldo". Dit zijn de uren die uit vorig jaar zijn meegenomen naar het huidige jaar. 

1. Voeg via het potloodje achter "Resterend saldo" het verlofsaldo van vorig jaar toe aan het verlof van dit jaar 
   

Zijn er dit jaar al verlofuren opgenomen? Dan kun je dit op twee manieren corrigeren. 

1. Voeg via het plusteken rechtsboven in per verlof aanvraag het verlof toe. Het beschikbaar verlof zal vanzelf verminderden met het ingediende verlof. 
   
2. Corrigeer in één keer alle reeds opgenomen verlofuren, via het plusteken > correctie verlof. Voer hier negatief het aantal opgenomen uren in tot jouw peildatum. Op deze manier kun je in een keer een groot aantal verlof uren in mindering brengen, en geef je hier een beschrijving aan mee. 

Arbeidsrelatie

Onder de arbeidsrelatie vind je de contractafspraken die met de medewerker zijn gemaakt, zoals Salaris, vakantiegeld en verlofdagen. Hier vindt het contractbeheer plaats, alles rondom contractverlengingen, salarisverhogingen en urenwijzigingen van een medewerker worden hier bijgehouden. Zorg dat hier altijd het salaris (fte) en de verlofafspraak (voltijdverlofrecht) in staat, wanneer een van deze twee ontbreken dan kan de verlofopbouw niet berekend worden. 

1. Hoe verleng ik het contract van een medewerker?
   
2. Hoe voer ik een salariswijziging door?
   
3. Hoe wijzig ik het fte van een medewerker indien de medewerker meer of minder gaat werken?
   
4. + 7 andere veel voorkomende HR & Salaris situaties

Onder de arbeidsrelatie vind je ook het vaste plan (onder Planning) en het vooruitzicht van de loonstrook (onder Berekeningen) indien je met Salarismodule werkt. 

Documenten

We slaan een paar menu's over en gaan naar Documenten in het linkermenu. Dit is de plek waar je het digitale dossier van een medewerker kunt waarborgen. Via het plusteken kun je alle documenten die van belang zijn opslaan in het profiel. Gebruik het filter (links) om snel een document terug te vinden. Afhankelijk van de inzage rechten, kun je aangeven of de manager en/of de persoon zelf het document ook mag inzien. 

Tip van Humanwave: Sla hier altijd de arbeidsovereenkomst, het identiteitsbewijs en het loonheffingenformulier op. Als werkgever ben je verplicht om deze te waarborgen van je medewerkers, en kan er naar gevraagd worden tijdens controle. 

Interne notities

Wil je een notitie kwijt die alleen voor de supervisor/HR manager rol in het systeem inzichtelijk zijn? Dan kan dit onder interne notities. 

Opleidingen & Bedrijfsmiddelen

1. Opleidingen: voeg cursussen, certificaten en diploma's toe. Hang hier ook direct het document aan. Zo heb je alles op 1 plek. 
   
2. Bedrijfsmiddelen: voeg verschillende bedrijfsmiddelen toe, zo weet je altijd welke ingeleverd moeten worden bij het vertrek van een medewerker. 
   

Uitnodigingen voor toegang

Staat alles juist bij de medewerker en wil je ze toegang geven tot Humanwave? Dat kun je de medewerker uitnodigingen. Onder de profielfoto in het medewerkerprofiel vind je de optie "Uitnodigen voor toegang". Er opent een nieuw venster waar je het e-mailadres kunt invullen. Zodra je hier op Bewaar klikt, wordt de uitnodiging naar de medewerker verstuurd. 

• Related Articles

• Waar kan ik de bijzonder tarief percentages controleren?

  Ga via Start naar Rapporten. In het blok Salaris vind je het rapport 'Bijzonder tarieven'.  Je kunt het rapport per jaar genereren. De volgende kolommen worden hierin getoond.  Belastbaar loon: Het jaarloon op basis waarvan het bijzonder tarief is ...

• Hoe kan ik reiskosten salderen?

  Het kan zo zijn dat jouw organisatie het woon-werkverkeer van medewerkers vergoedt tot X aantal kilometers per enkele reis, en voor andere zakelijke kilometers een hoger bedrag vergoed dan de fiscaal vrijgestelde €0,21 per kilometer. Hierdoor worden ...

• Tabblad met overzicht, wat kan ik hier doen?

  In dit laatste tabblad, onder het vinkje, wordt een samenvatting gegeven van alle mutaties van deze loonperiode. Hier controleer je of het mutatieformulier compleet is.  Dit is tevens het tabblad waar je de maand/loonperiode verstuurt naar de Salaris ...

• Tabblad contracten, wat kan ik hier doen?

  In het tabblad contracten word je geholpen in de controle van alle in-, door- en uitstroom binnen het bedrijf. Humanwave toont hier: De nieuwe medewerkers in dienst; De medewerkers die uit dienst gaan; De medewerkers die een contractverlengingen ...

• Hoe verrijk ik het personeelsdossier?

  Een goed personeelsdossier is van groot belang, lees verder in onze helpfile: Het belang van een goed personeelsdossier. Op welke manieren je het personeelsdossier kunt verrijken staat beschreven in deze helpfile. Wij adviseren je om te handelen ...