Deze helpfile beschrijft hoe je verlof en uren controleert en corrigeert aan het begin van het nieuwe jaar.
Gebruik deze helpfile bij vragen over verlofsaldi, verlofopbouw en uren rond de jaarovergang.
De helpfile is bedoeld voor HR-managers en HR-administratie die werken met Humanwave.
Direct aan de slag: Checklist jaarovergang
Gebruik deze checklist voor een snelle controle. Kom je een fout tegen? De bijbehorende uitleg vind je direct onder de checklist.
Controle 2025 (vorig jaar afsluiten)
1. Controleer of het verlofsaldo over 2025 klopt.
2. Controleer of verlofrecht, FTE en contractperiode in 2025 correct waren.
3. Controleer of opgenomen verlof in 2025 juist is afgeschreven.
4. Controleer of er in 2025 sprake was van onbetaald verlof of onbetaald ouderschapsverlof.
5. Controleer of het plus/min-urensaldo over 2025 correct is.
Controle 2026 (nieuw jaar starten)
1. Controleer of het verlofsaldo voor 2026 is toegekend en zichtbaar is.
2. Controleer of resterend verlof uit 2025 correct is meegenomen.
3. Controleer of verlofrecht, FTE en contractafspraken per 1 januari 2026 kloppen.
4. Controleer of het plus/min-urensaldo correct is meegenomen naar 2026.
Let op bij correcties
Voer correcties met terugwerkende kracht alleen door als de oorzaak duidelijk is.
Noteer handmatige correcties vóór het opnieuw openen van het verlofjaar.
1. Wanneer stelt Humanwave het verlof beschikbaar voor 2026?
Het verlofsaldo voor 2026 wordt op 1 januari automatisch toegekend aan alle medewerkers bij wie dit nog niet is gebeurd.
2. Wanneer zie ik het verlofsaldo 2026 bij verlofopbouw op basis van gewerkte uren?
Het verlofsaldo op basis van gewerkte uren wordt voor de vaste uren op 1 januari 2026 toegekend. De verlofopbouw over extra gewerkte uren wordt bijgewerkt afhankelijk van de modules waar je gebruik van maakt.
Gebruik je alleen de HR-module, dus géén salaris?
Het saldo wordt bijgewerkt zodra de extra uren zijn afgehandeld naar 'uitbetalen'.
Let op! De berekening wordt in de nacht gemaakt en is dus niet direct zichtbaar.
Maak je wél gebruik van de Salarismodule?
Dan wordt de extra opbouw bij het verlofsaldo opgeteld zodra de loonstroken worden berekend in januari.
Let op! Hierdoor loopt het getoonde verlofsaldo altijd één maand achter op de werkelijkheid, aangezien dit gebaseerd is op de meest recente loonberekening.
3. Waarom zie ik bij een medewerker geen verlofopbouw in 2026?
Als het verlofsaldo van de medewerker op 0 staat, ontbreekt waarschijnlijk de verlof- en/of salarisafspraak in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’. Mocht deze niet ontbreken, neem dan contact op met de supportafdeling.
4. Hoe controleer ik het verlofsaldo van medewerkers?
Controleer de verlofsaldi van zowel het afgelopen jaar als het huidige jaar. Ga in de organisatie naar 'Rapporten' en open in de sectie 'Management' het rapport 'Verlofsaldi' en kies het juiste jaar.
Dit rapport toont per medewerker de opbouw, opname en het openstaande verlofsaldo. Klopt het saldo niet? Bekijk vraag 5 (2025) of vraag 6 (2026) voor de vervolgstappen.
5. Wat kan er mis zijn gegaan vorig jaar (2025)?
Bij het verlof worden zowel de opbouw als de opname van verlofuren automatisch berekend door Humanwave. Om te controleren of het verlofsaldo van de medewerker in 2025 correct is, volg je de onderstaande stappen:
Stap 1: Controleer de verlofopbouw in 2025
De verlofopbouw is afhankelijk van drie factoren: het verlofrecht, het FTE en de actieve contractperiode.
Controleer in het tabblad Arbeidsrelatie of het juiste verlofrecht staat ingesteld.
Controleer daarna of de salarisafspraken in 2025 het datumtraject en het FTE correct zijn.
Wil je een afspraak corrigeren? Klik op het potloodje en kies ‘Huidige afspraak aanpassen’. Pas de gegevens aan en klik op ‘Bewaar’.
