Wij willen je graag helpen om de jaarovergang van 2024 naar 2025 zo soepel mogelijk te laten verlopen bij jouw organisatie. Daarom hebben wij de meest gestelde vragen rond de jaarovergang over verschillende onderwerpen voor je verzameld en in één helpfile gezet.
Verlof
1. Wanneer wordt het verlof voor 2025 beschikbaar?
Het verlofsaldo van 2025 wordt op 1 januari 2025 automatisch toegekend aan de medewerkers met een verlofafspraak op basis van het contract.
2. Mijn medewerker heeft nog geen verlofopbouw in 2025, hoe kan dit?
Het kan zo zijn dat je tijdens het controleren van de verlofsaldi ziet dat een medewerker nog geen verlofopbouw heeft. Dit kan komen doordat bij de medewerker de verlofafspraak mist in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’
Om deze toevoegen ga je naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker en klik je op de gele knop 'Afspraak toevoegen' en selecteer je het type 'Verlof'. Vervolgens stel je de juiste verlofafspraak in en klik je op 'Bewaar'.
3. Wanneer zie ik het verlofsaldo 2025 bij de medewerker als de verlofopbouw op basis van gewerkte uren staat?
Voorheen moesten medewerkers met een verlofafspraak op basis van gewerkte uren wachten tot het loonjaar geopend werd, voordat hun verlofopbouw berekend kon worden. Sinds dit jaar wordt de verlofopbouw voor medewerkers met een verlofafspraak op basis van gewerkte uren op 1 januari 2025 direct berekend.
4. Hoe wordt de verlof en ATV in Humanwave berekend?
De verlof- en ATV-opbouw van de medewerkers wordt in Humanwave per kalenderjaar berekend. Bij de berekening van de verlof- en ATV-opbouw wordt er rekening gehouden met de voltijd rechten voor het verlof en ATV, het FTE van de medewerker en de actieve contractperiode. In
deze helpfile lees je hoe de berekening van het verlof en ATV in elkaar zit.
De opname van verlof en ATV in Humanwave is gebaseerd op de planning, die onder de aanvraag staat. Wanneer de planning bij een medewerker onjuist of incompleet is, dan heeft dat invloed op de verlof en ATV uren.
5. In welk rapport kan ik het verlofsaldo van de medewerkers controleren?
Wanneer je in de organisatie naar Rapporten gaat, zie je in de sectie Management het rapport ‘Verlofsaldi’. Met dit rapport krijg je een overzicht van de verlofsaldi van alle actieve medewerkers in de organisatie, onderverdeeld in de opbouw, opname en het openstaande saldo per medewerker. Klopt het saldo niet? Kijk dan bij vraag 6 wat je kunt doen.
6. Het verlofsaldo van een medewerker is in 2024 niet juist. Wat moet ik doen?
Bij het verlof worden zowel de opbouw als de opname van verlofuren automatisch berekend door Humanwave. Om te controleren of het verlofsaldo van de medewerker 100% in orde is in 2024, volg je de volgende stappen:
Stap 1: Controleer de verlofopbouw in 2024
De verlofopbouw op basis van het contract of gewerkte uren is van 3 factoren afhankelijk: Het verlofrecht, het FTE en de actieve contractperiode.
Controleer als eerste in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’ of er bij de verlofafspraak het juiste verlofrecht wordt getoond. Vervolgens controleer je bij de salarisafspraken in 2024 of het juiste datum traject en FTE staan ingevuld. Als je een afspraak wilt corrigeren, dan kun je dit doen door op het potloodje te klikken naast de afspraak. Kies voor ‘Huidige afspraak aanpassen’ wanneer de data verkeerd staan. Vul vervolgens de juiste data in en klik op ‘Bewaar’.
Let goed op, want het corrigeren van de afspraak kan ook verdere gevolgen hebben voor de duur van de afspraak en het salaris. Je bent bezig met het doorvoeren van een verandering met terugwerkende kracht die consequenties kan hebben voor reeds afgesloten periodes en toekomstige periodes. Dit kan voor inconsistenties zorgen in de administratie. Kijk bij vraag 7 wanneer het gaat over het verlofjaar 2025.
