Medewerkersprofiel verrijken | Wat kan ik hier allemaal kwijt?

Heb je alleen de basisgegevens van de medewerker ingevuld, of wil je de medewerker nog verder verrijken? In deze helpfile nemen we alle schermen van het medewerkersprofiel door zodat je precies weet waar je je wat kwijt kan. 

Ga via Start naar Mensen, en klik op de naam of profielfoto van de medewerker waar je gegevens wilt aanvullen. Je zit nu in het medewerkersprofiel. 

Net als op andere plekken, vind je links de menutabbladen en bovenin de verschillende kopjes binnen het gekozen tabblad. 

Profiel 

1. Vandaag: Hier vind je een overzicht van de komende planning, activiteiten en aanvragen.
   
2. Over: Hier vind je een overzicht van de zakelijke gegevens van de medewerker. Denk aan afdeling en functie, maar ook aan bedrijfsmiddelen die de medewerker in bezit heeft. Daarnaast worden ook de zakelijke relaties, zoals de manager als de ondersteunende medewerkers getoond. Vanaf hier is het ook mogelijk rollen aan de medewerker toe te kennen. 
   
3. Persoonlijk: Hier vind je de persoonlijke gegevens van de medewerker in verschillende blokken, zoals adres, bankrekeningnummers, maar ook allergieën. Via het link symbool kun je vanuit hier door klikken naar de contracten, maar ook naar de loonstroken of interne notities. Alle informatie is zo op een plek verzameld. 
   

Tip van Humanwave: In het blok "Contact" onder Persoonlijk kun je verschillende typen telefoonnummers opslaan, waaronder ICE (In Case of Emergency). Het veld waar je het telefoonnummer kunt invullen is niet gebonden aan 10 cijfers, dus je kunt hier ook in kwijt wie de contactpersoon is in geval van nood. 

Tip van Humanwave: Het veld Labels in het blok "Persoonlijke informatie" is een vrij veld. Hier kun je eventueel kwalificaties van een medewerker kwijt. Bijvoorbeeld dat de medewerker BHV'er is. Wanneer je in de medewerkers lijst zoekt naar BHV komt deze medewerker dan ook naar voren. 

1. Logboek: In het logboek worden wijzigingen van de persoonlijke gegevens vastgelegd maar ook wordt er gelogd wie er het kopje Persoonlijk heeft bekeken. 
   

Planning

De planning opent standaard onder het kopje Jaar. Hier heb je direct een overzicht over de stand van zaken rondom verlof, opbouw, opgenomen uren en beschikbaar saldo. Maar ook ziekte uren, open verzoeken, en plus/min saldo staan hier weergeven. 

Het verlofsaldo welke hier staat is berekend over de geldige contractperiode in het huidige jaar. 

1. Dag / Week / Maand: Zoom in op de planning van de medewerker. 
   
2. Afhandelen: Staan er meer of minder uren op de planning dan op het contract en moeten deze verrekend worden met het uitbetalen of bijvoorbeeld verlof? Dan kun je dit hier per week verrekenen. Lees hier meer over uren afhandeling. 
   
3. Agenda integratie: Koppel Humanwave aan jouw persoonlijke agenda. Met de agenda integratie wordt verlof vanuit Humanwave 1 op 1 doorgezet naar jouw persoonlijke agenda. Lees hier hoe je de koppeling instelt. Let op: deze kop is alleen zichtbaar in je eigen profiel onder planning.

Hoe zet ik de verlofsaldo's van mijn medewerkers juist?

Ga naar de jaarplanning van de medewerker. Als eerste regel onder het jaaroverzicht vind je hier "resterend saldo". Dit zijn de uren die uit vorig jaar zijn meegenomen naar het huidige jaar. 

1. Voeg via het potloodje achter "Resterend saldo" het verlofsaldo van vorig jaar toe aan het verlof van dit jaar 
   

Zijn er dit jaar al verlofuren opgenomen? Dan kun je dit op twee manieren corrigeren. 

1. Voeg via het plusteken rechtsboven in per verlof aanvraag het verlof toe. Het beschikbaar verlof zal vanzelf verminderden met het ingediende verlof. 
   
2. Corrigeer in één keer alle reeds opgenomen verlofuren, via het plusteken > correctie verlof. Voer hier negatief het aantal opgenomen uren in tot jouw peildatum. Op deze manier kun je in een keer een groot aantal verlof uren in mindering brengen, en geef je hier een beschrijving aan mee. 

