De meest gestelde vragen in het begin van het nieuwe jaar
Wij willen je graag helpen om de jaarovergang van 2023 naar 2024 zo soepel mogelijk te laten verlopen bij jouw organisatie. Daarom hebben wij de meest gestelde vragen rond de jaarovergang over verschillende onderwerpen voor je verzameld en in één helpfile gezet.
Verlof
1. Wanneer wordt het verlof voor 2024 beschikbaar?
Het verlofsaldo van 2024 wordt op 1 januari 2024 automatisch toegekend aan de medewerkers met een verlofafspraak op basis van het contract.
2. Mijn medewerker heeft nog geen verlofopbouw in 2024, hoe kan dit?
Het kan zo zijn dat je tijdens het controleren van de verlofsaldi ziet dat een medewerker nog geen verlofopbouw heeft. Dit kan 2 oorzaken hebben:
1. Bij de medewerker ontbreekt de verlofopbouw afspraak in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’
2. Bij de medewerker staat de verlofopbouw ingesteld op ‘Opbouw over gewerkte uren' in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’. Kijk bij vraag 3 wanneer het verlof voor deze medewerkers beschikbaar wordt.
3. Wanneer zie ik het verlofsaldo 2024 bij de medewerker als de verlofopbouw op basis van gewerkte uren staat?
- Wanneer je gebruik maakt van Humanwave HR, dan wordt het verlofsaldo op basis van gewerkte uren voor de vaste uren op 1 januari 2024 toegekend. De verlofopbouw over extra gewerkte uren worden bijgewerkt nadat je de uren voor het eerst in 2024 hebt afgehandeld via het tabblad ‘Nog te doen’ in de organisatie.
- Wanneer je zelf de salarissen verwerkt met Humanwave, dan wordt het verlof voor de medewerkers met een verlofafspraak volgens ‘Gewerkte uren’ beschikbaar op het moment dat het loonjaar van 2024 is geopend.
- Wanneer je gebruik maakt van de Full Service Salarisverwerking dan wordt het verlof voor de medewerkers met een verlofafspraak volgens ‘Gewerkte uren’ zichtbaar nadat wij het loonjaar 2024 voor je geopend hebben. Dit zullen onze Salaris Experts in de loop van de maand januari doen.
4. Hoe wordt de verlof en ATV in Humanwave berekend?
De verlof- en ATV-opbouw van de medewerkers wordt in Humanwave per kalenderjaar berekend. Bij de berekening van de verlof- en ATV-opbouw wordt er rekening gehouden met de voltijd rechten voor het verlof en ATV, het FTE van de medewerker en de actieve contractperiode. In deze helpfile lees je hoe de berekening van het verlof en ATV in elkaar zit.
De opname van verlof en ATV in Humanwave is gebaseerd op de planning, die onder de aanvraag staat. Wanneer de planning bij een medewerker onjuist of incompleet is, dan heeft dat invloed op de verlof en ATV uren.
5. In welk rapport kan ik het verlofsaldo van de medewerkers controleren?
Wanneer je in de organisatie naar Rapporten gaat, zie je in de sectie Management het rapport ‘Verlofsaldi’. Met dit rapport krijg je een overzicht van de verlofsaldi van alle actieve medewerkers in de organisatie, onderverdeeld in de opbouw, opname en het openstaande saldo per medewerker. Klopt het saldo niet? Kijk dan bij vraag 6 wat je kunt doen.
6. Het verlofsaldo van een medewerker is in 2023 niet juist. Wat moet ik doen?
Bij het verlof worden zowel de opbouw als de opname van verlofuren automatisch berekend door Humanwave. Om te controleren of het verlofsaldo van de medewerker 100% in orde is in 2023, volg je de volgende stappen:
Stap 1: Controleer de verlofopbouw in 2023
De verlofopbouw op basis van het contract of gewerkte uren is van 3 factoren afhankelijk: Het verlofrecht, het FTE en de actieve contractperiode.
Controleer als eerste in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’ of er bij de verlofafspraak het juiste verlofrecht wordt getoond. Vervolgens controleer je bij de salarisafspraken in 2023 of het juiste datum traject en FTE staan ingevuld. Als je een afspraak wilt corrigeren, dan kun je dit doen door op het potloodje te klikken naast de afspraak. Kies voor ‘Huidige afspraak aanpassen’ wanneer de data verkeerd staan. Vul vervolgens de juiste data in en klik op ‘Bewaar’.
Let goed op, want het corrigeren van de afspraak kan ook verdere gevolgen hebben voor de duur van de afspraak en het salaris. Je bent bezig met het doorvoeren van een verandering met terugwerkende kracht die consequenties kan hebben voor reeds afgesloten periodes en toekomstige periodes. Dit kan voor inconsistenties zorgen in de administratie. Kijk bij vraag 7 wanneer het gaat over het verlofjaar 2024.
