Vooraf

Een jaarovergang doe je maar één keer per jaar, maar maak je geen zorgen – wij staan voor je klaar!

Om je optimaal te ondersteunen, hebben we de meest gestelde vragen over verschillende onderwerpen verzameld.

Zo heb jij snel het antwoord op alles wat je nodig hebt om de overgang naar 2026 zonder zorgen te laten verlopen.

1. Wanneer wordt het verlof voor 2026 beschikbaar?

Het verlofsaldo van 2026 wordt op 1 januari 2026 automatisch toegekend aan de medewerkers in de loop van 1 januari worden deze saldi zichtbaar.

2. Waarom zie ik bij een medewerker nog geen verlofopbouw in 2026?

Als het verlofsaldo van de medewerker op 0 staat, ontbreekt waarschijnlijk de verlof- en/of salarisafspraak in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’. Mocht deze niet ontbreken, neem dan contact op met onze support afdeling.

3. Wanneer zie ik het verlofsaldo 2026 bij de medewerker wanneer de verlofopbouw op basis van gewerkte uren staat?

Het verlofsaldo op basis van gewerkte uren wordt voor de vaste uren op 1 januari 2026 toegekend. De verlofopbouw over extra gewerkte uren wordt bijgewerkt afhankelijk van de modules waar je gebruik van maakt.

Gebruik je alleen de HR module, dus geen salaris? Het saldo wordt bijgewerkt zodra de extra uren zijn afgehandeld naar 'uitbetalen'.
Let op! De berekening wordt in de nacht gemaakt en is dus niet direct zichtbaar.  

Maak je wel gebruik van de module salaris? Dan wordt de extra opbouw bij het verlofsaldo opgeteld zodra de loonstroken worden berekend. 

4. Hoe wordt het verlof en ATV in Humanwave berekend?

In Humanwave wordt het verlof en de ATV opbouw per kalenderjaar berekend. Bij de berekening wordt rekening gehouden met de voltijd rechten voor verlof en ATV, het FTE van de medewerker en de periode waarin het contract actief is. In deze helpfile wordt uitgelegd hoe de berekeningen voor verlof en ATV precies worden uitgevoerd.

5. Hoe werkt de verlofopname in Humanwave?

De verlofopname in Humanwave is gebaseerd op de planning van de medewerker. Wanneer de planning bij een medewerker onjuist, incompleet of niet is ingevoerd, dan heeft dat invloed op de opname van de verlofuren. 

Om te zorgen dat de verlofopname juist is, maak je dus de planning onder de verlofaanvragen in orde. Hoe je dit kunt doen lees je in deze helpfile. 

6. In welk rapport kan ik het verlofsaldo van de medewerkers controleren?

Wanneer je in de organisatie naar Rapporten gaat, zie je in de sectie Management het rapport ‘Verlofsaldi’. Met dit rapport krijg je een overzicht van de verlofsaldi van alle medewerkers in de organisatie, onderverdeeld in de opbouw, opname en openstaande saldo per medewerker. Klopt het saldo niet? Kijk dan bij vraag 7, voor 2025, of vraag 8, voor 2026, wat je kunt doen.

7. Het verlofsaldo van een medewerker is in 2025 niet juist. Wat moet ik doen?

Bij het verlof worden zowel de opbouw als de opname van verlofuren automatisch berekend door Humanwave. Om te controleren of het verlofsaldo van de medewerker 100% in orde is in 2025, volg je de volgende stappen:

Stap 1: Controleer de verlofopbouw in 2025

De verlofopbouw op basis van het contract of gewerkte uren is van 3 factoren afhankelijk: Het verlofrecht, het FTE en de actieve contractperiode. 

Controleer als eerste in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’ of er bij de verlofafspraak het juiste verlofrecht wordt getoond. Vervolgens controleer je bij de salarisafspraken in 2025 of het juiste datum traject en FTE staan ingevuld.

Als je een afspraak wilt corrigeren, dan kun je dit doen door op het potloodje te klikken naast de afspraak. Kies voor ‘Huidige afspraak aanpassen’ wanneer de data verkeerd staan. Vul vervolgens de juiste data in en klik op ‘Bewaar’. Let heel goed op want het corrigeren van de afspraak kan ook verdere gevolgen hebben voor de duur van de afspraak en het salaris.

