Korte uitleg van de werkkostenregeling

De werkkostenregeling (WKR) heeft betrekking op netto vergoedingen, bedrijfsborrels en -feesten. Van de belastingdienst krijg je een vrije ruimte die je zonder bewijslast mag gebruiken om te geven aan je medewerkers. Kom je echter boven deze vrije ruimte, dan zijn alle vergoedingen, feesten en borrels boven het bedrag vrije ruimte met 80% eindheffing. De vrije ruimte wordt berekend over het jaarloon, zoals weergeven in het overzicht onder Salaris, de kop: WKR. 

Wil je weten hoe deze is berekend, lees dan onze helpfile: Werkkostenregeling. 
Voor onze uitgebreide white paper van de WKR, lees dan hier verder.

Sinds 2015 is de WKR verplicht voor alle ondernemers. Humanwave heeft de WKR op een eenvoudige manier geïmplementeerd. 

In deze helpfile bespreken we de volgende zaken: 

1. Identificeren van de huidige netto kosten en de vrije ruimte bepalen;
   
2. Beslissen en eventueel aanpassen;
   
3. Humanwave inrichten;
   
4. Monitoren.
   

1. Identificeren
De vrije ruimte kan je erg makkelijk via Humanwave bepalen. Ga naar Start; klik door naar Salaris en ga naar de kop WKR. Hier zie je bovenin de berekende loonsom over het huidige jaar.

Het inventariseren van de netto kosten en vergoedingen kun je het beste vanuit de financiële administratie doen. 

2. Beslissen en aanpassen
Als je weet wat de gevolgen van de WKR zijn, heb je de keuze om de afspraken met je medewerkers te houden zoals ze nu zijn of ze aan te passen. Dit is afhankelijk van de huidige situatie binnen je organisatie.

3. Humanwave inrichten
In Humanwave zijn in de instellingen een aantal aanpassingen gemaakt voor de WKR. Humanwave is aangepast om dit in een handomdraai in te richten.

Wij raden je aan om de netto belaste en de netto onbelaste vergoedingen op verschillende grootboekrekeningen in je financiële administratie te boeken. Dit maakt de controle door de Belastingdienst en je accountant makkelijker. Je kunt de grootboekrekeningen aanmaken in de Algemene Instellingen, onder de kop 'Grootboekrekeningen'. 

In de Algemene instellingen onder de kop 'Koppel grootboekrekeningen' zijn drie groepen toegevoegd voor de netto vergoedingen. 

1. Reiskosten belast: Hier koppel je de grootboekrekening die je voor de netto reiskosten gebruikt voor het gedeelte dat je boven de 21 cent per kilometer netto vergoed.
   (Op de koppeling onder de noemer "Reiskosten" wordt gebruikt voor het onbelaste gedeelte)
2. Netto belast (wkr): Hier koppel je de grootboekrekeningen voor de overige netto vergoedingen die je belast mag verstrekken en die je niet verhaald op je medewerkers maar via de werkkostenregeling vergoed.
   (Op de koppeling  onder de noemer "Netto" wordt gebruikt voor het onbelaste gedeelte)
3. Financiële boekingen: Deze rekening wordt gebruikt om boekingen te maken die vanuit je financiële administratie komen, bijvoorbeeld voor personeelsborrels buiten je pand.
   

Bij de netto componenten op het tabblad salaris ('Algemene instellingen/Salaris') zie je de grootboekrekening indien de vergoeding onbelast, dan wel belast is:

Indien een component Belast is, dan wordt als grootboekrekening de gekoppelde Belaste rekening gebruikt, anders de rekening voor onbelast.

Indien je niet weet of iets belast of onbelast zal zijn, kun je dit in het salarisproces nog aanpassen.

Daarnaast kun je de componenten configureren, als deze altijd belast of onbelast is.
Dit wordt per component beschreven in de onderstaande documenten:

1. Inrichten netto vergoeding voor de WKR
   
2. Inrichten reiskostenvergoeding voor de WKR
   
3. Inrichten Onkostendeclaratie - Eten en drinken voor de WKR
   
4. Inrichten Onkostendeclaratie - Openbaar vervoer voor de WKR
   
5. Inrichten Onkostendeclaratie - Parkeren voor de WKR
   
6. Inrichten Onkostendeclaratie -Telefoon voor de WKR
   
7. Inrichten Onkostendeclaratie -Kantoor benodigdheden voor de WKR
   
8. Inrichten Onkostendeclaratie - Overige kosten voor de WKR
   
9. Inrichten Onkostendeclaratie - Kilometers voor de WKR
   

4. Monitoren

Via het menupad Start / Salaris / WKR kun je de werkkostenregeling monitoren. Omdat Humanwave het hele jaar vooruit rekent heb je hier betrouwbare informatie met betrekking tot wat je (eventueel) aan betaling moet afdragen.

• Related Articles

• Hoe kan ik de bijtelling voor een leaseauto corrigeren?

  Wanneer je medewerker gebruik maakt van een leaseauto en voor dit gebruik geen verklaring 'geen privégebruik' heeft, dan moet je voor deze leaseauto bijtelling berekenen. Dit doe je aan de hand van de fiscale waarde en het bijtellingspercentage van ...

• Werkkostenregeling (WKR)

  Wij horen regelmatig van ondernemers vragen hoe het ook al weer zit met de kosten en de werkkostenregeling. Wij informeren je hier graag over. De Belastingdienst onderscheidt de onderstaande categorieën: Gerichte vrijstellingen Vergoedingen die nodig ...

• Hoe groot is de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR)?

  Jaarlijks wordt de grootte van vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) bepaald. In de basis wordt de fiscale waarde van de vrije ruimte bepaald als percentage van de totale loonsom voor loonbelasting in één jaar. De vrije ruimte kun je ...

• Een Fietsplan, Fiets van de zaak of Leasefiets: Hoe werkt het?

  Het fietsen naar het werk wordt steeds populairder, niet alleen vanwege de voordelen voor de gezondheid en het milieu, maar ook door de aantrekkelijke regelingen die werkgevers aanbieden. In Nederland zijn er verschillende opties om een fiets via de ...

• Hoef geef ik een overschrijding van de werkkostenregeling op in de loonaangifte?

  Wanneer de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) is overschreden, dan dien je over dat bedrag 80% eindheffing te betalen. Dit dien je uiterlijk in de aangifte van januari van het opvolgende kalender jaar te doen. Let op: in de aangifte geef je ...