Wanneer een werknemer in dienst is, gebeurt het regelmatig dat er sprake is van wijzigingen in het het contract (arbeidsovereenkomst).
Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die 1 dag minder wil gaan werken.
In deze helpfile zetten we de meest voorkomende contractwijzigingen voor je op een rij en vertellen je hoe je dit foutloos kunt verwerken in Humanwave.
Belangrijk: bij wet is vastgelegd dat alle contractwijzigingen schriftelijk of elektronisch gecommuniceerd moeten worden.
Ons advies: sla alle communicatie met de werknemer op in de documenten (dossier) van de werknemer.
De meest voorkomende contractwijzigingen hebben wij hieronder op een rij gezet:
1. Het contract wordt niet verlengd
Wanneer het contract niet wordt verlengd moet de werknemer op tijd een aanzeggingsbrief van je krijgen (zie bij 'Contract wordt verlengd' alle informatie over aanzeggen). Hierin bevestig je dat het contract niet wordt verlengd.
Vervolgens zul je de medewerker moeten 'Offboarden'. Hoe je dit doet lees je in
deze helpfile
2. Het contract wordt verlengd
Wat leuk de werknemer krijgt een een contract verlening. Waar moet je dan goed op letten en wij adviseren wij je te doen?
Sluit je een tijdelijk contract van 6 maanden of langer af? Dan geldt altijd de aanzegtermijn. Dit betekent dat je moet aangeven of het contract na afloop wel of niet wordt voortgezet. Dit moet altijd schriftelijk gebeuren.
Voorwaarden aanzegtermijn
Als het contract wordt voortgezet moet je aangeven onder welke voorwaarden. Je moet dit uiterlijk 1 maand voor het einde van het contract melden aan de werknemer. Geef je meteen bij het eerste contract schriftelijk aan dat er geen opvolgend contract is? Dan voldoe je aan de aanzegverplichting De aanzegtermijn geldt niet als een uitzendbeding in de arbeidsovereenkomst is opgenomen.
Aanzegtermijn niet aangegeven: vergoeding verschuldigd
Laat je niet op tijd weten of het contract wel of niet wordt voortgezet? Dan ben je een vergoeding van 1 maandsalaris verschuldigd.
Hou je je wel aan de aanzegplicht, maar geeft je het te laat aan? Dan ben je een evenredige vergoeding verschuldigd. Bijvoorbeeld: je bent 1 week te laat, dan betekent dit een vergoeding van een weeksalaris.
Ons advies: Bij de voortzetting van het contract (lees: bij een contractverlenging) altijd en nieuwe contract te maken. Zo heb je direct goed zicht op de ketenregeling
3. Medewerker gaat meer of minder uren werken (hoger of lager fte)
Een medewerker kan aangeven dat deze meer of minder wil gaan werken. Hiervoor moet je met een aantal zaken rekening houden.
Minder uren werken
Als een medewerker aangeeft dat hij of zij minder wil gaan werken, kan dit niet zomaar geweigerd worden. Hiervoor is een geldige reden nodig. Een geldige reden kan bijvoorbeeld zijn omdat er niemand is die het werk over kan nemen.
Een medewerker kan uiterlijk 2 maanden voor de gewenste ingangsdatum een verzoek indienen. De werkgever is verplicht om uiterlijk 1 maand voor de ingangsdatum te reageren. Doet hij dit niet? Dan mag de medewerker gaan werken zoals dit in het verzoek staat.
Meer uren werken
Ook als een medewerker meer wil gaan werken, kan dit alleen met een geldige reden geweigerd worden. Denk hierbij aan dat er bijvoorbeeld niet genoeg werk of geld is om dit te vervullen.
Hetzelfde verzoek- en reactietermijn is van toepassing als een medewerker meer uren gaat werken.
Hoe je het fte van een medewerker wijzigt lees je in
deze helpfile.
4. Er vindt een salarisverhoging plaats
Je bent erg tevreden over het presteren van een medewerker. Je hebt besloten om een salarisverhoging aan te bieden en de medewerker accepteert dit. Dit dien je te verwerken in de arbeidsrelatie van de medewerker.
5. Medewerker heeft geen recht meer op een onkostenvergoeding
Het kan zo zijn dat er een verandering in het contract plaatsvind bij een medewerker, waardoor deze geen recht meer heeft op een onkostenvergoeding. Zo kan er een hoger salaris zijn afgesproken waardoor de onkostenvergoeding komt te vervallen.
Je kunt de onkostenvergoeding dan gemakkelijk aanpassen met behulp van
deze helpfile
6. De vaste werknemersbijdrage van het pensioen verandert.
Het komt vaak voor dat de vaste werknemersbijdrage opnieuw bepaald moet worden. Dit gebeurt bijvoorbeeld op 1 januari of wanneer de medewerker meer of minder gaat werken.
Hoe je de vaste werknemersbijdrage aanpast vind je in
deze helpfile
7. De vaste reiskostenvergoeding moet worden aangepast
Sinds 01-01-2024 is het maximaal onbelaste bedrag voor de kilometervergoeding verhoogd naar €0,23 per km. Veel bedrijven hebben dan ook gekozen om hun kilometervergoeding te verhogen naar dit bedrag. Bij medewerkers met een vaste reiskostenvergoeding zal dit dus ook moeten worden aangepast.
Maak als eerste een berekening voor de nieuwe reiskostenvergoeding. De berekening hiervoor is als volgt:
aantal werkdagen in een kalender jaar * aantal km per dag * km-vergoeding * (het aantal werkdagen volgens contract / 5 werkdagen) / 12 maanden
Vervolgens pas je dit aan bij de medewerker. Hoe je dit doet lees je in
deze helpfile.
8. De medewerker wil loonheffing aan/uit zetten
Wanneer een medewerker een verzoek gedaan om de loonheffing aan of uit te zetten, dien je dit aan te passen zodat de medewerker juist verloond wordt.
9. Een nieuwe medewerker komt in dienst, maar de maand is al verloond
Het kan zo zijn dat er een nieuwe medewerker in dienst treed terwijl de betreffende maand al is verloond. Hoe je dit kunt corrigeren is afhankelijk van de situatie. Is er bijvoorbeeld al loonaangifte gedaan? Dan zijn er andere mogelijkheden dan wanneer dit nog niet is gedaan.
De verschillende mogelijkheden en hoe je deze verwerkt lees je terug in
deze helpfile.
10. Een stagiaire wordt aangenomen als medewerker.
Een stagiaire heeft een goede indruk gemaakt tijdens de stage periode. Je hebt besloten om een contract aan te bieden. Waar moet je dan op letten tijdens het instellen?