Je bent bezig met het doorvoeren van een verandering met terugwerkende kracht die consequenties kan hebben voor volgende periodes. Dit kan zowel voor- als nadelig zijn voor de medewerker. Zie vraag 8 wanneer het gaat over het verlofjaar 2026. 

Stap 2: Controleer de opgenomen verlofuren in 2025

Na de controle van de verlofopbouw, is het vervolgens belangrijk dat voor de opgenomen verloven de juiste verlofuren zijn ingehouden.

Dit kun je controleren door in het tabblad ‘Planning’ naar het kopje ‘Jaar’ van de medewerker te gaan en bij Verlof op ‘Toon meer’ te klikken. Kijk hier of bij alle verlofaanvragen ook het juiste aantal verlofuren is berekend. Wanneer je bijvoorbeeld bij een aanvraag 0 uren ziet staan, betekent dit dat er geen verlofuren worden berekend. Wanneer dit niet goed is, dan moet je dit corrigeren.

Dit kun je doen door op de dag(en) waarop het verlof plaatsvindt een planning toe te voegen. 

Hoe moet ik een planning toevoegen?

Je kunt op twee verschillende manieren een planning toevoegen in Humanwave:

1. In het tabblad 'Arbeidsrelatie' onder het kopje ‘Planning’ kun je een vast rooster toevoegen bij de medewerker wanneer deze ontbreekt. Het systeem berekent vervolgens de aanvraag automatisch met de zojuist geplande uren.
   
   

2. Bij oproepkrachten kun je een flex plan (flexibele uren) toevoegen op de dagen waar er geen verlof wordt berekend in het tabblad 'Arbeidsrelatie'. Vervolgens dien je het verlof opnieuw te laten herberekenen. Onderaan deze helpfile lees je hoe je de verlofopname kunt herberekenen in de planning van de medewerker.

Stap 3: Controleer de bijzondere gebeurtenissen in 2025

Als laatste wil je controleren of er medewerkers zijn die in 2025 een bijzondere gebeurtenis hebben gehad die invloed heeft op het salaris en/of verlofsaldo. Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van onbetaald ouderschapsverlof. Tijdens dit verlof heeft de medewerker namelijk geen recht op verlofopbouw. 

Over welke verloven heb je als medewerker nog meer geen recht op verlofopbouw?

Er wordt geen verlof opgebouwd in de volgende 2 situaties:

• Onbetaald verlof

• Onbetaald ouderschapsverlof
  
  

CAO afspraken kunnen hiervan afwijken. Kijk daarom goed wat er is vastgelegd rondom de verlofopbouw in de CAO en wat er in de arbeidsovereenkomst is afgesproken met de medewerkers.

8. Bij de medewerker staat een verkeerd verlofsaldo in 2026. Wat kan ik doen?

Dit kan meerdere oorzaken hebben:

1. De instelling voor het meenemen van het resterende verlof is niet goed ingesteld.
   Wat moet je doen? Controleer of de instelling juist staat. Hiervoor kun je deze stappen volgen. Wanneer de instelling nu juist staat ingesteld, dan moet het verlofjaar opnieuw geopend worden. Hiervoor navigeer je naar het tabblad ‘Verlof’ in de organisatie. Hier klik je bovenaan op ‘Verlofmutaties’. Vervolgens verschijnt hier de knop ‘Heropen verlofjaar 2026’. Klik op deze knop om het resterende verlof opnieuw toe te kennen aan de medewerkers voor 2026. Controleer daarna of het verlofsaldo correct is bij de medewerker.
   
   Heel belangrijk: Wanneer je het verlofjaar opnieuw opent, worden alle handmatige correcties op het resterende saldo in de jaarplanning ook overschreven. Zorg er dus voor dat je deze van tevoren noteert zodat je deze niet kwijtraakt.
   
   

2. De afspraken in het tabblad 'Arbeidsrelatie' zijn niet correct.
   De verlofopbouw in Humanwave is afhankelijk van het verlofrecht, het FTE en de actieve contractperiode. Als deze afspraken niet goed staan in het tabblad ‘Arbeidsrelatie’ dan worden er ook geen juiste uren berekend. Loop de stappen bij vraag 5 opnieuw door en controleer de verlofopbouw, verlofopname en bijzondere gebeurtenissen ook voor 2026.