Stap 2: Controleer de opgenomen verlofuren in 2023
Na de controle van de verlofopbouw, is het vervolgens belangrijk dat voor de opgenomen verloven de juiste verlofuren zijn ingehouden. Dit kun je controleren door in het tabblad ‘Verlof’ naar het kopje ‘Jaar’ van de medewerker te gaan en bij Verlof op ‘Toon meer’ te klikken. Kijk hier of bij alle verlofaanvragen ook het juiste aantal verlofuren is berekend. Wanneer je bijvoorbeeld bij een aanvraag 0 uren ziet staan, betekent dit dat er geen verlofuren worden berekend. Wanneer dit niet goed is, dan moet je dit corrigeren. Dit kun je doen door op de dag(en) waarop het verlof plaatsvindt een planning toe te voegen.
Hoe moet ik een planning toevoegen?
Je kunt op twee verschillende manieren een planning toevoegen in Humanwave:
- In het tabblad 'Arbeidsrelatie' onder het kopje ‘Planning’ kun je een vast rooster toevoegen bij de medewerker wanneer deze ontbreekt. Je klikt hiervoor op het plusje om het vaste plan toe te voegen. Het systeem berekent vervolgens de aanvraag automatisch met de zojuist geplande uren.
- Bij oproepkrachten kun je een flex plan (flexibele uren) toevoegen op de dagen waar er geen verlof wordt berekend in het tabblad 'Arbeidsrelatie' onder het kopje planning. Hiervoor klik je op het plusje om een flex plan toe te voegen.
Vervolgens dien je het verlof opnieuw te laten herberekenen. Lees hier je hoe je de verlofopname kunt herberekenen in de planning van de medewerker.
Stap 3: Controleer de bijzondere gebeurtenissen in 2023
Als laatste wil je controleren of er medewerkers zijn die in 2023 een bijzondere gebeurtenis hebben gehad die invloed heeft op het salaris en/of verlofsaldo. Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van onbetaald ouderschapsverlof. Tijdens dit verlof heeft de medewerker namelijk geen recht op verlofopbouw.
Over welke verloven heb je als medewerker nog meer geen recht op verlofopbouw?
Er wordt geen verlof opgebouwd in de volgende 2 situaties:
- Onbetaald verlof
- Onbetaald ouderschapsverlof
CAO afspraken kunnen hiervan afwijken. Kijk daarom goed wat er is vastgelegd rondom de verlofopbouw in de CAO en wat er in de arbeidsovereenkomst is afgesproken met de medewerkers.
7. Bij de medewerker staat een verkeerd verlofsaldo in 2024. Wat kan ik doen?
Dit kan meerdere oorzaken hebben:
- De instelling voor het meenemen van het resterende verlof is niet goed ingesteld.
Wat moet je doen? Controleer of de instelling juist staat. Hiervoor kun je deze stappen volgen. Wanneer de instelling nu juist staat ingesteld, dan moet het verlofjaar opnieuw geopend worden. Hiervoor navigeer je naar het tabblad ‘Verlof’ in de organisatie. Hier klik je bovenaan op ‘Verlofmutaties’. Vervolgens verschijnt hier de knop ‘Heropen verlofjaar 2024’. Klik op deze knop om het resterende verlof opnieuw toe te kennen aan de medewerkers voor 2024. Controleer daarna of het verlofsaldo correct is bij de medewerker.
Let goed op: Wanneer je het verlofjaar opnieuw opent, worden alle handmatige correcties op het resterende saldo in de jaarplanning ook overschreven. Zorg er dus voor dat je deze van tevoren noteert zodat je deze niet kwijtraakt. - De afspraken in het tabblad 'Arbeidsrelatie' zijn niet correct. De verlofopbouw in Humanwave is afhankelijk van het verlofrecht, het FTE en de actieve contractperiode. Als deze afspraken niet goed staan ingesteld in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’ dan worden er ook geen juiste uren berekend. Loop de stappen bij vraag 6 opnieuw door en controleer de verlofopbouw, verlofopname en bijzondere gebeurtenissen. Doe dit ook voor 2024.
Plus/min uren
8. Wat gebeurt er met het plus/min uren saldo tijdens de jaarovergang?
Het plus/min uren saldo wordt 1:1 overgezet naar 2024. Gelden er bij jouw organisatie andere afspraken? Dan zul je het plus/min uren saldo handmatig moeten corrigeren bij de medewerkers. Dit kun je doen met een correctie plus/min uren. Hoe je dit doet, lees je in deze helpfile.
9. Mijn medewerker heeft plus- of min uren over aan het einde van het jaar, mag dit 1:1 worden meegenomen naar volgend jaar?
