Hoe werken de instellingen voor tijdregistratie

Hoe werken de instellingen voor tijdregistratie?

Elke organisatie gaat anders om met tijdregistraties. Bij de ene organisatie wordt het alleen gebruikt om de aanwezigheid in kaart te brengen, terwijl bij andere organisaties de hele verloningsstructuur hiervan afhangt. Hieronder volgen een aantal voorbeelden, daarna wordt ingegaan hoe je Humanwave kan inrichten zodat de tijdsregistraties afgehandeld worden volgens de regels binnen je organisatie.

Voorbeelden:
  1. Bij tijdsregistraties wordt er ingecheckt om 08:36 uur en uitgecheckt om 17:38 uur. Dit kan betekenen dat je daadwerkelijk de uren en minuten tussen deze tijd wilt uitbetalen of op een andere manier wilt verrekenen, maar het kan ook zijn dat de medewerker bedoeld: ik heb gewerkt tussen 08:30 en 17:30 uur.
  2. Pas bij een afwijking van meer dan een half uur moet dit verrekend worden met de medewerker. Is deze tijd minder, dan zie je dit als het afmaken van het werk. 
  3. Bij pauzes hoeft de medewerker niet in of uit te checken, de pauze heb je al in de planning gezet en deze wordt automatisch overgenomen in de tijdregistraties.
Stap 1
Ga via Start naar de Instellingen van je organisatie. 

Stap 2
Vervolgens selecteer je in het linkermenu het juiste bedrijf, de instellingen voor tijdsregistratie zijn namelijk per bedrijf in te stellen.

Stap 3
Kies vervolgens het tabblad 'Planning en tijdregistratie'.



Afwijking: Vanaf welke afwijking (per week) moeten de extra uren genoteerd worden?
  1. Minuut: elke afwijking wordt meegenomen in het totaal.
  2. Kwartier: elk extra kwartier afwijking per week wordt meegenomen in het totaal.
  3. Half uur: elk extra half uur afwijking per week wordt meegenomen in het totaal.
  4. Uur: elk extra uur afwijking per week wordt meegenomen in het totaal.
In praktijk worden Minuut en Kwartier het meeste gebruikt.

Voorbeeld (1)
De afwijking staat ingesteld op een kwartier. Een medewerker heeft een contract en planning van 24 uur en klokt deze week 24 uur en 20 minuten. 
Als totaal wordt er 24.25 uur (24:15 getoond). Het eerste kwartier extra wordt meegenomen in het totaal. Klokt de medewerker in totaal 40 minuten langer, dan wordt er een extra half uur bij het totaal opgeteld. 

Afkappen op: Hoe worden de check-in en check-uit tijden van medewerker geïnterpreteerd? Op basis van de planning kappen wij deze af.
  1. Niets: de daadwerkelijke in- en uitcheck tijden worden genomen (08:36 blijft 08:36)
  2. Kwartier: de daadwerkelijke in- en uitcheck tijden worden afgerond naar het dichtstbijzijnde kwartier (08:36 wordt 08:30, 17:38 wordt 17:45)
  3. Half uur: de daadwerkelijke in- en uitcheck tijden worden afgerond naar het dichtstbijzijnde half uur (08:16 wordt 08:30, 17:55 wordt 18:00)
  4. Uur: de daadwerkelijke worden afgerond naar het dicht bijzijnde uur (08:15 wordt 08:00, 17:55 wordt 18:00)
In praktijk wordt Niets en Kwartier het meeste gebruikt.

Voorbeeld (2)
Het afkappen staat ingesteld op een kwartier. Een medewerker heeft een contract en planning van 8 uur. De medewerker werkt op 1 dag tot van 08:30 tot 17:00 uur. De medewerker klokt in om 8:21 uur en uit om 17:04 uur.
De tijden worden afgekapt op het dichtstbijzijnde kwartier; 8:15 uur tot 17:00 uur. Bij het totaal wordt dan 8.25 opgeteld. 