9. Bij ons verandert het verlofrecht per 2026. Hoe kan ik dit aanpassen?

Het aanpassen van het aantal verlofdagen vanaf 1 januari 2026 is zeker mogelijk.

Heel belangrijk is dat het verlofjaar van 2025 helemaal in orde is wanneer je het verlofrecht gaat aanpassen en dat je de verlofsaldi rapporten van 2025 goed archiveert zodat deze altijd te raadplegen zijn. In deze helpfile staat uitgelegd hoe je het verlofrecht kunt aanpassen.

10. Hoe kan ik verlofrecht op basis van leeftijd toekennen of controleren?

Dit kan gedaan worden in de instellingen van de organisatie, hoe dit kan staat uitgelegd in deze helpfile.

11. Wat gebeurt er met het plus/min uren saldo tijdens de jaarovergang?

Het plus/min uren saldo wordt 1:1 overgezet naar 2026. Gelden er bij jouw organisatie andere (CAO) afspraken? Dan zal je het plus/min uren saldo handmatig moeten corrigeren bij de medewerkers. Dit kun je doen met een correctie plus/min uren. Hoe je dit doet, lees je in deze helpfile. 

12. Mijn medewerker heeft plus- of minuren over aan het einde van het jaar, mag dit 1:1 worden meegenomen naar volgend jaar?

Binnen Humanwave worden deze uren meegenomen. Wat je er mee doet ligt aan de CAO of bedrijfsspecifieke afspraken die er zijn gemaakt. Volgens de CAO Kinderopvang is het bijvoorbeeld zo geregeld dat bij een contract volgens de jaarurensystematiek de minuren voor de rekening van de werkgever zijn. De minuren kun je met een correctie plus/min uren laten vervallen, zodat de medewerker met een leeg saldo begint in het volgende jaar.

Ook voor de plusuren kunnen afspraken zijn vastgelegd in de CAO. Zo staat er in de CAO Kinderopvang dat de werkgever en medewerker samen afspraken moeten maken over de compensatie van de plusuren. Wanneer de medewerker geen keuze maakt, stelt de werkgever na afloop van het kalenderjaar vast wanneer de extra gewerkte uren in de vorm van doorbetaald verlof worden genoten.

Kijk dus in de CAO en/of bedrijfsspecifieke afspraken welke afspraken over de minuren aan het einde van het jaar zijn vastgelegd. Heb je advies nodig? Laat het ons per mail weten.

13. Mijn medewerker heeft een dubbel plus/min saldo meegenomen naar 2026, wat kan ik doen?

Als je bij het controleren van de plus/min uren een medewerker tegenkomt waarbij het plus/min saldo van 2025 dubbel is meegenomen naar 2026, dan kunnen onze Support professionals dit voor je oplossen. 

Wij adviseren je dan contact met ons op te nemen via 085 4015150 of door te mailen naar help@humanwave.nl. We helpen je dan graag om het saldo bij te werken.

14 Hoe kan ik plus/min uren corrigeren?

Hoe je het plus/min uren saldo kan corrigeren staat uitgelegd in deze helpfile.

15. Hoe worden de correcties in 2026 zichtbaar?

Het saldo wordt automatisch voor je bijgewerkt in 2026, dit gebeurd op 1 januari in de loop van de dag.

16. Hoe kan ik een onjuist verschil, in week 52 en/of week 1, bij het afhandelen van de uren oplossen?

Voor week 52 (2025) en week 1 (2026) is het belangrijk dat de medewerkers in Bitcare een planning hebben. Op een feestdag zoals de kerstdagen en nieuwjaarsdag, als de medewerker op die dag normaal werkt, zal de medewerker een planning nodig hebben. Maar ook als het bedrijf gesloten is, of de medewerkers verlof opnemen, zullen de medewerkers ook een planning moeten krijgen. De planning zal in Bitcare goed moeten staan en zal daarna, vanuit Bitcare, naar Humanwave aangeleverd moeten worden. Na de aanlevering kun je de uren van week 52 en week 1 netjes afhandelen. 