Stap 2: Controleer de opgenomen verlofuren in 2024
Na de controle van de verlofopbouw, is het vervolgens belangrijk dat voor de opgenomen verloven de juiste verlofuren zijn ingehouden. Dit kun je controleren door in het tabblad ‘Verlof’ naar het kopje ‘Jaar’ van de medewerker te gaan en bij Verlof op ‘Toon meer’ te klikken. Kijk hier of bij alle verlofaanvragen ook het juiste aantal verlofuren is berekend. Wanneer je bijvoorbeeld bij een aanvraag 0 uren ziet staan, betekent dit dat er geen verlofuren worden berekend. Wanneer dit niet goed is, dan moet je dit corrigeren. Dit kun je doen door op de dag(en) waarop het verlof plaatsvindt een planning toe te voegen.
Hoe moet ik een planning toevoegen?
Je kunt op twee verschillende manieren een planning toevoegen in Humanwave:
- In het tabblad 'Arbeidsrelatie' onder het kopje ‘Planning’ kun je een vast rooster toevoegen bij de medewerker wanneer deze ontbreekt. Je klikt hiervoor op het plusje om het vaste plan toe te voegen. Het systeem berekent vervolgens de aanvraag automatisch met de zojuist geplande uren.
- Bij oproepkrachten kun je een flex plan (flexibele uren) toevoegen op de dagen waar er geen verlof wordt berekend in het tabblad 'Arbeidsrelatie' onder het kopje planning. Hiervoor klik je op het plusje om een flex plan toe te voegen.
Werkt jouw organisatie met Bitcare? Dan kun je de planning hier in orde ma en vervolgens aanleveren naar Humanwave. Zorg ervoor dat je in Bitcare bij het aanleverscherm de juiste maand selecteert met de filter rechtsboven.
Vervolgens dien je het verlof opnieuw te laten herberekenen.
Lees hier je hoe je de verlofopname kunt herberekenen in de planning van de medewerker.Stap 3: Controleer de bijzondere gebeurtenissen in 2024
Als laatste wil je controleren of er medewerkers zijn die in 2024 een bijzondere gebeurtenis hebben gehad die invloed heeft op het salaris en/of verlofsaldo. Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van onbetaald ouderschapsverlof. Tijdens dit verlof heeft de medewerker namelijk geen recht op verlofopbouw.
Over welke verloven heb je als medewerker nog meer geen recht op verlofopbouw?
Er wordt geen verlof opgebouwd in de volgende 2 situaties:
- Onbetaald verlof
- Onbetaald ouderschapsverlof
CAO afspraken kunnen hiervan afwijken. Kijk daarom goed wat er is vastgelegd rondom de verlofopbouw in de CAO en wat er in de arbeidsovereenkomst is afgesproken met de medewerkers.
7. Bij de medewerker staat een verkeerd verlofsaldo in 2025. Wat kan ik doen?
Dit kan meerdere oorzaken hebben:
- De instelling voor het meenemen van het resterende verlof is niet goed ingesteld.
Wat moet je doen? Controleer of de instelling juist staat. Hiervoor kun je deze stappen volgen. Wanneer de instelling nu juist staat ingesteld, dan moet het verlofjaar opnieuw geopend worden. Hiervoor navigeer je naar het tabblad ‘Verlof’ in de organisatie. Hier klik je bovenaan op ‘Verlofmutaties’. Vervolgens verschijnt hier de knop ‘Heropen verlofjaar 2025’. Klik op deze knop om het resterende verlof opnieuw toe te kennen aan de medewerkers voor 2025. Controleer daarna of het verlofsaldo correct is bij de medewerker.
Let goed op: Wanneer je het verlofjaar opnieuw opent, worden alle handmatige correcties op het resterende saldo in de jaarplanning ook overschreven. Zorg er dus voor dat je deze van tevoren noteert zodat je deze niet kwijtraakt.
- De afspraken in het tabblad 'Arbeidsrelatie' zijn niet correct.
De verlofopbouw in Humanwave is afhankelijk van het verlofrecht, het FTE en de actieve contractperiode. Als deze afspraken niet goed staan ingesteld in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’ dan worden er ook geen juiste uren berekend. Loop de stappen bij vraag 6 opnieuw door en controleer de verlofopbouw, verlofopname en bijzondere gebeurtenissen. Doe dit ook voor 2025.
