Tips & Tricks | Optimaal met Humanwave werken

Tips & Tricks | Optimaal met Humanwave werken

Ben je nog onbekend met Humanwave, maar mag jij het binnen jouw organisatie gaan regelen? Of zijn jullie pas net begonnen met Humanwave? Dan ben je waarschijnlijk opzoek naar een paar handvaten. In deze helpfile hebben wij allerlei tips en tricks verzamelt die je helpen met het navigeren door Humanwave of met wat extra inrichtingen. De volgende stappen worden hier besproken. 
  1. Navigeren en zoeken
  2. Wat zie een ander nu precies?
  3. Collectieve vrije dagen
  4. De verlofopbouw klopt niet
  5. Optimale voorbereiding via de workflow "Nog te doen"

Navigeren & zoeken
In Humanwave heb je verschillende schermen die op dezelfde manier zijn opgebouwd. Zie ook de afbeelding hieronder. 



  1. Links vind je het menu, het menu verschilt per scherm waar je in zit, of dit nu op organisatie-, bedrijfs-, medewerkers-, of locatieniveau is. Weet je even niet meer op welk niveau je kijkt? Controleer dan rechtsboven in het logo. Hier staat of de naam van de organisatie, bedrijf, locatie, of medewerker. Daarnaast kun je via Start altijd terug naar het begin scherm. 
  2. Boven in je scherm vind je de kopjes in het menu waar je navigeert. 
  3. Iets toevoegen, rechts vind je vaak plustekens, of knoppen waarmee je medewerkers, contracten of andere zaken kunt toevoegen. 
  4. Iets aanpassen of bewerken gaat altijd via het potloodje. Deze vind je rechts achter het item welke je wilt aanpassen.
  5. Even niet zeker wat dit icoon betekend? Controleer het via deze lijst
Daarnaast kun je ook zoeken in Humanwave, dit kan naar medewerkers of naar documenten (wanneer je rechtsboven in de zoekbalk gebruikt). Zo kun je vanuit het ene medewerkers profiel makkelijk naar het andere medewerkers profiel gaan. 

Zit je in de medewerkerslijst? Dan heb je nog een tweede zoekbalk. Deze zoekt ook op afdelingen, functies, en labels. 

Wat ziet een ander nu precies?
Ben jij verantwoordelijk voor Humanwave? Dan zie je hoogstwaarschijnlijk alles. Het is dus soms even lastig inschatten wat een ander met minder rechten wel en niet ziet. 
  1. Geen rol: Dit is de standaard instelling, medewerkers die hiermee inloggen kunnen enkel in hun eigen profiel gegevens inzien, en eigen planningsverzoeken aanvragen. 
  2. Werknemer: Hiermee heeft medewerker toegang tot de organisatie waar de gehele planning van alle medewerkers ingezien kan worden. Verder kunnen de medewerkers enkel bij hun eigen profiel.
  3. Administratief medewerker: Deze rol heeft toegang tot de planning, kan berichten sturen en ziet alle medewerkers (enkel de zakelijke gegevens).
  4. Administratief hr medewerker: Deze rol heeft toegang tot de NAW-gegevens van alle medewerkers en de planning. Salarisgegevens zijn niet zichtbaar.
  5. HR manager: Deze rol heeft toegang tot bijna alles in Humanwave, ook de salarisgegevens. De HR manager kan niet in de instellingen, en niet rollen toekennen aan andere medewerkers.
  6. Supervisor: Dit is de beheerdersrol. Hiermee heb je overal toegang tot in jullie organisatie en kan je andere medewerkers rollen toekennen.
Daarnaast heb je ook nog de rol van leidinggevende / manager. De manager ziet enkel extra gegevens van zijn ondersteunende medewerkers. Denk hierbij aan NAW-gegevens en planningen. Afhankelijk van de instellingen kan de manager ook verzoeken goedkeuren. De manager ziet GEEN salarisgegevens. Rollen kunnen ook in combinatie gebruikt worden. Bijvoorbeeld dat de Manager van een aantal medewerkers, ook administratief medewerker is op een locatie afdeling. Raadpleeg voor een uitgebreid

Is de manager of een andere medewerker (zonder supervisor) verantwoordelijk voor het goedkeuren van verlof? Lees dan hier hoe ze dit kunnen goedkeuren. 