17. Hoe moeten de uren na week 1 afgehandeld worden?

Dit kan op dezelfde manier gedaan worden zoals dat ook vorig jaar ging.

Meer informatie kun je in deze helpfile vinden.

18. Waarom staat de WKO (Wet Opslag Kinderopvang) op de jaaropgave?

Voor 1 januari 2022 zat deze premie als opslag in de de Aof-premie. Vanaf 2022 is de WKO (Wet Opslag Kinderopvang) een aparte verplicht sociale premie net als de WW-premie. De premie wordt betaald door de werkgever. Op de jaaropgave drukken wij alle sociale premies af. Hierdoor wordt de premie ook weergegeven op de jaaropgave. 

19. Ik heb zelf geen kinderen, waarom wordt deze premie dan berekend?

De WKO (Wet Opslag Kinderopvang) is een verplichte premie vanuit de overheid voor iedereen die een salaris verdient. Ook voor werknemers die zelf geen kinderen hebben wordt deze premie dus verplicht berekend. 

Loonstrook januari 2026

21. Waarom stellen medewerkers in januari altijd meer vragen over hun loonstook?

Wij zien dat veel medewerkers hun loonstrook van januari beter controleren dan in andere maanden. Dit komt doordat er in januari natuurlijk veel zaken aangepast zijn. Medewerkers stellen vragen over de loonheffing, afwijkende uren en vergoedingen. Bereid je goed voor op deze vragen en controleer in de maand januari de loonstroken extra goed.

22. Wanneer vindt de afrekening van de WKR 2025 plaats?

Uiterlijk in februari 2026 moet je de afrekening van de Werkkostenregeling (WKR) over 2025 opnemen in de loonaangifte. Controleer of je de vrije ruimte hebt overschreden door de totale fiscale loonsom van 2025 en de daarop gebaseerde vrije ruimte te berekenen. Als je meer dan de vrije ruimte hebt uitgegeven, betaal je een eindheffing van 80% over het overschreden bedrag. Zorg ervoor dat dit bedrag tijdig wordt doorgegeven en opgenomen in de loonaangifte van februari 2026 door je salarisverwerker. Neem als uiterste datum 20 maart, dit geeft de ruimte om alles goed af verwerken.

23. Waar kan ik de verzamelloonstaat vinden?

Wanneer de accountant vraagt naar de verzamelloonstaat over een bepaald jaar, kun je deze in Humanwave terugvinden bij de rapporten in de organisatie. Hier vind je in de sectie Salaris het rapport 'Loonstaat'. Je kunt dit rapport dan draaien over de perioden januari tot en met december van het betreffende jaar en de optie 'optellen' aanvinken om de verzamelloonstaat te krijgen. Klik vervolgens op ‘Verversen’.

Het rapport kan worden gedownload naar Excel met de groene knop. Vervolgens kun je dit bestand toesturen naar de accountant.

24. Waar kan ik een specificatie van de reservering van het verlof vinden?

Voor de accountantscontrole en/of de boekhouding controle, is het nodig om de stand van de vakantiedagen en de verlofuren per werknemer van het afgesloten jaar door te geven.

Je kunt deze in Humanwave terugvinden in het rapport 'Verlof' in de sectie 'Financieel'. Dit rapport kun je draaien over de perioden januari tot en met december van het betreffende jaar en vervolgens vink je 'optellen' aan. Als je op ‘Genereer rapport’ klikt, dan wordt het rapport gegenereerd en aangemaakt in de documenten van de organisatie. Hier kun je op het document klikken en vervolgens downloaden door op de knop rechts onderaan te klikken.

Het rapport geeft een overzicht van het beginsaldo, de correcties, de opbouw, extra uren, opgenomen uren, het saldo, het uurtarief en de totale kosten van het verlof.

25. Mijn verzekeraar vraagt om gegevens, waar kan ik deze vinden?

Het is gebruikelijk dat verzekeraars je jaarlijks om actuele gegevens vragen zoals de verzamelloonstaat en loon voor loonheffing.