Plus/min uren
8. Wat gebeurt er met het plus/min uren saldo tijdens de jaarovergang?
Het plus/min uren saldo wordt 1:1 overgezet naar 2025. Gelden er bij jouw organisatie andere afspraken? Dan zul je het plus/min uren saldo handmatig moeten corrigeren bij de medewerkers. Dit kun je doen met een correctie plus/min uren. Hoe je dit doet, lees je in
deze helpfile.
9. Mijn medewerker heeft plus- of min uren over aan het einde van het jaar, mag dit 1:1 worden meegenomen naar volgend jaar?
Dat ligt aan de CAO of bedrijfsspecifieke afspraken die er zijn gemaakt. Volgens de CAO Kinderopvang is het bijvoorbeeld zo geregeld dat bij een contract volgens de jaarurensystematiek, de minuren aan het einde van het jaar voor de rekening van de werkgever zijn. De minuren kun je met een correctie plus/min uren laten vervallen, zodat de medewerker met een leeg saldo begint in het volgende jaar.
Ook voor de plusuren kunnen afspraken zijn vastgelegd in de CAO. Zo staat er in de CAO Kinderopvang dat de werkgever en medewerker samen afspraken moeten maken over de compensatie van de plusuren. Wanneer de medewerker geen keuze maakt, stelt de werkgever na afloop van het kalenderjaar vast wanneer de extra gewerkte uren in de vorm van doorbetaald verlof kunnen worden genoten.
Kijk dus in de CAO en/of bedrijfsspecifieke afspraken welke afspraken over de minuren aan het einde van het jaar zijn vastgelegd. Heb je advies nodig? Laat het ons per
mail weten.
10. Mijn medewerker heeft een dubbel plus/min saldo meegenomen naar 2025, wat kan ik doen?
Als je bij het controleren van de plus/min uren een medewerker tegenkomt waarbij het plus/min saldo van 2024 dubbel is meegenomen naar 2025, dan kunnen onze Support professionals dit voor je oplossen.
We helpen je dan graag om het saldo bij te werken.
Jaaropgave medewerker
11. Waarom staat de Wet Opslag Kinderopvang (WKO) op de jaaropgave?
Met ingang van 1 januari 2022 is de Aof-premie gedifferentieerd. Sindsdien wordt ook de WKO (Wet Opslag Kinderopvang) als aparte regel meegenomen in de loonaangifte. De premie is nog steeds onderdeel van de Aof-premie, maar wordt nu dus apart berekend in de loonaangifte. De premie wordt betaald door de werkgever, maar wordt officieel gezien als werknemerspremie. Hierdoor wordt de premie ook weergegeven op de jaaropgave. De medewerker heeft hiervoor dus niets hoeven te betalen.
12. Ik heb zelf geen kinderen, waarom wordt deze premie dan berekend?
De WKO (Wet Opslag Kinderopvang) is een verplichte premie vanuit de overheid voor iedereen die een salaris verdient. Ook voor werknemers die zelf geen kinderen hebben wordt deze premie dus berekend.
Rapportages
13. Waar kan ik de verzamelloonstaat vinden?
Wanneer de accountant vraagt naar de verzamelloonstaat over een bepaald jaar, kun je deze in Humanwave terugvinden bij de rapporten in de organisatie. Hier vind je in de sectie Salaris het rapport 'Loonstaat'. Je kunt dit rapport dan draaien over de perioden januari tot en met december van het betreffende jaar en de optie 'optellen' aanvinken om de verzamelloonstaat te krijgen. Klik vervolgens op ‘Verversen’.
Het rapport kan worden gedownload naar Excel met de groene knop. Vervolgens kun je dit bestand toesturen naar de accountant.
14. Waar kan ik een specificatie van de reservering van het verlof vinden?
Voor de accountantscontrole en/of de boekhouding controle, is het nodig om de stand van de vakantiedagen en de verlofuren per werknemer van het afgesloten jaar door te geven.
Je kunt deze in Humanwave terugvinden in het rapport 'Verlof' in de sectie 'Financieel'. Dit rapport kun je draaien over de perioden januari tot en met december van het betreffende jaar en vervolgens vink je 'optellen' aan. Als je op ‘Genereer rapport’ klikt, dan wordt het rapport gegenereerd en aangemaakt in de documenten van de organisatie. Hier kun je op het document klikken en vervolgens downloaden door op de knop rechts onderaan te klikken.