Let op: je voert een correctie met terugwerkende kracht door. Dit kan grote gevolgen hebben voor volgende periodes en het salaris, zowel positief als negatief. Gaat het om het verlofjaar 2026? Bekijk dan vraag 6.
Stap 2: Controleer de opgenomen verlofuren in 2025
Na de controle van de verlofopbouw, is het vervolgens belangrijk dat voor de opgenomen verloven de juiste verlofuren zijn ingehouden.
Hiervoor kun je het rapport 'Verlof per medewerker' gebruiken. Dit rapport is terug te vinden onder het kopje ‘Verlof en verzuim’.
Let op dat je het juiste jaar selecteert.
Zie je een verlof bij een medewerker zonder dat er dagen of uren worden weergegeven, doe dan het volgende.
Controleer bij de medewerker in het tabblad ‘Planning’ onder het kopje ‘Jaar’ bij Verlof op ‘Toon meer’ te klikken. Let op dat je het juiste jaar selecteert.
Kijk hier of bij alle verlofaanvragen ook het juiste aantal verlofuren is berekend. Wanneer je bij een aanvraag 0 uren ziet staan, betekent dit dat er geen verlofuren zijn berekend. Wanneer dit niet goed is, dan moet je dit corrigeren.
Dit kun je doen door op de dag(en) waarop het verlof plaatsvindt een planning toe te voegen.
Hoe moet ik een planning toevoegen?
Je kunt op twee verschillende manieren een planning toevoegen in Humanwave:
- In het tabblad 'Arbeidsrelatie' onder het kopje ‘Planning’ kun je een vast rooster toevoegen bij de medewerker wanneer deze ontbreekt. Het systeem berekent vervolgens de aanvraag automatisch met de zojuist geplande uren.
- Bij oproepkrachten kun je een flex plan (flexibele uren) toevoegen op de dagen waar er geen verlof wordt berekend in het tabblad 'Arbeidsrelatie'. Vervolgens dien je het verlof opnieuw te laten herberekenen. Onderaan deze helpfile lees je hoe je de verlofopname kunt herberekenen in de planning van de medewerker.
Korte route
Je kunt ook kiezen voor de korte route door in het verlofverzoek direct het aantal verlofuren op te nemen. Wij adviseren om hierbij een notitie met tijdstempel toe te voegen, zodat later duidelijk is welke handeling is uitgevoerd. Humanwave zal het verlof direct herberekenen zodat het saldo in het huidige jaar correct wordt weergegeven.
Stap 3: Controleer de bijzondere gebeurtenissen in 2025
Als laatste wil je controleren of er medewerkers zijn die in 2025 een bijzondere gebeurtenis hebben gehad die invloed heeft op het salaris en/of verlofsaldo. Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van onbetaald ouderschapsverlof. Tijdens dit verlof heeft de medewerker namelijk geen recht op verlofopbouw.
Over welke verloven heb je als medewerker nog meer geen recht op verlofopbouw?
Er wordt geen verlof opgebouwd in de volgende 2 situaties:
- Onbetaald verlof
- Onbetaald ouderschapsverlof
Cao-afspraken kunnen hiervan afwijken. Kijk daarom goed wat er is vastgelegd rondom de verlofopbouw in de cao en wat er in de arbeidsovereenkomst is afgesproken met de medewerkers.
Gebruik het rapport 'Verlof', selecteer het type verlof wat je wilt controleren en de juiste periode. Je kunt hier een heel jaar selecteren.
6. Wat kan er mis zijn gegaan dit jaar (2026)?
Dit heeft vaak de volgende twee oorzaken:
Oorzaak 1
De afspraken in het tabblad 'Arbeidsrelatie' zijn niet correct.
De verlofopbouw in Humanwave is afhankelijk van het verlofrecht, het FTE en de actieve contractperiode. Als deze afspraken niet goed staan in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’ dan worden er ook geen juiste uren berekend. Loop de stappen bij vraag 5 - alle stappen - opnieuw door en controleer de verlofopbouw, verlofopname en bijzondere gebeurtenissen ook voor 2026.
Oorzaak 2
De instelling voor het meenemen van het resterende verlof is niet goed ingesteld.
Wat moet je doen? Controleer of de instelling voor het meenemen van resterend verlof correct staat ingesteld bij de Instellingen.
Staat de instelling juist? Heropen vervolgens het verlofjaar om het resterende saldo opnieuw te laten berekenen.