Dat ligt aan de CAO of bedrijfsspecifieke afspraken die er zijn gemaakt. Volgens de CAO Kinderopvang is het bijvoorbeeld zo geregeld dat bij een contract volgens de jaarurensystematiek, de minuren aan het einde van het jaar voor de rekening van de werkgever zijn. De minuren kun je met een correctie plus/min uren laten vervallen, zodat de medewerker met een leeg saldo begint in het volgende jaar.
Ook voor de plusuren kunnen afspraken zijn vastgelegd in de CAO. Zo staat er in de CAO Kinderopvang dat de werkgever en medewerker samen afspraken moeten maken over de compensatie van de plusuren. Wanneer de medewerker geen keuze maakt, stelt de werkgever na afloop van het kalenderjaar vast wanneer de extra gewerkte uren in de vorm van doorbetaald verlof kunnen worden genoten.
Kijk dus in de CAO en/of bedrijfsspecifieke afspraken welke afspraken over de minuren aan het einde van het jaar zijn vastgelegd. Heb je advies nodig? Laat het ons per mail weten.
10. Mijn medewerker heeft een dubbel plus/min saldo meegenomen naar 2024, wat kan ik doen?
Als je bij het controleren van de plus/min uren een medewerker tegenkomt waarbij het plus/min saldo van 2023 dubbel is meegenomen naar 2024, dan kunnen onze Support professionals dit voor je oplossen.
We helpen je dan graag om het saldo bij te werken.
Jaaropgave medewerker
11. Waarom staat de Wet Opslag Kinderopvang (WKO) op de jaaropgave?
Met ingang van 1 januari 2022 is de Aof-premie gedifferentieerd. Sindsdien wordt ook de WKO (Wet Opslag Kinderopvang) als aparte regel meegenomen in de loonaangifte. De premie is nog steeds onderdeel van de Aof-premie, maar wordt nu dus apart berekend in de loonaangifte. De premie wordt betaald door de werkgever, maar wordt officieel gezien als werknemerspremie. Hierdoor wordt de premie ook weergegeven op de jaaropgave. De medewerker heeft hiervoor dus niets hoeven te betalen.
12. Ik heb zelf geen kinderen, waarom wordt deze premie dan berekend?
De WKO (Wet Opslag Kinderopvang) is een verplichte premie vanuit de overheid voor iedereen die een salaris verdient. Ook voor werknemers die zelf geen kinderen hebben wordt deze premie dus berekend.
Rapportages
13. Waar kan ik de verzamelloonstaat vinden?
Wanneer de accountant vraagt naar de verzamelloonstaat over een bepaald jaar, kun je deze in Humanwave terugvinden bij de rapporten in de organisatie. Hier vind je in de sectie Salaris het rapport 'Loonstaat'. Je kunt dit rapport dan draaien over de perioden januari tot en met december van het betreffende jaar en de optie 'optellen' aanvinken om de verzamelloonstaat te krijgen. Klik vervolgens op ‘Verversen’.
Het rapport kan worden gedownload naar Excel met de groene knop. Vervolgens kun je dit bestand toesturen naar de accountant.
14. Waar kan ik een specificatie van de reservering van het verlof vinden?
Voor de accountantscontrole en/of de boekhouding controle, is het nodig om de stand van de vakantiedagen en de verlofuren per werknemer van het afgesloten jaar door te geven.
Je kunt deze in Humanwave terugvinden in het rapport 'Verlof' in de sectie 'Financieel'. Dit rapport kun je draaien over de perioden januari tot en met december van het betreffende jaar en vervolgens vink je 'optellen' aan. Als je op ‘Genereer rapport’ klikt, dan wordt het rapport gegenereerd en aangemaakt in de documenten van de organisatie. Hier kun je op het document klikken en vervolgens downloaden door op de knop rechts onderaan te klikken.
Het rapport geeft een overzicht van het beginsaldo, de correcties, de opbouw, extra uren, opgenomen uren, het saldo, het uurtarief en de totale kosten van het verlof.
Afsluiten loonjaar 2023 & Openen loonjaar 2024
15. Wat moet ik doen om het loonjaar 2023 af te sluiten en het loonjaar 2024 te openen?
Als je de salarisverwerking zelf uitvoert, ontvang je in de 1e week van januari 2024 een mail over het afsluiten van het loonjaar 2023 en het openen van het loonjaar 2024. In deze mail ontvang je een uitgebreide instructie hoe je het loonjaar kunt afsluiten en hoe je het nieuwe loonjaar kunt openen.
16. Ik laat de salarissen verwerken bij Humanwave, doen jullie dit voor mij?
Onze Salaris Experts zullen het loonjaar voor je afsluiten en het nieuwe loonjaar openen. Je ontvangt hier automatisch een mail van.