Collectieve vrije dagen
Hebben jullie vaste vrije dagen, zoals de vrijdag na Hemelvaart? Deze kun je in een keer voor alle medewerkers doorvoeren. Let op, dit moet wel per jaar opnieuw. Hoe je dit doet, lees je hier.

De verlofopbouw klopt niet
Deze staat op 0, is te laag of te hoog? Zelf op onderzoek uitgaan, maar weet je niet waar je moet beginnen. We hebben alle scenario's en oplossingen verzameld in deze helpfile.

Optimale voorbereiding via de workflow: "Nog te doen"
Onder 'Nog te doen' vind je veel meer dan alleen de openstaande verzoeken van de medewerkers. Wanneer je de workflow van nog te doen juist inzet, kun je hier enorm veel baat bij hebben om niet te vergeten en zodat de juiste gegevens tijdig worden doorgegeven aan de salarisadministratie.
  1. Verzoeken: Hier vind je alle openstaande verzoeken rondom verlof, ziekte, en flexibele uren
  2. Contracten: Het personeelsverloop van deze maand; zijn er zaken waarbij je hier op wilt letten, denk aan nieuwe medewerkers die een extra controle nodig hebben.
  3. Ziek deze maand: Hier staan alle medewerkers die in de huidige maand zien zijn geweest. Houden jullie wachtdagen in? Dit gebeurt hier.
  4. Declaraties: Alle ingediende declaraties vind je hier terug.
  5. Profielwijzigingen: Hier vind je de aangevraagde profielwijzigingen van de medewerkers terug, denk bijvoorbeeld aan adreswijzigingen.
  6. WAB controle: In dit scherm kun je controleren of de (nieuwe) contracten voldoen aan de Wetgeving Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Lees hier verder.
  7. Documenten: Wanneer er documenten afwachtend zijn van goedkeuring (denk aan functioneringsgesprekken en beoordelingsformulieren), vind je deze hier terug.  
Tip van Humanwave: Zorg dat de openstaande Verzoeken 1x per week gecontroleerd worden. Controleer de andere schermen allemaal op een vast moment in de maand. Bijvoorbeeld op de 20ste, zo ben je altijd op tijd met het doorgeven van wijzigingen.



    • Related Articles

    • Vlot van start met Humanwave

      Direct aan de slag met Humanwave? Met deze 6 stappen ben je binnen no time opgestart en helemaal klaar voor gebruik.     1. De eerste keer inloggen;  Zodra jouw nieuwe omgeving klaar staat, ontvang je een uitnodiging voor toegang vanuit Humanwave. ...
    • 5 tips om Humanwave optimaal inzetten

      Ben jij bekend met alle ins- & outs in Humanwave? Hier onder vind je 5 tips waarmee je Humanwave optimaal in kunt zetten in jouw organisatie. 1. Medewerkersbeheer: Gebruik zoeken Ben je opzoek naar een interactief overzicht van alle medewerkers op de ...
    • Moet ik de reiskosten aanpassen wanneer mijn medewerker meer of minder gaat werken?

      Wanneer je medewerker een dag meer of minder gaat werken en je de maandelijkse reiskosten hebt gebaseerd op het aantal werkdagen in de week, dan moet je de reiskostenvergoeding handmatig aanpassen. Dit geld voor alle onkostenvergoedingen die ...
    • Hoe wijzig ik het fte van een medewerker indien de medewerker meer of minder gaat werken?

      Het fte van een medewerker kan je in het contract wijzigen wanneer een medewerker meer of minder uren per week gaat werken. Hier hoef je niet direct een nieuw contract voor aan te maken. Wijzigt het fte wel tegelijkertijd met de contractverlening, ...
    • Werken met de feestdagen?

      De meeste werknemers zullen vrij zijn met de feestdagen. Dit is opgenomen in de CAO of arbeidsvoorwaarden. Het kan echter zijn dat jullie organisatie open is of dat er toch door een aantal medewerkers wat uren gedraaid worden.  Officiële feestdagen ...