Hiervoor navigeer je naar het tabblad ‘Verlof’ in de organisatie. Hier klik je bovenaan op ‘Verlofmutaties’. Vervolgens verschijnt hier de knop ‘Heropen verlofjaar 2026’. Klik op deze knop om het resterende verlof opnieuw toe te kennen aan de medewerkers voor 2026. Controleer daarna of het verlofsaldo correct is bij de medewerker.
Heel belangrijk: Wanneer je het verlofjaar opnieuw opent, worden alle handmatige correcties op het resterende saldo in de jaarplanning ook overschreven. Zorg er dus voor dat je deze van tevoren noteert zodat je deze niet kwijtraakt.
7. Hoe werkt de berekening eigenlijk?
In Humanwave wordt het verlof en de ATV opbouw per kalenderjaar berekend. Bij de berekening wordt rekening gehouden met de voltijdrechten voor verlof en ATV, het FTE van de medewerker en de periode waarin het contract actief is. In
deze helpfile wordt uitgelegd hoe de berekeningen voor verlof en ATV precies worden uitgevoerd.
8. Hoe werkt de verlofopname en planning?
De verlofopname in Humanwave is gebaseerd op de planning van de medewerker. Wanneer de planning bij een medewerker onjuist, incompleet of niet is ingevoerd, dan heeft dat invloed op de opname van de verlofuren. Om te zorgen dat de verlofopname juist is, maak je dus de planning onder de verlofaanvragen in orde. Hoe je dit kunt doen lees je in
deze helpfile.
9. Wanneer stelt Humanwave het verlof beschikbaar voor 2027?
Zodra een verlofaanvraag voor 2027 wordt beoordeeld, wordt de verlofopbouw voor dat jaar berekend.
Werk je met Plus- en minuren
1. Wat gebeurt er met het plus/min uren saldo tijdens de jaarovergang?
Het plus/min uren saldo wordt 1:1 overgezet naar 2026. Gelden er bij jouw organisatie andere (cao) afspraken? Dan zal je het plus/min uren saldo handmatig moeten corrigeren bij de medewerkers. Dit kun je doen met een correctie plus/min uren. Hoe je dit doet, lees je in
deze helpfile.
2. Mijn medewerker heeft plus- of minuren over aan het einde van het jaar, mag dit 1:1 worden meegenomen naar volgend jaar?
Binnen Humanwave worden deze uren meegenomen. Wat je er mee doet ligt aan de cao of bedrijfsspecifieke afspraken die er zijn gemaakt. Volgens de cao Kinderopvang is het bijvoorbeeld zo geregeld dat bij een contract volgens de jaarurensystematiek de minuren voor de rekening van de werkgever zijn. De minuren kun je met een correctie plus/min uren laten vervallen, zodat de medewerker met een leeg saldo begint in het volgende jaar.
Ook voor de plusuren kunnen afspraken zijn vastgelegd in de cao. Zo staat er in de cao Kinderopvang dat de werkgever en medewerker samen afspraken moeten maken over de compensatie van de plusuren. Wanneer de medewerker geen keuze maakt, stelt de werkgever na afloop van het kalenderjaar vast wanneer de extra gewerkte uren in de vorm van doorbetaald verlof worden genoten.
Kijk dus in de cao en/of bedrijfsspecifieke afspraken welke afspraken over de minuren aan het einde van het jaar zijn vastgelegd. Heb je advies nodig? Laat het ons per mail weten.
3. Hoe kan ik plus/min uren corrigeren?
Hoe je het plus/min uren saldo kan corrigeren staat uitgelegd in
deze helpfile.
4. Hoe worden de correcties in 2026 zichtbaar?
Het saldo wordt automatisch voor je bijgewerkt in 2026, dit gebeurt op 1 januari 2026 in de loop van de dag.
5. Een medewerker heeft een dubbel plus/min saldo meegenomen naar 2026, wat kan ik doen?
Als je bij het controleren van de plus/min uren een medewerker tegenkomt waarbij het plus/min saldo van 2025 dubbel is meegenomen naar 2026, dan kunnen onze Support professionals dit voor je oplossen. Wij adviseren je dan contact met ons op te nemen door te mailen naar help@humanwave.nl. We helpen je dan graag om het saldo bij te werken.
Kom je er niet uit? Neem contact op met onze supportafdeling. Je kunt ons bereiken op help@humanwave.nl. Wij staan graag voor je klaar.