Hoe werken deze instellingen samen? 
  1. Afwijking op 'kwartier' & afkappen op 'niets':
    Een medewerker klokt in om 8:21 uur en uit om 16:58 uur. Er wordt totaal 8.12 uur genoteerd en bij het totaal opgeteld. Het afkappen op niets bepaald dat alle minuten worden meegenomen in het totaal, en niet pas vanaf een kwartier.
  1. Afwijking op 'minuut' & afkappen op een 'kwartier':
    Een medewerker klokt in om 8:21 uur en uit om 16:58 uur. Er wordt in totaal 8.12 uur genoteerd en bij het totaal opgeteld. Elke minuut die afwijkt wordt meegenomen in het totaal. De inklok- en uitkloktijden worden niet afgekapt naar 8:15 en 17:00 uur. 
  1. Afwijking op 'kwartier' & afkappen op een 'kwartier' 
    Een medewerker klokt in om 8:23 uur en uit om 16:58 uur. Er wordt 8.00 uur genoteerd en bij het totaal opgeteld Er wordt afgekapt naar 8:30 uur en 17:00 uur. Hier is geen afwijking van een kwartier genoteerd. 
  1. Afwijking op 'half uur' & afkappen op een 'kwartier':
    Een medewerker klokt in om 8:21 uur en uit om 16:58 uur. Er wordt 8.25 uur genoteerd en bij het totaal opgeteld. De inkloktijd wordt afgekapt op 8:15 uur. Het afkappen van een kwartier bepaald dat het kwartier extra wordt genoteerd. 
  1. Afwijking op 'kwartier' & afkappen op 'half uur': 
    Een medewerker klokt in om 08:16 uur en uit om 17:14 uur. Er wordt in totaal 8.00 uur genoteerd en bij het totaal opgeteld. Het afkappen bepaald dat als kloktijden 8:30 uur en 17:00 uur wordt aangehouden. Op deze kloktijden is geen afwijking van een kwartier. 
Ga voor de instellingen dus na wanneer er extra uren vanuit de tijdsregistratie meegenomen moeten worden in jullie organisatie. 

Inclusief pauze: Moet in de tijdregistratie de geplande pauze opgenomen worden?
  1. Je kiest hier voor "Ja" als de medewerker voor pauzes niet hoeft in- en uit te checken.
  2. Je kiest hier voor "Nee" als de medewerker bij pauzes wel in- en uit moet checken.
Let op de volgende instelling is alleen van toepassing wanneer je met afhandelen uren werkt (lees hier verder).
Vergelijk: Waarmee moeten de geregistreerde uren vergeleken worden? Let op, dit is alleen van toepassing wanneer je de tijdsregistratie afhandelt. 
  1. Planning vs Contract > Als er een verschil is tussen de planning en de werktijden in het contract, dan wordt er een voorstel gedaan. De tijdsregistratie wordt in dit geval alleen gebruikt om de aanwezigheid in kaart te brengen. 
  2. Tijdsregistraties vs Contract > De kloktijden worden vergeleken met de contracturen. Wanneer er meer of minder uren geregistreerd zijn, kun je deze uren afhandelen. 
  3. Tijdsregistraties vs Planning > De kloktijden worden vergeleken met de geplande uren. Wanneer er meer of minder uren geregistreerd zijn, kun je deze uren afhandelen.


    • Related Articles

    • Werken met de feestdagen?

      De meeste werknemers zijn vrij met de feestdagen in Nederland. Dit is opgenomen in de CAO of arbeidsvoorwaarden. Het kan echter zijn dat jullie organisatie open is of dat er toch door een aantal medewerkers zijn die uren moeten maken. Officiële ...

    • Moet ik de reiskosten aanpassen wanneer mijn medewerker meer of minder gaat werken?

      Wanneer je medewerker een dag meer of minder gaat werken en je de maandelijkse reiskosten hebt gebaseerd op het aantal werkdagen in de week, dan moet je de reiskostenvergoeding handmatig aanpassen. Dit geld voor alle onkostenvergoedingen die ...

    • Hoe zet ik tijdregistratie aan voor mijn medewerkers?

      Wanneer je wilt dat je medewerkers zich in en uit checken voor het werk om zo de uren te controleren of af te handelen kan je dit doen met behulp van de tijdregistratie. Medewerkers kunnen dan via Humanwave laten weten op welke tijden ze werken, ...

    • Hoe kan ik het fte van een medewerker wijzigen als de medewerker meer of minder gaat werken?

      Het fte van een medewerker kan je in het contract wijzigen wanneer een medewerker meer of minder uren per week gaat werken. Hier hoef je niet direct een nieuw contract voor aan te maken. Wijzigt het fte wel tegelijkertijd met de contractverlening, ...

    • Hoe kan ik de bijtelling voor een leaseauto corrigeren?

      Wanneer je medewerker gebruik maakt van een leaseauto en voor dit gebruik geen verklaring 'geen privégebruik' heeft, dan moet je voor deze leaseauto bijtelling berekenen. Dit doe je aan de hand van de fiscale waarde en het bijtellingspercentage van ...