Je kunt je deze in Humanwave terugvinden bij de rapporten in de organisatie.  Hier vind je in de sectie Salaris het rapport 'Loonstaat'. Je kunt dit rapport dan draaien over de perioden januari tot en met december van het betreffende jaar en de optie 'optellen' aanvinken om de verzamelloonstaat te krijgen. Klik vervolgens op ‘Verversen’. In kolom '14. Loon voor loonheffing' kun je het loon voor de loonheffing terugvinden.

26. Hoe kan ik rapportages voor de accountant uit Humanwave halen?

Voor het samenstellen van het jaarwerk heeft de accountant/boekhouder diverse jaarstukken en gegevens nodig die uit de salarisadministratie moeten komen. Alle stukken die worden gevraagd kun je heel eenvoudig uit Humanwave halen. Lees in deze helpfile er alles over.

27. Wat moet ik doen om het loonjaar 2025 af te sluiten en het loonjaar 2026 te openen?

Als je de salarisverwerking zelf uitvoert, ontvang je in de 1e week van januari 2026 een mail over het afsluiten van het loonjaar 2025 en het openen van het loonjaar 2026. In deze mail ontvang je een uitgebreide instructie hoe je het loonjaar kunt afsluiten en hoe je het nieuwe loonjaar kunt openen.

28. Waarom zie ik nog steeds de oranje ‘Openen loonjaar’ knop rechtsboven staan?

Het afsluiten en openen van het loonjaar moet voor ieder afzonderlijk bedrijf gedaan worden. Staan er binnen een organisatie meerdere bedrijven dan moet er per bedrijf worden afgesloten. Als de oranje knop zichtbaar is rechtsboven, dan betekent het dat het loonjaar nog niet is geopend voor alle bedrijven. Let erop dat je voor ieder bedrijf op de knop ‘openen loonjaar’ hebt geklikt. Werk je vanaf een klein scherm? Je krijgt alle bedrijven te zien door naar beneden te scrollen. Bedrijven die niet meer operationeel zijn, moeten ook geopend worden. Dit om de historie veilig te stellen en te kunnen voldoen aan de bewaarplicht.

30. Bij het afsluiten van het loonjaar loop ik tegen inconsistenties aan?

Wanneer je tijdens het afsluiten van het loonjaar je tegen inconsistenties aanloopt kun je het beste contact met ons opnemen. Wij zullen dan een analyse voor je doen en aangeven wat er verder moet gebeuren.

31. Laat jij de salarissen verwerken door de Salaris Experts van Humanwave?

Dan zullen onze Salaris Experts het loonjaar voor je afsluiten en het nieuwe loonjaar openen. Je ontvangt hier automatisch een mail van.

32. Ik heb een proforma loonstrook voor 2026 nodig, kan ik deze bij jullie aanvragen?

Ja, natuurlijk! Wij kunnen proforma loonstroken vanaf 6 januari 2026 oppakken. Heb je een proforma loonstrook nodig dan kun je de gegevens voor deze proforma loonstrook mailen naar salaris@humanwave.nl. Voor alle duidelijkheid, wij rekenen €34,50 excl. btw voor een proforma loonstrook.

33. Hoe zit het met het minimumloon in 2026?

Het wettelijk minimumloon wordt vanaf 1 januari 2025 op uurbasis vastgesteld. Ongeacht het aantal uren dat de werknemer werkt, is in alle gevallen het wettelijk minimumloon op uurbasis gelijk.

34. Wat is het minimumloon in 2026?

In de onderstaande tabel vind je een overzicht per leeftijd van het minimumuurloon en het omgerekende minimum maandloon met een werkweek van 40/38/36 uur.

nb Maandloon=Uurloon×Aantal uren per dag * 261 dagen /12

40 uur = 8 uur per dag | 38 uur is 7,6 uur per dag | 36 uur = 7,2 uur per dag

BBL-leerlingen van 15 tot en met 17 jaar of 21+ vallen onder het reguliere minimumloon dat bij de leeftijd hoort.

35. Heb jij het webinar 'HR & Salarisveranderingen 2026' gemist? 

Op dinsdag 27 januari 2026 geven wij voor de laatste keer het webinar over de HR & Salarisveranderingen in 2026. Schrijf je nu in om hem niet te missen! Klik hier om je aan te melden. 

Staat jouw vraag hier niet tussen? Check dan onze Kennisbank of jouw vraag hier terug te vinden is.