Bedankt voor je vertrouwen in Humanwave! Aan de hand van deze handleiding kom je alles te weten over wat je nodig hebt om je organisatie perfect in Humanwave in te richten. Hoe beter de organisatie ingericht wordt, hoe meer plezier je hiervan zult beleven en hoe meer tijd het je bespaart.
Hieronder vind je uitleg over de algemene instellingen van Humanwave en hoe je deze kunt instellen naar wens. Er staat kort per tabblad beschreven wat je hier kunt instellen en er zal naar verdiepingshelpfiles worden verwezen. We zullen alle tabbladen die voor jou van belang zijn in de organisatie doorlopen en deze functionaliteiten uitleggen. Wanneer deze instellingen juist staan zal je optimaal profiteren van Humanwave.
Je gaat naar de Algemene Instellingen door onder Start naar de Instellingen te klikken. In de instellingen vind je links de verschillende entiteiten en locaties. Bovenin vind je de verschillende kopjes die van toepassing zijn op de algemene instelling, of de bedrijfsinstellingen. De instellingen zijn alleen toegankelijk voor de persoon met de rol Supervisor binnen de organisatie.
Basis
Wanneer je naar de instellingen gaat kom je allereerst in het basisscherm, hier kun je de basisgegevens van jouw organisatie invoeren. Onder aan vind je de kenmerken van jou organisatie. Je kunt hier blokjes aan- of uitvinken afhankelijk van jouw voorkeur.
- Tijdsregistratie: Klokken jou medewerkers in- en uit? Zo ja, dan kun je tijdsregistratie aanzetten. Hiermee is het mogelijk om in en uit te klokken. Lees hier wat je kunt doen met de tijdsregistratie in Humanwave.
- Collega's toevoegen aan relaties: Wil jij dat de medewerkers de zakelijke gegevens van all hun andere collega's kunnen inzien? Deze optie staat standaard aan. Liever dat de medewerker alleen zijn eigen relatie ziet? Zet dan deze optie uit. (Lees hier verder).
Openingstijden & Werktijden
Vul hier de standaard openingstijden en werktijden in. Maak het jezelf makkelijk door bij standaard werktijden de meest voorkomende werktijden van jouw medewerkers in te voeren. Zo hoef je bij het aanmaken van een nieuwe medewerker alleen de individuele aanpassingen door te voeren.
Feestdagen
Hier vind je de wettelijke feestdagen voor de komende jaren. Hanteren jullie andere dagen? Nieuwe feestdagen kun je toevoegen via het plusteken, of bestaande feestdagen bewerken met het potloodje. Via het importsymbool kun je de toekomstige dagen feestdagen in een keer importeren.
Afdelingen
Werken jullie met afdelingen, deze kun je hier aanmaken. De code wordt gebruikt wanneer je met de
module Loonkostenverdeling werkt. Afdelingen vind je in Humanwave terug in de planning, en rapportages.
Functies
Voer jullie functies op. Het afwijkend aantal fte uren hoef je enkel in te voeren wanneer er voor deze functie met een ander voltijd aantal werkuren per week wordt gerekend.
Tip van Humanwave: Voer direct alle functies en afdelingen in in de instellingen. Zo kun je deze direct koppelen bij het aanmaken van de medewerkers.
Verlof en verzuim
Vanuit dit scherm kun je alle instellingen en de gewenste workflows rondom verlof en andere verzoeken instellen. Hoeveel uur bouwt een medewerker met voltijd op? Wie is er verantwoordelijk voor het goedkeuren? En moeten er medewerkers geïnformeerd worden wanneer verlof wordt goedgekeurd. Daarnaast kun je ook componenten op inactief zetten. Dit houdt in dat dit onderdeel niet zichtbaar is en of aangevraagd kan worden in jouw organisatie. Meer weten over wat je hier allemaal kunt wijzigen? Je leest het in de helpfiles hieronder:
- Hoe wijzig ik de verlofrechten van de organisatie?
- Hoe kan ik instellingen wie in de organisatie wat kan goedkeuren?
- Uitzetten van verlof verzuim componenten?
Declaraties
In Humanwave kun je je medewerkers laten declareren. Dit doen ze via de mobiele app en kunnen direct een foto toevoegen. In deze instellingen kun je aangeven wie er verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de declaraties. Alles weten over declaraties?
Lees hier dan verder.
Herinneringen
Nu wordt het pas echt leuk. Vanuit de herinneringen kun je alle signalen die je wilt ontvangen over data rondom jouw werknemer naar wens instellingen. Denk bijvoorbeeld aan hoeveel maanden van te voren je herinnert wilt worden dat een contract verloopt, of rondom de verjaardag van een medewerker. Wanneer je deze juist instelt, weet je zeker dat je nooit meer iets vergeet.
- Nooit meer iets vergeten met herinneringen
In & uit dienst
Zijn er standaard controles bij een nieuwe medewerker die in dienst treed of juist wanneer een medewerker vertrekt? Hier kun je een platte takenlijst aanmaken die je kan aflopen bij het onboarden of offboarden van een medewerker. Inspiratie nodig? Wij verzamelden al
- Hoe kan ik de in dienst takenlijst verrijken?
- Hoe kan ik de uit dienst takenlijst verrijken?
Dagboeken / Grootboekrekeningen / Koppelgrootboekrekeningen / Salaris / Kostenoverzicht
Wanneer je enkel gebruik maakt van Humanwave HR hoef je je om deze stukken niet druk te maken. Hier vind de inrichting van de salarisadministratie plaats. Welke grootboeken zijn er, en welk grootboek is aan wel component gekoppeld. Start je met Humanwave Full Service? Dan regelen wij de inrichting op basis van jouw loonjournaalposten.
Digitale handtekening
Werken jullie al met minder papier? Via Humanwave kun je documenten digitaal laten ondertekenen. Voeg het contract toe, verstuur deze naar de medewerker, de medewerker ondertekend deze en met het bevestigen staat het ondertekende contract direct in Humanwave. Scheelt je weer een contract uitprinten. Meer weten over het digitaal ondertekenen? Lees dan
hier verder.
Meer weten over hoe je de instellingen van Humanwave optimaal kunt inzetten? Je vind
hier meer helpfiles rondom de instellingen