Het rapport geeft een overzicht van het beginsaldo, de correcties, de opbouw, extra uren, opgenomen uren, het saldo, het uurtarief en de totale kosten van het verlof.
Afsluiten loonjaar 2024 & Openen loonjaar 2025
15. Wat moet ik doen om het loonjaar 2024 af te sluiten en het loonjaar 2025 te openen?
Als je de salarisverwerking zelf uitvoert, ontvang je in de 1e week van januari 2025 een mail over het afsluiten van het loonjaar 2024 en het openen van het loonjaar 2025. In deze mail ontvang je een uitgebreide instructie hoe je het loonjaar kunt afsluiten en hoe je het nieuwe loonjaar kunt openen.
16. Ik laat de salarissen verwerken bij Humanwave, doen jullie dit voor mij?
Onze Salaris Experts zullen het loonjaar voor je afsluiten en het nieuwe loonjaar openen. Je ontvangt hier automatisch een mail van.
Minimumloon 2025
17. Wat is het minimumloon in 2025?
In de onderstaande tabel vind je een overzicht per leeftijd van het minimumuurloon en
het omgerekende minimum maandloon met een werkweek van 36/38/40 uur.
| Leeftijd | Uurloon 2025 | Maandloon 36 uur | Maandloon 38 uur | Maandloon 40 uur |
| 21 jaar en ouder |
|
|
|
|
| 20 jaar |
|
|
|
|
| 19 jaar |
|
|
|
|
| 18 jaar |
|
|
|
|
| 17 jaar |
|
|
|
|
| 16 jaar |
|
|
|
|
| 15 jaar |
|
|
|
|
18. Wat betekent dit voor werknemers die in 2025 volgens het minimumloon worden uitbetaald?Het minimumloon van 2025 moet op basis van de werkbare dagen worden berekend. In 2025 zijn er 261 werkbare dagen. Dit geeft de volgende berekening:
Fulltime werkweek / 5 * Minimumuurloon * 261 dagen / 12 = minimum maandloon
Voorbeeld: Een organisatie heeft een fulltime werkweek van 36 uur. Voor een medewerker van 25 jaar is dan de berekening als volgt:
36 / 5 * 13,27 * 262 / 12 = 2086,04 euro
19. Waar nog meer op letten?
Het minimum maandloon is in 2025 fors omhoog gegaan, dat betekent ook hogere werkgeverslasten. Daarnaast komen werknemers die in 2024 €2300 op maandbasis verdienen (op basis van een 40-urige werkweek) in januari 2025 ineens onder het minimumloon te zitten.
Na de overgang van 31 december 2024 op 1 januari 2025 is bij een voltijds werkweek van 40 uur het salaris €322,83 hoger per maand!
20. Wat nu te doen?
Wij adviseren je de volgende 3 zaken in acht te nemen:
- Per 1 januari 2025 zul je het salaris van de mensen die in 2024 het minimumloon verdienen moeten aanpassen waarbij je het minimumuurloon moet hanteren.
- Ga na wat de aanpassing van het minimumloon betekent voor de mensen die nu het minimumloon verdienen en de werknemers die hier net boven zitten en besluit of hier ook een salarisaanpassing noodzakelijk is.
- De loonkosten zullen hierdoor stijgen, kijk welke andere acties nodig zijn binnen jouw organisatie om niet voor verrassingen te komen staan.
Alle HR & Salaris veranderingen in 2025
21. Waar kan ik alle HR & Salarisveranderingen van 2025 inzien?
Speciaal voor jou hebben wij alle 2025 HR & Salaris veranderingen verzameld in 1 whitepaper.
Klik hier voor onze whitepaper: De HR en Salarisveranderingen 2025.
22. Heb jij het webinar 'HR & Salarisveranderingen 2025' gemist?
Op dinsdag 16 januari 2025 geven wij voor de laatste keer het webinar over de HR & Salarisveranderingen in 2025.
Schrijf je nu in om hem niet te missen!
Klik hier om je aan te melden.
Staat jouw vraag hier niet tussen? Check dan onze Kennisbank of jouw vraag hier al is beantwoord.