Minimumloon 2024
17. Hoe zit het met het minimumloon in 2024?
Het wettelijk minimumloon wordt vanaf 1 januari 2024 op uurbasis vastgesteld. Ongeacht het aantal uren dat de werknemer werkt is in alle gevallen het wettelijk minimumloon op uurbasis gelijk.
18. Wat is het minimumloon in 2024?
In de onderstaande tabel vind je een overzicht per leeftijd van het minimumuurloon en
het omgerekende minimum maandloon met een werkweek van 36/38/40 uur.
het omgerekende minimum maandloon met een werkweek van 36/38/40 uur.
19. Wat betekent dit voor werknemers die in 2024 volgens het minimumloon worden uitbetaald?
Het minimumloon van 2023 moet op basis van de werkbare dagen worden omgerekend naar het nieuwe minimumloon van 2024. In 2024 zijn er 262 werkbare dagen. Dit geeft de volgende berekening:
Fulltime werkweek / 5 * Minimumuurloon * 262 dagen / 12 = minimum maandloon
Voorbeeld: Een organisatie heeft een fulltime werkweek van 36 uur.Voor een medewerker van 25 jaar is dan de berekening als volgt:
36 / 5 * 13,27 * 262 / 12 = 2086,04 euro
20. Waar nog meer op letten?
Het minimum maandloon is in 2024 fors omhoog gegaan, dat betekent ook hogere werkgeverslasten. Daarnaast komen werknemers die in 2023 €2300 op maandbasis verdienen (op basis van een 40-urige werkweek) in januari 2024 ineens onder het minimumloon te zitten.
Na de overgang van 31 december 2023 op 1 januari 2024 is bij een voltijds werkweek van 40 uur het salaris €322,83 hoger per maand!
21. Wat nu te doen?
Wij adviseren je de volgende 3 zaken in acht te nemen:
- Per 1 januari 2024 zul je het salaris van de mensen die in 2023 het minimumloon verdienen moeten aanpassen waarbij je het minimumuurloon moet hanteren.
- Ga na wat de aanpassing van het minimumloon betekent voor de mensen die nu het minimumloon verdienen en de werknemers die hier net boven zitten en besluit of hier ook een salarisaanpassing noodzakelijk is.
- De loonkosten zullen hierdoor stijgen, kijk welke andere acties nodig zijn binnen jouw organisatie om niet voor verrassingen te komen staan.
Alle HR & Salaris veranderingen in 2024
22. Waar kan ik alle HR & Salarisveranderingen van 2024 inzien?
Speciaal voor jou hebben wij alle 2024 HR & Salaris veranderingen verzameld in 1 whitepaper.
23. Heb jij het webinar 'HR & Salarisveranderingen 2024' gemist?
Op dinsdag 16 januari 2024 geven wij voor de laatste keer het webinar over de HR & Salarisveranderingen in 2024.
Schrijf je nu in om hem niet te missen! Klik hier om je aan te melden.
Staat jouw vraag hier niet tussen? Check dan onze Kennisbank of jouw vraag hier al is beantwoord.
Related Articles
Bitcare Integratie | De 7 meest gestelde vragen
Hieronder vind je de 7 meest gestelde vragen rondom de Bitcare integratie met Humanwave. Waarom zie ik niet dezelfde planning in Humanwave als in Bitcare? Bitcare stuurt puur de uren door naar Humanwave. Dit zijn alle uren die invloed hebben op de ...Wat gebeurt er met het verlof tijdens de jaarovergang?
Het komt vaak voor dat er aan het eind van het jaar medewerkers zijn die nog niet al hun verlof hebben opgenomen. Vaak is het zo dat medewerkers hun verlof, of een deel hiervan, mee mogen nemen naar het volgende jaar. In Humanwave kun je bepalen wat ...De 6 meest gestelde vragen over verlof en verzuim
Alles weten over verlof en verzuim in Humanwave? Lees hieronder de top 6 meest gestelde vragen. 1. Klopt de verlofopbouw wel? De verlofopbouw moet simpelweg kloppen. Is deze te hoog, te laag, of zelfs nul? Lees dan in onze helpfile hoe je kan ...Het belang van een goed personeelsdossier
Een goed en actueel personeelsdossier (dossiervorming) is belangrijk én verplicht. In de praktijk wordt er vaak enthousiast begonnen, maar wordt het up-to-date houden van het dossier nog al eens vergeten. Leer jezelf aan (of delegeer dit) om bij ...Hoe voer ik een (nieuwe) medewerker in?
Je kunt verschillende typen medewerkers invoeren. Humanwave ondersteunt behalve contracten met werknemers en stagiaires ook contracten/afspraken met externen zoals gedetacheerden, uitzendkrachten, vrijwilligers en ZZP’ers. In deze helpfile wordt ...