Arbeidsrelatie

Onder de arbeidsrelatie vind je de contractafspraken die met de medewerker zijn gemaakt, zoals Salaris, vakantiegeld en verlofdagen. Hier vindt het contractbeheer plaats, alles rondom contractverlengingen, salarisverhogingen en uren wijzigingen van een medewerker worden hier bijgehouden. Zorg dat hier altijd het salaris (fte) en de verlofafspraak (voltijd verlofrecht) in staat, wanneer een van deze twee ontbreken dan kan de verlofopbouw niet berekend worden. 

1. Hoe verleng ik het contract van een medewerker?
   
2. Hoe voer ik een salariswijziging door?
   
3. Hoe wijzig ik het fte van een medewerker indien de medewerker meer of minder gaat werken?
   
4. + 7 andere veel voorkomende HR & Salaris situaties

Onder de arbeidsrelatie vind je ook het vaste plan (onder Planning) en het vooruitzicht van de loonstrook (onder Berekeningen) indien je met Salarismodule werkt. 

Documenten

Dit is de plek waar je het digitale dossier van een medewerker kunt waarborgen. Via het plusteken kun je alle documenten die van belang zijn opslaan in het profiel. Gebruik het filter (links) om snel een document terug te vinden. Afhankelijk van de inzage rechten, kun je aangeven of de manager en/of de persoon zelf het document ook mag inzien. 

Tip van Humanwave: Sla hier altijd de arbeidsovereenkomst, het identiteitsbewijs en het loonheffingenformulier op. Als werkgever ben je verplicht om deze te waarborgen van je medewerkers, en kan er naar gevraagd worden tijdens controle. 

Interne notities

Wil je een notitie kwijt die alleen voor de Supervisor/HR manager rol in het systeem inzichtelijk zijn? Dan kan dit onder interne notities. 

Opleidingen & Bedrijfsmiddelen

1. Opleidingen: voeg cursussen, certificaten en diploma's toe. Hang hier ook direct het document aan. Zo heb je alles op 1 plek. 
   
2. Bedrijfsmiddelen: voeg verschillende bedrijfsmiddelen toe, zo weet je altijd welke ingeleverd moeten worden bij het vertrek van een medewerker. 
   

Uitnodigingen voor toegang

Staat alles juist bij de medewerker en wil je ze toegang geven tot Humanwave? Dat kun je de medewerker uitnodigingen. Onder de profielfoto in het medewerkerprofiel vind je de optie "Uitnodigen voor toegang". Er opent een nieuw venster waar je het e-mailadres kunt invullen. Zodra je hier op Bewaar klikt, wordt de uitnodiging naar de medewerker verstuurd. 

• Related Articles

• Wat is te vinden in het profiel van de medewerker?

  In het profiel van de medewerker wordt weergegeven wat de medewerker doet, wie de persoon is en welke aanpassingen en aanvragen er de afgelopen tijd voor de medewerker gedaan zijn. Het profiel is in vier tabbladen onderverdeeld, die elk zijn eigen ...

• Hoe verrijk ik het personeelsdossier?

  Een goed personeelsdossier is van groot belang, lees verder in onze helpfile: Het belang van een goed personeelsdossier. Op welke manieren je het personeelsdossier kunt verrijken staat beschreven in deze helpfile. Wij adviseren je om te handelen ...

• Hoe kan ik mijn toegevoegde documenten inzien?

  Documenten vormen een belangrijk onderdeel van het personeelsdossier. Sommige documenten in het personeelsdossier kunnen zeer vertrouwelijk zijn en mogen alleen ingezien worden door de medewerker en diens manager, en bijvoorbeeld niet door de ...

• Wat kan ik zien met de rol 'Administratief medewerker'?

  In Humanwave kun je met Rollen & Rechten bepalen wie wat kan zien en doen. Zo weet je zeker dat iedereen in je organisatie alleen toegang heeft tot de informatie die voor hen relevant is. Dit geeft overzicht, en voorkomt dat mensen per ongeluk bij ...

• Hoe meld ik mijzelf of een andere medewerker ziek via de web-app?

  Je kan vanuit je dashboard 24/7 online een ziekmelding doorgeven. De ziekmelding wordt automatisch verstuurd naar degene die deze moet bevestigen. Hoe meld ik mijzelf ziek? Stap 1 Ga naar je dashboard in Humanwave door op 'Start' te klikken. Stap 2 ...